Όπως είναι γνωστό, η αυτοματοποίηση παίζει σημαντικό ρόλο στη ζωή των ανθρώπων στις επιχειρήσεις τους. Έχει βοηθήσει να συνεχίσουν να καινοτομούν, διατηρώντας παράλληλα το κόστος σε χαμηλά επίπεδα και τους εργαζόμενους επικεντρωμένους σε κρίσιμες δραστηριότητες ανάπτυξης των επιχειρήσεων.
Τότε προκύπτει ένα βασικό ερώτημα: Με ποιους τρόπους μπορούν να αξιοποιηθούν η τεχνολογία και η αυτοματοποίηση για να παραμείνουν οι άνθρωποι επικεντρωμένοι σε εκείνες τις εργασίες που μόνο οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν;
Ακολουθούν ορισμένες ιδέες που θεωρούνται σχετικές.
1. Αυτοματοποίηση της διαχείρισης των εγγραφών προσωπικού
Ο σχεδιασμός ενός προγράμματος εισαγωγής των εργαζομένων αποτελεί προτεραιότητα σε κάθε εταιρεία που απαιτεί τη διαχείριση αυτή σε επαναλαμβανόμενη βάση. Ένα άριστο πρόγραμμα εισαγωγής δεν βελτιώνει μόνο το στάδιο του εφαλτηρίου [CC1] (χρόνος κατά τον οποίο το άτομο είναι σε θέση να παράγει βέλτιστα), αλλά και προετοιμάζει τις νέες προσλήψεις για επιτυχία με τρόπους που επηρεάζουν θετικά τη διατήρηση, την κερδοφορία και τα έσοδα.
Για να αφιερώσετε χρόνο στο σχεδιασμό του περιεχομένου της εισαγωγής, αντί για τον προγραμματισμό, τη γραφειοκρατία και άλλες διοικητικές προσπάθειες που μπορούν να καθηλώσουν κάθε εταιρεία, μια αυτοματοποιημένη διαδικασία συλλογής εγγράφων και υπογραφών μέσω της Διεύθυνσης Ανθρώπινου Δυναμικού είναι το κλειδί. Έτσι εξοικονομούνται αρκετές ώρες ανά πρόσληψη και ο χρόνος μπορεί να αφιερωθεί σε προσπάθειες εισαγωγής που πραγματικά κινούν βελόνες.
2. Προσδιορίστε ποιες εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν (και ποιες όχι).
Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να αναθέσουν εργασίες που δεν απαιτούν ανθρώπινη επαφή, ώστε να μπορούν να επικεντρωθούν σε αυτές που απαιτούν.
Ωστόσο, είναι σημαντικό να καθοριστεί ποιες εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Οι καλύτερες υποψήφιες είναι εκείνες που πρέπει να γίνουν περισσότερες από μία φορές και πάντα με τον ίδιο τρόπο.
Ορισμένες εργασίες επικοινωνίας, όπως το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή οι υπενθυμίσεις, μπορούν εύκολα να προγραμματιστούν και να αυτοματοποιηθούν. Σε ορισμένες περιπτώσεις, η ίδια η δημιουργία περιεχομένου μπορεί να αυτοματοποιηθεί, αλλά θα απαιτούσε την επανεξέταση και έγκρισή του από έναν υπάλληλο. Για να πάρετε ιδέες σχετικά με το πότε και τι να αυτοματοποιήσετε, είναι πολύ σημαντικό να μιλήσετε με τους υπαλλήλους σας. Συχνά είναι αυτοί που γνωρίζουν καλύτερα ποιες εργασίες θα ήταν καλύτερο να αυτοματοποιηθούν και πού η αυτοματοποίηση θα μπορούσε να δυσκολέψει τη δουλειά τους.
3. Αυτοματοποίηση της επικοινωνίας με τους αιτούντες εργασία
Ένας άλλος τομέας όπου η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει είναι οι επαναλαμβανόμενες χειροκίνητες διαδικασίες, όπως η παροχή πληροφοριών και η παρακολούθηση των υποψηφίων για εργασία. Χρειάζεται πολύς χρόνος και αφοσίωση για τους υπεύθυνους προσλήψεων για να στέλνουν χειροκίνητα μηνύματα παρακολούθησης στους υποψηφίους: ορίστε μια υπενθύμιση, δημιουργήστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ελπίζουμε να το προσωποποιήσετε λίγο. Αυτό μπορεί να διαρκέσει τουλάχιστον πέντε λεπτά ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η αυτοματοποίηση αυτού του μοναδικού βήματος μπορεί να εξοικονομήσει ώρες ημερησίως, ώστε οι υπεύθυνοι προσλήψεων να μπορούν να εστιάσουν την προσοχή τους στη συνέντευξη και στην ανάγνωση της προσωπικότητας των υποψηφίων, κάτι που σίγουρα μόνο οι άνθρωποι μπορούν να κάνουν.
4. Μείωση των διοικητικών ωρών εργασίας
Η αυτοματοποίηση των καθηκόντων ρουτίνας απελευθερώνει τους υπαλλήλους να κάνουν πιο δημιουργική και κρίσιμη εργασία. Για παράδειγμα, μια αυτοματοποιημένη διαδικασία ικανή να αναφέρει τις πληρωμές και τις επιστροφές χρημάτων, η οποία απελευθερώνει τις εσωτερικές ομάδες για να αλληλεπιδράσουν με τους πελάτες ή να αξιολογήσουν πώς να δαπανήσουν καλύτερα τον προϋπολογισμό της εταιρείας.
Ομοίως, είναι δυνατή η αυτοματοποίηση άλλων τακτικών διαδικασιών, όπως οι εβδομαδιαίες αυτοαξιολογήσεις των εργαζομένων, ώστε να δημιουργούνται αυτόματες αναφορές και να μεταφέρονται σε ένα λογιστικό φύλλο, ώστε οι διευθυντές να μπορούν να αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην καθοδήγηση και την υποστήριξη των ομάδων, αντί να συλλέγουν και να οργανώνουν δεδομένα.
Η αυτοματοποίηση αυτών των συστημάτων μειώνει τις καθυστερήσεις και τα σφάλματα και δίνει στο προσωπικό περισσότερο χώρο για δημιουργία και καινοτομία. Οι περισσότεροι εργαζόμενοι εκτιμούν την απαλλαγή από μονότονα καθήκοντα, ιδίως κατά τη διάρκεια εβδομάδων αιχμής ή εποχών.
5. Αυτοματοποίηση των ενημερώσεων για την κατάσταση του έργου
Η αυτοματοποίηση της ροής εργασιών συμβάλλει στη δημιουργία ενός καλύτερου συστήματος σε όλες τις ομάδες μιας εταιρείας. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε ποικίλες καταστάσεις και τομείς, από το ανθρώπινο δυναμικό και το λογιστήριο μέχρι το μάρκετινγκ και τις πωλήσεις, τις λειτουργίες και την πληροφορική.
Πολλές επικοινωνίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν με την ενημέρωση της κατάστασης ενός έργου. Αυτό αντικαθιστά τη διαδικασία αναζήτησης σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την αποστολή πολλαπλών μηνυμάτων και την αναμονή της απάντησης του παραλήπτη και συμβάλλει στη μείωση των δαπανηρών καθυστερήσεων και των σφαλμάτων απόδοσης.
Επιπλέον, οι ομάδες αισθάνονται πιο συνδεδεμένες από ποτέ. Μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι πιο αφοσιωμένες και επικεντρωμένες στον πελάτη, με μεγάλο μέρος του βάρους του ρόλου τους να έχει αφαιρεθεί από την αυτοματοποίηση.
