Bilindiği gibi otomasyon, insanların şirketlerinde hayatlarında önemli bir rol oynamaktadır. Maliyetleri düşük tutarken yenilik yapmaya devam etmeye ve çalışanların kritik iş geliştirme faaliyetlerine odaklanmasına yardımcı olmuştur.
Bu durumda kilit bir soru ortaya çıkmaktadır: İnsanların sadece insanların yapabileceği görevlere odaklanmasını sağlamak için teknoloji ve otomasyondan ne şekilde yararlanılabilir?
İşte konuyla ilgili olduğu düşünülen bazı fikirler.
1. Personel kayıt yönetimini otomatikleştirin
Bir çalışan işe alım programı tasarlamak, bu yönetimi sürekli olarak gerektiren her şirket için bir önceliktir. Mükemmel bir işe alıştırma programı sadece sıçrama tahtası aşamasını iyileştirmekle kalmaz [CC1] (kişinin en iyi şekilde üretim yapabileceği süre), ancak aynı zamanda yeni işe alımları elde tutma, karlılık ve geliri olumlu yönde etkileyecek şekilde başarıya hazırlar.
Her şirketi zora sokabilecek planlama, evrak işleri ve diğer idari çabalar yerine işe alım içeriğini tasarlamaya zaman ayırmak için İK aracılığıyla belge ve imza toplamaya yönelik otomatik bir süreç çok önemlidir. Bu, işe alım başına birkaç saat kazandırır ve zamanın iğneleri gerçekten hareket ettiren işe alım çabalarına harcanmasına olanak tanır.
2. Hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini (ve hangilerinin otomatikleştirilemeyeceğini) belirleyin.
Otomasyon, çalışanlarınızın insan dokunuşu gerektirmeyen görevleri devretmelerine yardımcı olabilir, böylece insan dokunuşu gerektiren görevlere odaklanabilirler.
Ancak hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini belirlemek önemlidir. En iyi adaylar, birden fazla kez ve her zaman aynı şekilde yapılması gerekenlerdir.
E-posta pazarlaması veya hatırlatıcılar gibi bazı iletişim görevleri kolayca planlanabilir ve otomatikleştirilebilir. Bazı durumlarda, içerik oluşturmanın kendisi otomatikleştirilebilir, ancak bir çalışanın bunu incelemesi ve onaylaması gerekir. Neyin ne zaman otomatikleştirileceği konusunda fikir edinmek için çalışanlarınızla konuşmanız çok önemlidir. Genellikle hangi görevlerin otomatikleştirilmesinin en iyi olacağını ve otomasyonun işlerini nerede zorlaştırabileceğini en iyi bilenler onlardır.
3. İş başvurusunda bulunanlarla iletişimin otomatikleştirilmesi
Otomasyonun yardımcı olabileceği bir diğer alan da bilgi iletme ve iş adaylarını takip etme gibi tekrar eden manuel süreçlerdir. İşe alım uzmanlarının başvuru sahiplerine manuel olarak takip mesajları göndermesi çok zaman ve özveri gerektirir: bir hatırlatıcı ayarlamak, e-postayı oluşturmak ve umarım biraz kişiselleştirmek. Bu işlem e-posta başına en az beş dakika sürebilir.
Bu tek adımı otomatikleştirmek günde saatler kazandırabilir, böylece işe alım uzmanları dikkatlerini sadece insanların yapabileceği mülakatlara ve adayların kişiliklerini okumaya odaklayabilir.
4. İdari çalışma saatlerinin azaltılması
Rutin görevleri otomatikleştirmek, çalışanların daha yaratıcı ve kritik işler yapmasını sağlar. Örneğin, ödemeleri ve geri ödemeleri raporlayabilen otomatik bir süreç, dahili ekiplerin müşterilerle etkileşime girmesini veya şirket bütçesinin en iyi nasıl harcanacağını değerlendirmesini sağlar.
Benzer şekilde, haftalık çalışan öz değerlendirmeleri gibi diğer düzenli süreçleri otomatikleştirerek otomatik raporlar oluşturmak ve bunları bir elektronik tabloya dökmek mümkündür; böylece yöneticiler veri toplamak ve düzenlemek yerine ekiplere koçluk yapmak ve onları desteklemek için daha fazla zaman harcayabilir.
Bu sistemlerin otomatikleştirilmesi gecikmeleri ve hataları azaltır ve personele yaratıcılık ve yenilikçilik için daha fazla alan sağlar. Çoğu çalışan, özellikle yoğun haftalarda veya sezonlarda monoton görevlerden kurtulmayı takdir eder.
5. Proje durum güncellemelerinin otomatikleştirilmesi
İş akışı otomasyonu, bir şirketteki tüm ekipler arasında daha iyi bir sistem oluşturulmasına yardımcı olur. İnsan kaynakları ve muhasebeden pazarlama ve satışa, operasyonlardan BT'ye kadar çeşitli durumlarda ve alanlarda kullanılabilir.
Bir projenin durumu güncellenerek birçok iletişim otomatikleştirilebilir. Bu, e-postalar arasında arama yapma, birden fazla mesaj gönderme ve alıcının yanıt vermesini bekleme sürecinin yerini alır ve maliyetli gecikmelerin ve performans hatalarının azaltılmasına yardımcı olur.
Buna ek olarak, ekipler kendilerini her zamankinden daha bağlı hissediyor. Otomasyon sayesinde rollerinin yükünün büyük bir kısmı ortadan kalktığı için daha ilgili ve müşteri odaklı oldukları görülebilir.
