Seperti yang sudah diketahui, otomatisasi memainkan peran penting dalam kehidupan orang-orang di perusahaan mereka. Hal ini telah membantu untuk terus berinovasi sambil menjaga biaya tetap rendah dan karyawan tetap fokus pada aktivitas pengembangan bisnis yang penting.
Sebuah pertanyaan kunci kemudian muncul: Dengan cara apa teknologi dan otomatisasi dapat dimanfaatkan untuk membuat orang tetap fokus pada tugas-tugas yang hanya dapat dilakukan oleh manusia?
Berikut adalah beberapa ide yang dianggap relevan.
1. Mengotomatiskan manajemen pendaftaran staf
Merancang program orientasi karyawan adalah prioritas di perusahaan mana pun yang membutuhkan manajemen ini secara berulang. Program orientasi yang sangat baik tidak hanya meningkatkan tahap batu loncatan [CC1] (waktu di mana orang tersebut dapat berproduksi secara optimal), tetapi juga mempersiapkan karyawan baru untuk sukses dengan cara yang berdampak positif pada retensi, profitabilitas, dan pendapatan.
Untuk mencurahkan waktu untuk merancang konten orientasi, daripada penjadwalan, dokumen, dan upaya administratif lainnya yang dapat menghambat perusahaan mana pun, proses otomatis untuk mengumpulkan dokumen dan tanda tangan melalui HR adalah kuncinya. Hal ini menghemat beberapa jam per karyawan dan memungkinkan waktu untuk dihabiskan pada upaya orientasi yang benar-benar menggerakkan jarum.
2. Mengidentifikasi tugas-tugas mana yang dapat diotomatisasi (dan mana yang tidak).
Otomatisasi dapat membantu karyawan Anda mendelegasikan tugas-tugas yang tidak memerlukan sentuhan manusia sehingga mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang memerlukan sentuhan manusia.
Tetapi penting untuk menentukan tugas mana yang dapat diotomatisasi. Kandidat terbaik adalah tugas-tugas yang perlu dilakukan lebih dari satu kali dan selalu dengan cara yang sama.
Beberapa tugas komunikasi, seperti pemasaran email atau pengingat, bisa dengan mudah dijadwalkan dan diotomatisasi. Dalam beberapa kasus, pembuatan konten itu sendiri bisa diotomatisasi, namun memerlukan karyawan untuk meninjau dan menyetujuinya. Untuk mendapatkan ide tentang kapan dan apa yang harus diotomatisasi, sangat penting untuk berbicara dengan karyawan Anda. Mereka sering kali adalah orang-orang yang paling tahu tugas mana yang paling baik untuk diotomatisasi dan di mana otomatisasi dapat membuat pekerjaan mereka menjadi lebih sulit.
3. Mengotomatiskan komunikasi dengan pelamar kerja
Area lain di mana otomatisasi dapat membantu adalah dalam proses manual yang berulang-ulang, seperti menyampaikan informasi dan menindaklanjuti kandidat. Dibutuhkan banyak waktu dan dedikasi bagi perekrut untuk mengirimkan pesan tindak lanjut secara manual kepada pelamar: mengatur pengingat, membuat email, dan semoga bisa sedikit dipersonalisasi. Ini bisa memakan waktu setidaknya lima menit per email.
Mengotomatiskan satu langkah ini dapat menghemat waktu berjam-jam sehari, sehingga perekrut dapat memusatkan perhatian mereka untuk mewawancarai dan melakukan tes kepribadian terhadap kandidat, sesuatu yang hanya bisa dilakukan oleh manusia.
4. Mengurangi jam kerja administratif
Mengotomatiskan tugas-tugas rutin membebaskan karyawan untuk melakukan pekerjaan yang lebih kreatif dan kritis. Misalnya, proses otomatis yang mampu melaporkan pembayaran dan pengembalian dana, yang membebaskan tim internal untuk berinteraksi dengan pelanggan atau menilai cara terbaik untuk menghabiskan anggaran perusahaan.
Demikian pula, dimungkinkan untuk mengotomatiskan proses reguler lainnya seperti penilaian mandiri karyawan mingguan untuk menghasilkan laporan otomatis dan memasukkannya ke dalam spreadsheet, sehingga manajer dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk melatih dan mendukung tim, daripada mengumpulkan dan mengatur data.
Mengotomatiskan sistem ini mengurangi penundaan dan kesalahan serta memberikan lebih banyak ruang bagi staf untuk berkreasi dan berinovasi. Sebagian besar pekerja senang terbebas dari tugas-tugas yang monoton, terutama selama minggu-minggu atau musim-musim sibuk.
5. Mengotomatiskan pembaruan status proyek
Otomatisasi alur kerja membantu menciptakan sistem yang lebih baik di seluruh tim dalam perusahaan. Sistem ini dapat digunakan dalam berbagai situasi dan area, mulai dari sumber daya manusia dan akuntansi, pemasaran dan penjualan, hingga operasi dan TI.
Banyak komunikasi yang dapat diotomatisasi dengan memperbarui status proyek. Hal ini menggantikan proses pencarian melalui email, mengirim banyak pesan dan menunggu penerima untuk merespons, dan membantu mengurangi penundaan yang merugikan dan kesalahan kinerja.
Selain itu, tim merasa lebih terhubung daripada sebelumnya. Mereka terlihat lebih terlibat dan berfokus pada pelanggan, dengan sebagian besar beban peran mereka terangkat oleh otomatisasi.
