Som bekant spelar automatisering en viktig roll i människors liv och i deras företag. Den har bidragit till fortsatt innovation samtidigt som kostnaderna har kunnat hållas nere och medarbetarna har kunnat fokusera på viktiga affärsutvecklingsaktiviteter.
En viktig fråga uppstår då: På vilka sätt kan teknik och automatisering utnyttjas för att hålla människor fokuserade på de uppgifter som bara människor kan utföra?
Här är några idéer som anses relevanta.
1. Automatisera hanteringen av personalregistreringar
Att utforma ett onboarding-program för medarbetare är en prioriterad fråga för alla företag som regelbundet behöver hantera detta. Ett utmärkt onboarding-program förbättrar inte bara startsträckan [CC1] (tid under vilken personen kan prestera optimalt), men ger också nyanställda förutsättningar att lyckas på ett sätt som har en positiv inverkan på lojalitet, lönsamhet och intäkter.
För att kunna ägna tid åt att utforma innehållet i onboardingen, snarare än åt schemaläggning, pappersarbete och annat administrativt arbete som kan stjälpa vilket företag som helst, är en automatiserad process för att samla in dokument och underskrifter via HR nyckeln. Det sparar flera timmar per nyanställd och gör det möjligt att lägga tid på onboarding-insatser som verkligen ger resultat.
2. Identifiera vilka uppgifter som kan automatiseras (och vilka som inte kan det).
Automatisering kan hjälpa dina medarbetare att delegera uppgifter som inte kräver mänsklig kontakt så att de kan fokusera på dem som kräver det.
Men det är viktigt att bestämma vilka uppgifter som kan automatiseras. De bästa kandidaterna är de som behöver göras mer än en gång och alltid på samma sätt.
Vissa kommunikationsuppgifter, t.ex. e-postmarknadsföring eller påminnelser, kan enkelt schemaläggas och automatiseras. I vissa fall kan själva skapandet av innehåll automatiseras, men då krävs det att en medarbetare granskar och godkänner det. För att få idéer om när och vad du ska automatisera är det mycket viktigt att prata med dina medarbetare. De är ofta de som vet bäst vilka uppgifter som är bäst att automatisera och var automatisering kan göra deras jobb svårare.
3. Automatisera kommunikationen med arbetssökande
Ett annat område där automatisering kan vara till hjälp är i repetitiva manuella processer, som att leverera information och följa upp med arbetssökande. Det tar mycket tid och engagemang för rekryterare att manuellt skicka uppföljningsmeddelanden till sökande: ställa in en påminnelse, skapa e-postmeddelandet och förhoppningsvis göra det lite personligt. Detta kan ta minst fem minuter per e-postmeddelande.
Att automatisera detta steg kan spara timmar varje dag, så att rekryterarna kan fokusera på att intervjua och göra en personlighetsbedömning av kandidaterna, något som definitivt bara människor kan göra.
4. Minska den administrativa arbetstiden
Genom att automatisera rutinuppgifter kan medarbetarna ägna sig åt mer kreativt och kritiskt arbete. Till exempel kan en automatiserad process rapportera betalningar och återbetalningar, vilket frigör interna team som kan interagera med kunder eller bedöma hur företagets budget bäst ska användas.
På samma sätt är det möjligt att automatisera andra regelbundna processer, t.ex. veckovisa självutvärderingar av anställda, för att generera automatiska rapporter och dumpa dem i ett kalkylblad, så att cheferna kan ägna mer tid åt att coacha och stödja teamen, snarare än att samla in och organisera data.
Automatisering av dessa system minskar förseningar och fel och ger personalen mer utrymme att skapa och förnya. De flesta medarbetare uppskattar att slippa monotona arbetsuppgifter, särskilt under veckor eller säsonger med hög belastning.
5. Automatisera uppdateringar av projektstatus
Automatisering av arbetsflöden hjälper till att skapa ett bättre system för alla team i ett företag. Det kan användas i en mängd olika situationer och områden, från HR och redovisning, till marknadsföring och försäljning, till drift och IT.
Många kommunikationer kan automatiseras genom att man uppdaterar statusen för ett projekt. Detta ersätter processen med att söka igenom e-postmeddelanden, skicka flera meddelanden och vänta på att mottagaren ska svara, och bidrar till att minska kostsamma förseningar och fel i utförandet.
Dessutom känner sig teamen mer sammankopplade än någonsin tidigare. De kan ses som mer engagerade och kundfokuserade, med en stor del av bördan av deras roll lyft av automatisering.
