Mint köztudott, az automatizálás fontos szerepet játszik az emberek életében a vállalatoknál. Segített az innováció folytatásában, miközben a költségeket alacsonyan tartotta, és az alkalmazottak a kritikus üzletfejlesztési tevékenységekre összpontosítottak.
Ekkor felmerül egy kulcskérdés: Milyen módon lehet a technológiát és az automatizálást felhasználni arra, hogy az emberek azokra a feladatokra koncentráljanak, amelyeket csak az emberek tudnak elvégezni?
Íme néhány relevánsnak ítélt ötlet.
1. Automatizálja a személyzet beiratkozásának kezelését
Az alkalmazottak beilleszkedési programjának megtervezése minden olyan vállalatnál prioritást élvez, amely visszatérő jelleggel igényli ezt a menedzsmentet. Egy kiváló beilleszkedési program nem csak az ugródeszka szakaszát javítja [CC1] (az az idő, amely alatt az adott személy optimálisan tud termelni), de az újonnan felvett munkatársakat is sikerre készíti olyan módon, amely pozitívan befolyásolja a megtartást, a jövedelmezőséget és a bevételt.
Ahhoz, hogy a beilleszkedési tartalom megtervezésére fordíthassuk az időt, nem pedig az ütemezésre, a papírmunkára és egyéb adminisztratív erőfeszítésekre, amelyek bármely vállalatot megakaszthatnak, kulcsfontosságú egy automatizált folyamat a dokumentumok és aláírások HR-en keresztül történő összegyűjtésére. Ez felvételenként több órát takarít meg, és lehetővé teszi, hogy az időt olyan beilleszkedési erőfeszítésekre fordítsák, amelyek valóban tűket mozgatnak meg.
2. Határozza meg, mely feladatok automatizálhatók (és melyek nem).
Az automatizálás segíthet az alkalmazottainak abban, hogy az emberi beavatkozást nem igénylő feladatokat delegálják, így azokkal foglalkozhatnak, amelyekhez emberi beavatkozásra van szükség.
Fontos azonban meghatározni, hogy mely feladatok automatizálhatók. A legjobb jelöltek azok, amelyeket többször és mindig ugyanúgy kell elvégezni.
Egyes kommunikációs feladatok, például az e-mail marketing vagy az emlékeztetők könnyen ütemezhetők és automatizálhatók. Bizonyos esetekben maga a tartalomkészítés is automatizálható, de egy alkalmazottnak át kell néznie és jóvá kell hagynia azt. Ahhoz, hogy ötleteket kapjon arra vonatkozóan, hogy mikor és mit érdemes automatizálni, nagyon fontos, hogy beszéljen az alkalmazottaival. Gyakran ők tudják a legjobban, hogy mely feladatokat lenne célszerű automatizálni, és hogy az automatizálás hol nehezítené meg a munkájukat.
3. A pályázókkal való kommunikáció automatizálása
Egy másik terület, ahol az automatizálás segíthet, az ismétlődő manuális folyamatok, például az információk kézbesítése és a jelentkezőkkel való kapcsolattartás. A toborzóknak sok időbe és odaadásba kerül, hogy manuálisan küldjenek nyomon követő üzeneteket a jelentkezőknek: állítsanak be egy emlékeztetőt, készítsék el az e-mailt, és remélhetőleg személyre szabják egy kicsit. Ez e-mailenként legalább öt percet vehet igénybe.
Ennek az egyetlen lépésnek az automatizálásával naponta több órát lehet megtakarítani, így a toborzók figyelmüket az interjúkra és a jelöltek személyiségének felmérésére összpontosíthatják, amire egyértelműen csak emberek képesek.
4. Az adminisztratív munkaidő csökkentése
A rutinfeladatok automatizálása felszabadítja az alkalmazottakat a kreatívabb és kritikusabb munkára. Például egy olyan automatizált folyamat, amely képes a kifizetések és visszatérítések jelentésére, ami felszabadítja a belső csapatokat az ügyfelekkel való kapcsolattartásra vagy annak értékelésére, hogy hogyan lehet a legjobban elkölteni a vállalat költségvetését.
Hasonlóképpen lehetőség van más rendszeres folyamatok, például a heti munkavállalói önértékelések automatizálására, hogy automatikus jelentéseket generáljanak, és azokat egy táblázatkezelőbe dobják, így a vezetők több időt tölthetnek a csapatok edzésével és támogatásával, mint az adatok gyűjtésével és rendszerezésével.
Ezeknek a rendszereknek az automatizálása csökkenti a késedelmeket és a hibákat, és nagyobb teret ad a munkatársaknak az alkotásra és az innovációra. A legtöbb dolgozó értékeli, hogy mentesül a monoton feladatok alól, különösen a csúcsidőszakokban vagy szezonokban.
5. A projekt állapotfrissítések automatizálása
A munkafolyamatok automatizálása segít egy jobb rendszer létrehozásában a vállalat összes csapatában. Számos helyzetben és területen használható, a humán erőforrástól és a könyveléstől kezdve a marketing és az értékesítésen át az üzemeltetésig és az IT-ig.
Számos kommunikáció automatizálható a projekt állapotának frissítésével. Ez kiváltja az e-mailek átkutatásának, több üzenet elküldésének és a címzett válaszára való várakozásnak a folyamatát, és segít csökkenteni a költséges késedelmeket és a teljesítményhibákat.
Emellett a csapatok jobban összekapcsolódnak, mint valaha. Látható, hogy elkötelezettebbek és ügyfélközpontúbbak, mivel az automatizálás a szerepükből fakadó terhek nagy részét leveszi róluk.
