Como es bien sabido, la automatización juega un papel importante en la vida de las personas en sus empresas. Ha ayudado a continuar innovando mientras se mantienen los costos bajos y los empleados enfocados en actividades críticas de desarrollo empresarial.
Entonces, surge una pregunta clave: ¿De qué maneras se puede aprovechar la tecnología y la automatización para mantener a las personas enfocadas en esas tareas que sólo los humanos pueden hacer?
Aquí algunas ideas consideradas relevantes.
1. Automatizar la gestión de enrolamiento de personal
Diseñar un programa de incorporación de empleados es una prioridad en cualquier empresa que requiere esta gestión de forma recurrente. Una excelente incorporación no sólo mejora la etapa del trampolín [CC1] (tiempo durante el cual la persona está en capacidad de producir de forma óptima), sino que también prepara a las nuevas contrataciones para el éxito de maneras que impactan positivamente la retención, rentabilidad e ingresos.
Para consagrar tiempo al diseño de contenidos de incorporación, en lugar de la programación, el papeleo y otros esfuerzos administrativos que pueden atascar a cualquier empresa, un proceso automatizado para la recopilación de documentos y firmas a través del área de RR.HH. es clave. Esto ahorra varias horas por contratación y permite dedicar tiempo a esfuerzos de incorporación que verdaderamente mueven agujas.
2. Identificar qué tareas se puede automatizar (y cuáles no)
La automatización puede ayudar a que tus empleados deleguen tareas que no necesitan un toque humano para que puedan concentrarse en aquellas que sí lo requieren.
Pero es importante determinar qué tareas se puede automatizar. Las mejores candidatas son las que se debe realizar más de una vez y siempre de la misma manera.
Algunas tareas de comunicación, como el email marketing o los recordatorios, pueden ser programados y automatizados fácilmente. En algunos casos, la misma creación de contenidos se puede automatizar, pero requeriría que un empleado los revisara y aprobara. Para obtener ideas sobre cuándo y qué automatizar, es muy importante conversar con tus empleados. Ellos suelen ser los que mejor saben qué tareas convendría automatizar y en cuáles, por el contrario, la automatización podría dificultar su trabajo.
3. Automatizar la comunicación con los postulantes a un cargo
Otro ámbito en que la automatización puede ayudar es en los procesos manuales repetitivos, como la entrega de información y seguimiento a los candidatos a un puesto de trabajo. Se necesita mucho tiempo y dedicación para que los reclutadores envíen manualmente mensajes de seguimiento a los postulantes: establecer un recordatorio, crear el email y, con suerte, personalizarlo un poco. Esto puede llevar, como mínimo, cinco minutos por email.
Automatizar este único paso puede ahorrar horas al día, por lo que los reclutadores pueden centrar su atención en entrevistar y hacer una lectura de la personalidad de los candidatos, algo que definitivamente sólo las personas pueden hacer.
4. Reducir las horas de trabajo administrativo
La automatización de las tareas rutinarias libera a los empleados para que realicen un trabajo más creativo y crítico. Por ejemplo, un proceso automatizado capaz de informar pagos y reembolsos, que libera de esa labor a los equipos internos y les deja tiempo para interactuar con los clientes o para evaluar cuál es la mejor forma de gastar el presupuesto de la empresa.
De manera similar, es posible automatizar otros procesos regulares, como las autoevaluaciones semanales de los empleados para generar informes automáticos y volcarlos a una hoja de cálculo, de modo que los gerentes puedan dedicar más tiempo a entrenar y apoyar a los equipos, en lugar de recopilar y organizar datos.
La automatización de estos sistemas disminuye los retrasos y los errores y da al personal más espacio para crear e innovar. La mayoría de los trabajadores agradecen estar libres de deberes monótonos, especialmente durante semanas o temporadas punta.
5. Automatizar las actualizaciones de estado de un proyecto
La automatización del flujo de trabajo ayuda a crear un mejor sistema en todos los equipos de una empresa. Se puede utilizar en variadas situaciones y áreas, desde recursos humanos y contabilidad, pasando por marketing y ventas, hasta operaciones y TI.
Se puede automatizar muchas de las comunicaciones mediante la actualización de estado de un proyecto. Esto reemplaza el proceso de buscar en los emails, enviar varios mensajes y esperar a que el destinatario responda, y ayuda a reducir los retrasos costosos y los errores de rendimiento.
Además, los equipos se siente más conectados que nunca. Se les podrá ver más comprometidos con el trabajo y enfocados en los clientes, con gran parte del peso de su función alivianado gracias a la automatización.
