Come è noto, l'automazione svolge un ruolo importante nella vita delle persone nelle loro aziende. Ha aiutato a continuare a innovare mantenendo i costi bassi e i dipendenti concentrati sulle attività critiche di sviluppo del business.
Sorge quindi una domanda fondamentale: In che modo la tecnologia e l'automazione possono essere sfruttate per mantenere le persone concentrate su quei compiti che solo gli esseri umani possono svolgere?
Ecco alcune idee considerate rilevanti.
1. Automatizzare la gestione delle iscrizioni del personale
La progettazione di un programma di onboarding dei dipendenti è una priorità per qualsiasi azienda che richieda questa gestione su base ricorrente. Un eccellente programma di onboarding non solo migliora la fase del trampolino di lancio [CC1] (tempo durante il quale la persona è in grado di produrre in modo ottimale), ma anche di preparare i nuovi assunti al successo in modi che hanno un impatto positivo sulla fidelizzazione, sulla redditività e sul fatturato.
Per dedicare il tempo alla progettazione dei contenuti dell'onboarding, piuttosto che alla programmazione, alle pratiche burocratiche e ad altre attività amministrative che possono impantanare qualsiasi azienda, è fondamentale un processo automatizzato per la raccolta di documenti e firme attraverso le risorse umane. In questo modo si risparmiano diverse ore per ogni assunzione e si può dedicare il tempo alle attività di onboarding che fanno davvero muovere gli aghi.
2. Identificare quali attività possono essere automatizzate (e quali no).
L'automazione può aiutare i vostri dipendenti a delegare le attività che non richiedono un tocco umano, in modo che possano concentrarsi su quelle che lo richiedono.
Ma è importante determinare quali compiti possono essere automatizzati. I migliori candidati sono quelli che devono essere svolti più di una volta e sempre nello stesso modo.
Alcune attività di comunicazione, come il marketing via e-mail o i promemoria, possono essere facilmente programmate e automatizzate. In alcuni casi, la stessa creazione di contenuti può essere automatizzata, ma richiede la revisione e l'approvazione da parte di un dipendente. Per avere idee su quando e cosa automatizzare, è molto importante parlare con i dipendenti. Spesso sono loro a sapere meglio di chiunque altro quali compiti sarebbe meglio automatizzare e quali invece potrebbero rendere più difficile il loro lavoro.
3. Automatizzare la comunicazione con i candidati
Un'altra area in cui l'automazione può essere utile è quella dei processi manuali ripetitivi, come la trasmissione di informazioni e il follow-up dei candidati. I selezionatori impiegano molto tempo e dedizione per inviare manualmente messaggi di follow-up ai candidati: impostare un promemoria, creare l'e-mail e, auspicabilmente, personalizzarla un po'. Questo può richiedere almeno cinque minuti per ogni e-mail.
L'automazione di questo singolo passaggio può far risparmiare ore al giorno, in modo che i selezionatori possano concentrarsi sui colloqui e sulla lettura della personalità dei candidati, cosa che sicuramente solo le persone possono fare.
4. Ridurre le ore di lavoro amministrativo
L'automazione delle attività di routine consente ai dipendenti di svolgere un lavoro più creativo e critico. Ad esempio, un processo automatizzato in grado di segnalare i pagamenti e i rimborsi, libera i team interni di interagire con i clienti o di valutare come spendere al meglio il budget dell'azienda.
Allo stesso modo, è possibile automatizzare altri processi regolari, come le autovalutazioni settimanali dei dipendenti, per generare report automatici e scaricarli in un foglio di calcolo, in modo che i manager possano dedicare più tempo al coaching e al supporto dei team, piuttosto che alla raccolta e all'organizzazione dei dati.
L'automazione di questi sistemi riduce i ritardi e gli errori e lascia al personale più spazio per creare e innovare. La maggior parte dei lavoratori apprezza il fatto di essere liberi da compiti monotoni, soprattutto durante le settimane o le stagioni di punta.
5. Automatizzare gli aggiornamenti sullo stato del progetto
L'automazione dei flussi di lavoro aiuta a creare un sistema migliore in tutti i team di un'azienda. Può essere utilizzata in diverse situazioni e aree, dalle risorse umane alla contabilità, dal marketing alle vendite, dalle operazioni all'IT.
Molte comunicazioni possono essere automatizzate aggiornando lo stato di un progetto. Questo sostituisce il processo di ricerca nelle e-mail, l'invio di più messaggi e l'attesa della risposta del destinatario, contribuendo a ridurre i costosi ritardi e gli errori di performance.
Inoltre, i team si sentono più connessi che mai. Si vede che sono più impegnati e focalizzati sul cliente, con gran parte dell'onere del loro ruolo alleggerito dall'automazione.
