Es ist bekannt, dass die Automatisierung eine wichtige Rolle im Leben der Menschen in ihren Unternehmen spielt. Sie hat dazu beigetragen, die Innovation voranzutreiben und gleichzeitig die Kosten niedrig zu halten und die Mitarbeiter auf wichtige Geschäftsentwicklungsaktivitäten zu konzentrieren.
Damit stellt sich eine wichtige Frage: Wie können Technologie und Automatisierung genutzt werden, damit sich die Menschen auf die Aufgaben konzentrieren, die nur Menschen erledigen können?
Hier sind einige Ideen, die als relevant angesehen werden.
1. die Verwaltung der Personaleinschreibung automatisieren
Die Ausarbeitung eines Onboarding-Programms für Mitarbeiter ist eine Priorität für jedes Unternehmen, das dieses Management immer wieder benötigt. Ein hervorragendes Onboarding-Programm verbessert nicht nur die Startphase [CC1] (Zeit, in der die Person in der Lage ist, optimale Leistungen zu erbringen), sondern sorgt auch dafür, dass neu eingestellte Mitarbeiter so erfolgreich sind, dass sich dies positiv auf die Mitarbeiterbindung, die Rentabilität und den Umsatz auswirkt.
Ein automatisierter Prozess für die Erfassung von Dokumenten und Unterschriften durch die Personalabteilung ist der Schlüssel, um Zeit für die Gestaltung von Onboarding-Inhalten zu gewinnen, anstatt sich mit der Planung, dem Papierkram und anderen administrativen Aufgaben zu beschäftigen, die jedes Unternehmen ausbremsen können. Dies spart mehrere Stunden pro Mitarbeiter und ermöglicht es, Zeit für Onboarding-Maßnahmen zu verwenden, die wirklich etwas bringen.
2. zu ermitteln, welche Aufgaben automatisiert werden können (und welche nicht).
Die Automatisierung kann Ihren Mitarbeitern helfen, Aufgaben zu delegieren, die nicht von Menschenhand erledigt werden müssen, damit sie sich auf diejenigen konzentrieren können, die dies erfordern.
Es ist jedoch wichtig zu bestimmen, welche Aufgaben automatisiert werden können. Am besten geeignet sind Aufgaben, die mehr als einmal und immer auf dieselbe Weise erledigt werden müssen.
Einige Kommunikationsaufgaben, wie z. B. E-Mail-Marketing oder Erinnerungen, lassen sich leicht planen und automatisieren. In einigen Fällen kann die Erstellung von Inhalten selbst automatisiert werden, erfordert aber, dass ein Mitarbeiter sie überprüft und genehmigt. Um Ideen zu erhalten, wann und was automatisiert werden soll, ist es sehr wichtig, mit Ihren Mitarbeitern zu sprechen. Sie wissen oft am besten, welche Aufgaben am besten automatisiert werden sollten und wo die Automatisierung ihre Arbeit erschweren könnte.
3. Automatisierung der Kommunikation mit Bewerbern
Ein weiterer Bereich, in dem Automatisierung hilfreich sein kann, sind sich wiederholende manuelle Prozesse, wie die Übermittlung von Informationen und die Nachbereitung von Bewerbern. Für Personalverantwortliche ist es sehr zeitaufwändig und mühsam, den Bewerbern manuell Nachrichten zu schicken: eine Erinnerung setzen, die E-Mail erstellen und hoffentlich ein wenig personalisieren. Das kann pro E-Mail mindestens fünf Minuten in Anspruch nehmen.
Durch die Automatisierung dieses einen Schrittes können täglich Stunden eingespart werden, so dass sich die Personalverantwortlichen auf das Vorstellungsgespräch und die Beurteilung der Persönlichkeit der Bewerber konzentrieren können, was definitiv nur Menschen können.
4. Verringerung der Verwaltungsarbeitszeit
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben werden Mitarbeiter für kreativere und wichtigere Aufgaben frei. Ein automatisiertes Verfahren kann beispielsweise Zahlungen und Rückerstattungen melden, so dass interne Teams mehr Zeit für die Interaktion mit Kunden oder die Bewertung der bestmöglichen Verwendung des Unternehmensbudgets haben.
Auch andere regelmäßige Prozesse wie die wöchentliche Selbsteinschätzung der Mitarbeiter können automatisiert werden, um automatische Berichte zu erstellen und in eine Tabelle zu übertragen, so dass die Manager mehr Zeit für das Coaching und die Unterstützung der Teams aufwenden können, anstatt Daten zu sammeln und zu organisieren.
Die Automatisierung dieser Systeme verringert Verzögerungen und Fehler und gibt den Mitarbeitern mehr Raum für Kreativität und Innovation. Die meisten Arbeitnehmer schätzen es, von monotonen Aufgaben befreit zu sein, vor allem in Spitzenzeiten oder während der Saison.
5. Automatisierung der Aktualisierung des Projektstatus
Die Workflow-Automatisierung hilft, ein besseres System für alle Teams in einem Unternehmen zu schaffen. Sie kann in einer Vielzahl von Situationen und Bereichen eingesetzt werden, von der Personalabteilung und der Buchhaltung über Marketing und Vertrieb bis hin zu Betrieb und IT.
Viele Kommunikationsvorgänge lassen sich durch die Aktualisierung des Projektstatus automatisieren. Dies ersetzt das Durchsuchen von E-Mails, das Versenden mehrerer Nachrichten und das Warten auf eine Antwort des Empfängers und trägt dazu bei, kostspielige Verzögerungen und Leistungsfehler zu reduzieren.
Außerdem fühlen sich die Teams stärker als je zuvor miteinander verbunden. Sie sind engagierter und kundenorientierter, da ihnen ein Großteil der Arbeit durch die Automatisierung abgenommen wird.
