Jak je známo, automatizace hraje v životě lidí v jejich firmách důležitou roli. Pomáhá pokračovat v inovacích a zároveň udržovat nízké náklady a zaměstnance soustředěné na klíčové činnosti rozvoje podniku.
Vyvstává tedy klíčová otázka: Jakým způsobem lze využít technologie a automatizaci, aby se lidé mohli soustředit na úkoly, které zvládne pouze člověk?
Zde je několik myšlenek, které jsou považovány za relevantní.
1. Automatizace správy zápisů zaměstnanců
Vytvoření programu nástupu zaměstnanců je prioritou v každé společnosti, která toto řízení vyžaduje opakovaně. Vynikající onboardingový program nejenže zlepšuje odrazový můstek [CC1] (doba, po kterou je člověk schopen optimálně pracovat), ale také připravuje nové zaměstnance na úspěch způsobem, který pozitivně ovlivňuje udržení zaměstnanců, ziskovost a příjmy.
Klíčový je automatizovaný proces shromažďování dokumentů a podpisů prostřednictvím personálního oddělení, který umožní věnovat čas spíše navrhování obsahu nástupu než plánování, papírování a dalším administrativním úkonům, které mohou každou společnost zdržet. To ušetří několik hodin na jednoho zaměstnance a umožní věnovat čas onboardingu, který skutečně hýbe jehlami.
2. Určete, které úkoly lze automatizovat (a které nikoli).
Automatizace může vašim zaměstnancům pomoci delegovat úkoly, které nevyžadují lidský přístup, aby se mohli soustředit na ty, které vyžadují lidský přístup.
Je však důležité určit, které úkoly lze automatizovat. Nejlepšími kandidáty jsou ty, které je třeba provést vícekrát a vždy stejným způsobem.
Některé komunikační úlohy, jako je e-mailový marketing nebo upomínky, lze snadno naplánovat a automatizovat. V některých případech lze automatizovat i samotnou tvorbu obsahu, která však vyžaduje, aby ji zaměstnanec zkontroloval a schválil. Chcete-li získat nápady, kdy a co automatizovat, je velmi důležité promluvit si se zaměstnanci. Právě oni často nejlépe vědí, které úkoly by bylo nejlepší automatizovat a kde by jim automatizace mohla ztížit práci.
3. Automatizace komunikace s uchazeči o zaměstnání
Další oblastí, kde může automatizace pomoci, jsou opakující se manuální procesy, jako je doručování informací a kontaktování uchazečů o zaměstnání. Náboráři potřebují spoustu času a obětavosti, aby uchazečům ručně posílali následné zprávy: nastaví připomenutí, vytvoří e-mail a snad ho i trochu personalizují. To může zabrat nejméně pět minut na jeden e-mail.
Automatizace tohoto jediného kroku může ušetřit hodiny denně, takže náboráři se mohou soustředit na pohovory a osobnostní hodnocení kandidátů, což rozhodně mohou dělat jen lidé.
4. Zkrácení pracovní doby administrativy
Automatizace rutinních úkolů uvolňuje zaměstnancům ruce pro kreativnější a důležitější práci. Například automatizovaný proces, který je schopen vykazovat platby a náhrady, uvolní interním týmům místo pro komunikaci se zákazníky nebo pro posouzení, jak nejlépe utratit rozpočet společnosti.
Podobně je možné automatizovat i další pravidelné procesy, jako je například týdenní sebehodnocení zaměstnanců, a generovat automatické zprávy a jejich výpis do tabulky, takže manažeři mohou trávit více času koučováním a podporou týmů, než shromažďováním a organizováním dat.
Automatizace těchto systémů snižuje zpoždění a chyby a dává zaměstnancům větší prostor pro tvorbu a inovace. Většina pracovníků ocení, že se mohou osvobodit od monotónních povinností, zejména během špičkových týdnů nebo sezón.
5. Automatizace aktualizací stavu projektu
Automatizace pracovních postupů pomáhá vytvořit lepší systém ve všech týmech společnosti. Lze ji využít v různých situacích a oblastech, od lidských zdrojů a účetnictví přes marketing a prodej až po provoz a IT.
Mnoho komunikací lze automatizovat aktualizací stavu projektu. To nahrazuje proces vyhledávání v e-mailech, odesílání několika zpráv a čekání na odpověď příjemce a pomáhá snížit nákladná zpoždění a chyby ve výkonu.
Týmy se navíc cítí propojenější než kdykoli předtím. Je vidět, že jsou více angažované a zaměřené na zákazníky, přičemž velkou část břemene z jejich role sňala automatizace.
