Jak powszechnie wiadomo, automatyzacja odgrywa ważną rolę w życiu ludzi w ich firmach. Pomaga kontynuować innowacje przy jednoczesnym utrzymaniu niskich kosztów i skupieniu pracowników na krytycznych działaniach związanych z rozwojem biznesu.
Pojawia się zatem kluczowe pytanie: W jaki sposób można wykorzystać technologię i automatyzację, aby ludzie skupili się na zadaniach, które mogą wykonać tylko ludzie?
Oto kilka pomysłów uznanych za istotne.
1. automatyzacja zarządzania rejestracją pracowników
Zaprojektowanie programu wdrażania pracowników jest priorytetem w każdej firmie, która wymaga cyklicznego zarządzania tym procesem. Doskonały program onboardingowy nie tylko usprawnia etap trampoliny [CC1]. (czas, w którym dana osoba jest w stanie optymalnie produkować), ale także przygotowuje nowych pracowników do sukcesu w sposób, który pozytywnie wpływa na retencję, rentowność i przychody.
Aby poświęcić czas na projektowanie treści wdrożeniowych, a nie na planowanie, papierkową robotę i inne czynności administracyjne, które mogą ugrzęznąć w każdej firmie, kluczowy jest zautomatyzowany proces zbierania dokumentów i podpisów za pośrednictwem działu HR. Oszczędza to kilka godzin na każdego zatrudnionego i pozwala poświęcić czas na wysiłki związane z wdrażaniem, które naprawdę poruszają igły.
2. określić, które zadania mogą zostać zautomatyzowane (a które nie).
Automatyzacja może pomóc pracownikom w delegowaniu zadań, które nie wymagają ludzkiego kontaktu, aby mogli skupić się na tych, które tego wymagają.
Ważne jest jednak, aby określić, które zadania można zautomatyzować. Najlepsi kandydaci to ci, którzy muszą być wykonywani więcej niż raz i zawsze w ten sam sposób.
Niektóre zadania komunikacyjne, takie jak marketing e-mailowy lub przypomnienia, można łatwo zaplanować i zautomatyzować. W niektórych przypadkach samo tworzenie treści może być zautomatyzowane, ale wymaga od pracownika sprawdzenia i zatwierdzenia. Aby uzyskać pomysły na to, kiedy i co zautomatyzować, bardzo ważna jest rozmowa z pracownikami. To oni często najlepiej wiedzą, które zadania najlepiej zautomatyzować, a które mogą utrudnić im pracę.
3. Automatyzacja komunikacji z kandydatami do pracy
Innym obszarem, w którym automatyzacja może pomóc, są powtarzalne procesy ręczne, takie jak dostarczanie informacji i kontaktowanie się z kandydatami do pracy. Ręczne wysyłanie wiadomości do kandydatów wymaga od rekruterów wiele czasu i poświęcenia: ustawienie przypomnienia, utworzenie wiadomości e-mail i, miejmy nadzieję, spersonalizowanie jej. Może to zająć co najmniej pięć minut na jedną wiadomość e-mail.
Zautomatyzowanie tego jednego kroku może zaoszczędzić wiele godzin dziennie, dzięki czemu rekruterzy mogą skupić się na rozmowach kwalifikacyjnych i odczytywaniu osobowości kandydatów, co zdecydowanie mogą zrobić tylko ludzie.
4. Skrócenie czasu pracy administracji
Automatyzacja rutynowych zadań pozwala pracownikom wykonywać bardziej kreatywną i krytyczną pracę. Na przykład, zautomatyzowany proces zdolny do raportowania płatności i zwrotów, który uwalnia wewnętrzne zespoły do interakcji z klientami lub oceny, jak najlepiej wydać budżet firmy.
Podobnie, możliwe jest zautomatyzowanie innych regularnych procesów, takich jak cotygodniowe samooceny pracowników, w celu generowania automatycznych raportów i zrzucania ich do arkusza kalkulacyjnego, dzięki czemu menedżerowie mogą poświęcić więcej czasu na coaching i wspieranie zespołów, zamiast gromadzić i organizować dane.
Automatyzacja tych systemów zmniejsza opóźnienia i błędy oraz daje pracownikom więcej miejsca na tworzenie i wprowadzanie innowacji. Większość pracowników docenia uwolnienie się od monotonnych obowiązków, zwłaszcza w szczytowych tygodniach lub sezonach.
5. Automatyzacja aktualizacji statusu projektu
Automatyzacja przepływu pracy pomaga stworzyć lepszy system dla wszystkich zespołów w firmie. Może być wykorzystywana w różnych sytuacjach i obszarach, od zasobów ludzkich i księgowości, przez marketing i sprzedaż, po operacje i IT.
Wiele komunikacji można zautomatyzować, aktualizując status projektu. Zastępuje to proces przeszukiwania wiadomości e-mail, wysyłania wielu wiadomości i oczekiwania na odpowiedź odbiorcy, a także pomaga zmniejszyć kosztowne opóźnienia i błędy wydajności.
Ponadto zespoły czują się bardziej połączone niż kiedykolwiek wcześniej. Widać, że są bardziej zaangażowani i skoncentrowani na kliencie, a automatyzacja odciąża ich z wielu obowiązków.
