Nagu hästi teada, mängib automatiseerimine inimeste elus olulist rolli nende ettevõtetes. See on aidanud jätkata innovatsiooni, hoides samal ajal kulud madalad ja töötajad keskendunud kriitilistele äritegevustele.
Siis tekib võtmeküsimus: Kuidas saab tehnoloogiat ja automatiseerimist kasutada selleks, et inimesed saaksid keskenduda nendele ülesannetele, mida saab teha ainult inimene?
Siin on mõned asjakohased ideed.
1. Automatiseerida töötajate registreerimise haldamine
Töötajate sisseelamisprogrammi kavandamine on prioriteet igas ettevõttes, mis vajab seda juhtimist korduvalt. Suurepärane sisseelamisprogramm ei paranda mitte ainult hüppelaua etappi [CC1] (aeg, mille jooksul inimene on võimeline optimaalselt tootma), vaid ka paneb uued töötajad edule nii, et see mõjub positiivselt personali säilitamisele, kasumlikkusele ja tuludele.
Selleks, et pühenduda töölevõtmise sisu kujundamisele, mitte aga ajakava koostamisele, paberimajandusele ja muudele haldusülesannetele, mis võivad mis tahes ettevõtet takistada, on oluline automatiseeritud protsess dokumentide ja allkirjade kogumiseks personaliosakonna kaudu. See säästab mitu tundi iga töölevõtja kohta ja võimaldab kulutada aega töölevõtmise jõupingutustele, mis tõeliselt liigutavad nõelu.
2. Tehke kindlaks, milliseid ülesandeid saab automatiseerida (ja milliseid mitte).
Automatiseerimine võib aidata teie töötajatel delegeerida ülesandeid, mis ei nõua inimtegevust, et nad saaksid keskenduda nendele, mis vajavad inimtegevust.
Kuid oluline on kindlaks määrata, milliseid ülesandeid saab automatiseerida. Parimad kandidaadid on need, mida tuleb teha rohkem kui üks kord ja alati samal viisil.
Mõnda suhtlusülesannet, näiteks e-turundust või meeldetuletusi, saab hõlpsasti planeerida ja automatiseerida. Mõnel juhul saab ka sisu loomist automatiseerida, kuid see nõuab, et töötaja vaataks selle läbi ja kinnitaks selle. Selleks, et saada ideid, millal ja mida automatiseerida, on väga oluline rääkida oma töötajatega. Sageli teavad just nemad kõige paremini, milliseid ülesandeid oleks kõige parem automatiseerida ja kus automatiseerimine võib nende tööd raskendada.
3. Automaatne suhtlemine tööotsijatega
Teine valdkond, kus automatiseerimine võib olla abiks, on korduvad manuaalsed protsessid, nagu näiteks teabe edastamine ja kandidaatidega suhtlemine. Värbajate jaoks võtab palju aega ja pühendumist, et saata taotlejatele käsitsi järelmeetmeid: määrata meeldetuletus, koostada e-kiri ja loodetavasti veidi isikupärastada seda. See võib võtta vähemalt viis minutit ühe e-kirja kohta.
Selle ühe sammu automatiseerimine võib säästa tundide arvu päevas, nii et värbajad saavad keskenduda intervjueerimisele ja kandidaatide isiksuse hindamisele, mida kindlasti saavad teha ainult inimesed.
4. Vähendada haldustöödega seotud tööaega
Rutiinsete ülesannete automatiseerimine vabastab töötajad loomingulisemaks ja kriitilisemaks tööks. Näiteks automatiseeritud protsess, mis on võimeline teatama maksetest ja tagasimaksetest, mis vabastab sisemeeskonnad klientidega suhtlemiseks või hindama, kuidas ettevõtte eelarvet kõige paremini kulutada.
Samamoodi on võimalik automatiseerida teisi regulaarseid protsesse, näiteks iganädalasi töötajate enesehindamisi, et luua automaatseid aruandeid ja visata need tabelisse, nii et juhid saaksid rohkem aega kulutada meeskondade juhendamisele ja toetamisele, mitte andmete kogumisele ja korraldamisele.
Nende süsteemide automatiseerimine vähendab viivitusi ja vigu ning annab töötajatele rohkem ruumi loomiseks ja uuendusteks. Enamik töötajaid hindab seda, et nad on vabad monotoonsetest ülesannetest, eriti tipptundide või hooaegade ajal.
5. Projekti seisu ajakohastamise automatiseerimine
Töövoogude automatiseerimine aitab luua parema süsteemi kõigis ettevõtte meeskondades. Seda saab kasutada erinevates olukordades ja valdkondades, alates personali- ja raamatupidamisarvestusest kuni turunduse ja müügi ning operatsioonide ja IT-teenusteni.
Paljusid teateid saab automatiseerida, ajakohastades projekti staatust. See asendab e-kirjade otsimise, mitmete sõnumite saatmise ja vastuvõtja vastuse ootamise protsessi ning aitab vähendada kulukaid viivitusi ja tulemusvigu.
Lisaks tunnevad meeskonnad end rohkem ühendatud kui kunagi varem. Neid võib näha, et nad on rohkem pühendunud ja kliendikesksemad, kuna automatiseerimine võtab suure osa nende rollist ära.
