Kaip žinoma, automatizavimas atlieka svarbų vaidmenį žmonių gyvenime jų įmonėse. Jis padėjo ir toliau diegti naujoves, tuo pat metu išlaikant mažas sąnaudas, o darbuotojams - susitelkti ties svarbiausia verslo plėtros veikla.
Tada kyla pagrindinis klausimas: Kokiais būdais galima panaudoti technologijas ir automatizavimą, kad žmonės sutelktų dėmesį į tas užduotis, kurias gali atlikti tik žmonės?
Štai keletas idėjų, kurios laikomos svarbiomis.
1. Automatizuoti darbuotojų registravimo valdymą
Darbuotojų įdarbinimo programos kūrimas yra prioritetas bet kurioje įmonėje, kurioje šis valdymas reikalingas nuolat. Puikiai parengta įdarbinimo programa ne tik pagerina pradinį etapą [CC1] (laikas, per kurį asmuo gali optimaliai dirbti), taip pat sudaro sąlygas naujiems darbuotojams sėkmingai dirbti taip, kad tai teigiamai veikia darbuotojų išlaikymą, pelningumą ir pajamas.
Norint skirti laiko įdarbinimo turinio kūrimui, o ne planavimui, dokumentų tvarkymui ir kitoms administracinėms užduotims, kurios gali apsunkinti bet kurią įmonę, svarbiausia yra automatizuotas dokumentų ir parašų rinkimo procesas per žmogiškųjų išteklių tarnybą. Taip sutaupoma kelios valandos vienam darbuotojui ir galima skirti laiko įdarbinimo darbams, kurie iš tiesų padeda išjudinti adatas.
2. Nustatykite, kurias užduotis galima automatizuoti (o kurių - ne).
Automatizavimas gali padėti darbuotojams deleguoti užduotis, kurioms nereikia žmogaus rankos, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į tas, kurioms reikia žmogaus rankos.
Tačiau svarbu nustatyti, kurias užduotis galima automatizuoti. Geriausi kandidatai yra tie, kuriuos reikia atlikti daugiau nei vieną kartą ir visada tuo pačiu būdu.
Kai kurias komunikacijos užduotis, pavyzdžiui, rinkodarą el. paštu arba priminimus, galima lengvai suplanuoti ir automatizuoti. Kai kuriais atvejais patį turinio kūrimą galima automatizuoti, tačiau jį peržiūrėti ir patvirtinti turi darbuotojas. Norint gauti idėjų, kada ir ką automatizuoti, labai svarbu pasikalbėti su darbuotojais. Dažnai būtent jie geriausiai žino, kokias užduotis būtų geriausia automatizuoti, o kur automatizavimas gali apsunkinti jų darbą.
3. Bendravimo su darbo ieškančiais asmenimis automatizavimas
Dar viena sritis, kurioje automatizavimas gali padėti, yra pasikartojantys rankiniai procesai, pavyzdžiui, informacijos pristatymas ir tolesni veiksmai su kandidatais į darbo vietas. Įdarbintojams prireikia daug laiko ir atsidavimo, kad rankiniu būdu siųstų tolesnius pranešimus kandidatams: nustatytų priminimą, sukurtų el. laišką ir, tikėkimės, šiek tiek jį suasmenintų. Tai gali užtrukti mažiausiai penkias minutes vienam el. laiškui.
Automatizavus šį vienintelį veiksmą galima sutaupyti kelias valandas per dieną, todėl įdarbintojai gali sutelkti dėmesį į pokalbius su kandidatais ir jų asmenybės vertinimą - tai, ką tikrai gali padaryti tik žmonės.
4. Sutrumpinti administracinio darbo valandas
Automatizavus įprastas užduotis, darbuotojai gali dirbti kūrybiškesnį ir svarbesnį darbą. Pavyzdžiui, automatizuotas procesas, galintis pranešti apie mokėjimus ir grąžinamas sumas, atlaisvina vidaus komandas, kurios gali bendrauti su klientais arba įvertinti, kaip geriausiai išleisti įmonės biudžetą.
Panašiai galima automatizuoti ir kitus įprastus procesus, pavyzdžiui, kassavaitinį darbuotojų savęs vertinimą, kad būtų galima kurti automatines ataskaitas ir suvesti jas į skaičiuoklę, kad vadovai galėtų daugiau laiko skirti komandų mokymui ir paramai, o ne duomenų rinkimui ir tvarkymui.
Automatizavus šias sistemas sumažėja vėlavimų ir klaidų, o darbuotojams atsiranda daugiau galimybių kurti ir diegti naujoves. Dauguma darbuotojų vertina tai, kad jiems nereikia atlikti monotoniškų pareigų, ypač piko savaitėmis ar sezonais.
5. Projekto būsenos atnaujinimų automatizavimas
Darbo eigos automatizavimas padeda sukurti geresnę sistemą visose įmonės komandose. Jį galima naudoti įvairiose situacijose ir srityse - nuo žmogiškųjų išteklių ir apskaitos, rinkodaros ir pardavimų iki operacijų ir IT.
Daugelį ryšių galima automatizuoti atnaujinant projekto būseną. Tai pakeičia el. laiškų paieškos, kelių pranešimų siuntimo ir laukimo, kol gavėjas atsakys, procesą ir padeda sumažinti brangiai kainuojančius vėlavimus bei veiklos klaidas.
Be to, komandos jaučiasi labiau susijusios nei bet kada anksčiau. Jos yra labiau įsitraukusios ir labiau orientuotos į klientus, o automatizavimas palengvina didelę dalį jų vaidmens naštos.
