Det er velkendt, at automatisering spiller en vigtig rolle i menneskers liv i deres virksomheder. Det har hjulpet med at fortsætte med at innovere, samtidig med at omkostningerne holdes nede, og medarbejderne kan fokusere på kritiske forretningsudviklingsaktiviteter.
Så opstår der et centralt spørgsmål: På hvilke måder kan teknologi og automatisering udnyttes til at holde folk fokuseret på de opgaver, som kun mennesker kan udføre?
Her er nogle idéer, som anses for relevante.
1. Automatiser administration af personaleindskrivning
At designe et onboarding-program for medarbejdere er en prioritet i enhver virksomhed, der har brug for denne ledelse på en tilbagevendende basis. Et fremragende onboarding-program forbedrer ikke kun springbrætfasen [CC1] (tid, hvor personen er i stand til at producere optimalt), men sætter også nyansatte op til succes på måder, der positivt påvirker fastholdelse, rentabilitet og omsætning.
For at kunne bruge tiden på at designe onboarding-indhold i stedet for planlægning, papirarbejde og andre administrative opgaver, der kan få enhver virksomhed til at gå i stå, er det vigtigt med en automatiseret proces til indsamling af dokumenter og underskrifter gennem HR. Det sparer flere timer pr. ansættelse og gør det muligt at bruge tiden på onboarding, der virkelig flytter nåle.
2. Identificer, hvilke opgaver der kan automatiseres (og hvilke der ikke kan).
Automatisering kan hjælpe dine medarbejdere med at uddelegere opgaver, der ikke kræver et menneskeligt touch, så de kan fokusere på dem, der gør.
Men det er vigtigt at afgøre, hvilke opgaver der kan automatiseres. De bedste kandidater er dem, der skal gøres mere end én gang og altid på samme måde.
Nogle kommunikationsopgaver, som f.eks. e-mailmarketing eller påmindelser, kan nemt planlægges og automatiseres. I nogle tilfælde kan selve skabelsen af indhold automatiseres, men det vil kræve, at en medarbejder gennemgår og godkender det. For at få ideer til, hvornår og hvad der skal automatiseres, er det meget vigtigt at tale med dine medarbejdere. Det er ofte dem, der bedst ved, hvilke opgaver der er bedst at automatisere, og hvor automatisering kan gøre deres arbejde sværere.
3. Automatisering af kommunikation med jobansøgere
Et andet område, hvor automatisering kan hjælpe, er i gentagne manuelle processer, såsom at levere information og følge op med jobkandidater. Det tager meget tid og engagement for rekrutteringsfolk manuelt at sende opfølgningsbeskeder til ansøgere: indstille en påmindelse, oprette e-mailen og forhåbentlig personliggøre den en smule. Det kan tage mindst fem minutter pr. e-mail.
Ved at automatisere dette ene trin kan man spare flere timer om dagen, så rekrutteringsmedarbejderne kan fokusere på at interviewe og læse kandidaternes personlighed, noget som helt sikkert kun mennesker kan gøre.
4. Reducere den administrative arbejdstid
Automatisering af rutineopgaver frigør medarbejdere til at udføre mere kreativt og kritisk arbejde. For eksempel kan en automatiseret proces rapportere betalinger og refusioner, hvilket frigør interne teams til at interagere med kunder eller vurdere, hvordan man bedst bruger virksomhedens budget.
På samme måde er det muligt at automatisere andre regelmæssige processer som f.eks. ugentlige selvevalueringer af medarbejdere for at generere automatiske rapporter og lægge dem ind i et regneark, så lederne kan bruge mere tid på at coache og støtte teams i stedet for at indsamle og organisere data.
Automatisering af disse systemer reducerer forsinkelser og fejl og giver medarbejderne mere plads til at skabe og innovere. De fleste medarbejdere sætter pris på at være fri for monotone opgaver, især i spidsbelastningsuger eller sæsoner.
5. Automatisering af projektstatusopdateringer
Automatisering af arbejdsgange hjælper med at skabe et bedre system på tværs af alle teams i en virksomhed. Det kan bruges i en række forskellige situationer og områder, fra HR og regnskab til marketing og salg, drift og IT.
Mange kommunikationer kan automatiseres ved at opdatere status for et projekt. Det erstatter processen med at søge i e-mails, sende flere beskeder og vente på, at modtageren svarer, og hjælper med at reducere dyre forsinkelser og performancefejl.
Derudover føler teams sig mere forbundne end nogensinde før. Man kan se, at de er mere engagerede og kundefokuserede, og at meget af deres arbejde er blevet automatiseret.
