Automatisering spiller som kjent en viktig rolle i bedriftenes hverdag. Det har bidratt til fortsatt innovasjon, samtidig som det har holdt kostnadene nede og de ansatte fokusert på viktige forretningsutviklingsaktiviteter.
Et sentralt spørsmål melder seg da: Hvordan kan teknologi og automatisering utnyttes for å holde fokus på de oppgavene som bare mennesker kan utføre?
Her er noen ideer som anses som relevante.
1. automatisere håndteringen av påmeldinger
Utforming av et onboardingprogram for ansatte er en prioritet i alle bedrifter som har behov for denne typen oppfølging med jevne mellomrom. Et godt onboardingprogram forbedrer ikke bare startfasen, men er også en god [CC1] (tid hvor personen er i stand til å produsere optimalt), men legger også til rette for at nyansatte skal lykkes på en måte som har en positiv innvirkning på lojalitet, lønnsomhet og omsetning.
En automatisert prosess for innsamling av dokumenter og signaturer gjennom HR er nøkkelen til å kunne bruke tiden på å utforme innholdet i onboardingen, i stedet for på planlegging, papirarbeid og annet administrativt arbeid som kan sette en stopper for enhver bedrift. Dette sparer flere timer per ansatt og gjør det mulig å bruke tiden på onboarding som virkelig setter fart på sakene.
2. Identifiser hvilke oppgaver som kan automatiseres (og hvilke som ikke kan automatiseres).
Automatisering kan hjelpe de ansatte med å delegere oppgaver som ikke krever menneskelig innsats, slik at de kan fokusere på de som krever det.
Men det er viktig å finne ut hvilke oppgaver som kan automatiseres. De beste kandidatene er de som må gjøres mer enn én gang og alltid på samme måte.
Noen kommunikasjonsoppgaver, for eksempel e-postmarkedsføring eller påminnelser, kan enkelt planlegges og automatiseres. I noen tilfeller kan selve innholdsproduksjonen automatiseres, men da må en medarbeider gå gjennom og godkjenne innholdet. For å få ideer til når og hva du bør automatisere, er det viktig å snakke med de ansatte. Det er ofte de som vet best hvilke oppgaver som bør automatiseres, og hvilke oppgaver som kan gjøre jobben vanskeligere.
3. Automatisering av kommunikasjonen med jobbsøkere
Et annet område der automatisering kan være til hjelp, er i gjentatte manuelle prosesser, for eksempel når det gjelder å levere informasjon og følge opp jobbsøkere. Det tar mye tid og engasjement for rekrutterere å sende oppfølgingsmeldinger til søkere manuelt: sette opp en påminnelse, opprette e-posten og forhåpentligvis tilpasse den litt. Dette kan ta minst fem minutter per e-post.
Ved å automatisere dette ene trinnet kan rekrutterere spare flere timer om dagen, slik at de kan konsentrere seg om å intervjue og vurdere kandidatenes personlighet, noe som definitivt bare mennesker kan gjøre.
4. Redusere den administrative arbeidstiden
Automatisering av rutineoppgaver frigjør tid til mer kreativt og viktig arbeid. En automatisert prosess kan for eksempel rapportere betalinger og refusjoner, noe som frigjør interne team til å samhandle med kunder eller vurdere hvordan selskapets budsjett best kan brukes.
På samme måte er det mulig å automatisere andre regelmessige prosesser, for eksempel ukentlige egenevalueringer av medarbeiderne, slik at det genereres automatiske rapporter som legges inn i et regneark, slik at lederne kan bruke mer tid på å veilede og støtte teamene i stedet for å samle inn og organisere data.
Automatisering av disse systemene reduserer forsinkelser og feil og gir medarbeiderne større rom for kreativitet og innovasjon. De fleste ansatte setter pris på å slippe monotone arbeidsoppgaver, spesielt i uker eller sesonger med mye å gjøre.
5. Automatisering av prosjektstatusoppdateringer
Automatisering av arbeidsflyten bidrar til å skape et bedre system på tvers av alle team i en bedrift. Det kan brukes i en rekke situasjoner og på en rekke områder, fra HR og regnskap til markedsføring og salg, drift og IT.
Mye kommunikasjon kan automatiseres ved å oppdatere statusen til et prosjekt. Dette erstatter prosessen med å lete gjennom e-poster, sende flere meldinger og vente på svar fra mottakeren, og bidrar til å redusere kostbare forsinkelser og ytelsesfeil.
I tillegg føler teamene seg mer knyttet til hverandre enn noen gang før. De er mer engasjerte og kundefokuserte, og automatiseringen har lettet en stor del av arbeidet deres.
