Ako je známe, automatizácia zohráva dôležitú úlohu v živote ľudí v ich firmách. Pomohla pokračovať v inováciách a zároveň udržať nízke náklady a zamestnancov sústredených na kritické činnosti rozvoja podniku.
Vzniká tak kľúčová otázka: Akým spôsobom možno využiť technológie a automatizáciu, aby sa ľudia mohli sústrediť na úlohy, ktoré dokážu vykonávať len ľudia?
Tu je niekoľko nápadov, ktoré sa považujú za relevantné.
1. Automatizácia správy registrácie zamestnancov
Navrhnutie programu nástupu zamestnancov je prioritou v každej spoločnosti, ktorá si toto riadenie vyžaduje opakovane. Vynikajúci nástupný program nielenže zlepšuje odrazový mostík [CC1] (čas, počas ktorého je osoba schopná optimálne pracovať), ale tiež pripravuje nových zamestnancov na úspech spôsobom, ktorý pozitívne ovplyvňuje udržanie zamestnancov, ziskovosť a príjmy.
Ak chcete venovať čas navrhovaniu obsahu nástupu, a nie plánovaniu, papierovaniu a ďalším administratívnym činnostiam, ktoré môžu každú spoločnosť zdržiavať, kľúčový je automatizovaný proces zhromažďovania dokumentov a podpisov prostredníctvom oddelenia ľudských zdrojov. To ušetrí niekoľko hodín na jedného zamestnanca a umožní venovať čas snahám o onboarding, ktoré skutočne posúvajú ihly.
2. Určite, ktoré úlohy možno automatizovať (a ktoré nie).
Automatizácia môže vašim zamestnancom pomôcť delegovať úlohy, ktoré si nevyžadujú ľudský prístup, aby sa mohli sústrediť na tie, ktoré si vyžadujú ľudský prístup.
Je však dôležité určiť, ktoré úlohy možno automatizovať. Najlepšími kandidátmi sú tie, ktoré je potrebné vykonať viackrát a vždy rovnakým spôsobom.
Niektoré komunikačné úlohy, ako napríklad e-mailový marketing alebo pripomenutia, sa dajú ľahko naplánovať a automatizovať. V niektorých prípadoch sa dá automatizovať aj samotná tvorba obsahu, ale vyžadovala by si kontrolu a schválenie zamestnancom. Ak chcete získať nápady, kedy a čo automatizovať, je veľmi dôležité porozprávať sa so zamestnancami. Práve oni často najlepšie vedia, ktoré úlohy by bolo najlepšie automatizovať a kde by im automatizácia mohla sťažiť prácu.
3. Automatizácia komunikácie s uchádzačmi o zamestnanie
Ďalšou oblasťou, v ktorej môže automatizácia pomôcť, sú opakujúce sa manuálne procesy, ako je napríklad doručovanie informácií a sledovanie uchádzačov o zamestnanie. Náboroví pracovníci potrebujú veľa času a odhodlania na manuálne zasielanie následných správ uchádzačom: nastavte pripomienku, vytvorte e-mail a dúfajme, že ho trochu personalizujete. To môže zabrať najmenej päť minút na jeden e-mail.
Automatizácia tohto jediného kroku môže ušetriť hodiny denne, takže náboroví pracovníci sa môžu sústrediť na pohovory a osobnostné hodnotenie kandidátov, čo určite dokážu len ľudia.
4. Skrátenie pracovného času administratívnych pracovníkov
Automatizácia rutinných úloh uvoľňuje zamestnancov na tvorivejšiu a dôležitejšiu prácu. Napríklad automatizovaný proces, ktorý dokáže vykazovať platby a refundácie, uvoľní interné tímy na komunikáciu so zákazníkmi alebo na posúdenie, ako najlepšie využiť rozpočet spoločnosti.
Podobne je možné automatizovať aj ďalšie pravidelné procesy, ako napríklad týždenné sebahodnotenie zamestnancov, ktoré generuje automatické správy a vypisuje ich do tabuľky, takže manažéri môžu namiesto zhromažďovania a organizovania údajov venovať viac času koučovaniu a podpore tímov.
Automatizácia týchto systémov znižuje oneskorenia a chyby a dáva zamestnancom viac priestoru na tvorbu a inovácie. Väčšina pracovníkov oceňuje, že sa môžu oslobodiť od monotónnych povinností, najmä počas špičkových týždňov alebo sezón.
5. Automatizácia aktualizácií stavu projektu
Automatizácia pracovných postupov pomáha vytvoriť lepší systém vo všetkých tímoch spoločnosti. Možno ju použiť v rôznych situáciách a oblastiach, od ľudských zdrojov a účtovníctva cez marketing a predaj až po prevádzku a IT.
Mnohé komunikácie možno automatizovať aktualizáciou stavu projektu. Nahrádza to proces vyhľadávania v e-mailoch, posielania viacerých správ a čakania na odpoveď príjemcu a pomáha znižovať nákladné oneskorenia a chyby vo výkone.
Okrem toho sa tímy cítia prepojenejšie ako kedykoľvek predtým. Je vidieť, že sú angažovanejšie a viac sa zameriavajú na zákazníka, pričom veľkú časť záťaže ich úloh odbúrava automatizácia.
