Und wenn dieser Prozess den Versand von Tausenden von Dokumenten an Stammkunden jeden Monat beinhaltet, ist der Druck noch größer. Genau das war das Szenario bei Consorcio Rentas Vitalicias, bis man sich für die Automatisierung mit MasterBase® entschied.
Die Herausforderung: Effizienz unter Druck
Consorcio sah sich mit einer klaren, aber komplexen Anforderung konfrontiert: Die Versendung der monatlichen Abrechnungen an seine Rentenkunden sollte automatisiert werden.
Bis dahin erfolgte der Prozess größtenteils manuell: Erstellung von PDF-Dokumenten in einem isolierten System, Hochladen von Datenbanken auf die Versandplattform, Personalisierung von Mailings und fragmentierte Nachverfolgung der Ergebnisse.
Dieses Modell war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch schwer skalierbar und konnte nur schwer an die sich bekanntlich häufig ändernden Vorschriften angepasst werden.
Der Vorschlag: ein vollständig automatisiertes und sicheres Verfahren
Gemeinsam mit dem MasterBase®-Beratungsteam wurde ein automatisierter Prozess entwickelt, der das Abrechnungsmanagement vollständig umgestaltet. Ausgangspunkt war ein SFTP, bei dem Consorcio die ursprünglichen XML-Dateien hinterlegt.
Und der nächste Schritt ist die Definition des Prozesses:
- Extrahiert automatisch Informationen aus XML und wandelt es mit dem Tool TextConverter in das JSON-Format um.
- Personalisierte PDFs generieren auf der Grundlage von zuvor in MasterBase® entworfenen Vorlagen.
- Dokumente verschlüsseln mit eindeutigen Passwörtern für jeden Kunden.
- Hochladen von Dateien in die Cloud (FileBunker) und ordnet sie den jeweiligen Empfängern zu.
- Personalisierte Nachrichten vorbereiten und versendenDie von der Oberaufsichtsbehörde für das Versicherungswesen geforderten Daten sind enthalten.
- Aufzeichnung des Ergebnisses jeder SendungEmpfangene, geöffnete, angeklickte, abgeprallte E-Mails und vieles mehr - alles auf dem Dashboard für die Versandberichterstattung sichtbar.
Der gesamte Ablauf erfolgt ohne manuelle Eingriffe, was Sicherheit, Rückverfolgbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet.
Qualitative Ergebnisse: Effizienz und vieles mehr
Der Hauptvorteil dieser Implementierung besteht neben der Beseitigung sich wiederholender Aufgaben darin, dass sich das Konsortiumsteam auf höherwertige Aufgaben konzentrieren konnte.
- Reibungslose SkalierbarkeitHeute versendet Consorcio Hunderttausende von Abrechnungen pro Monat, ohne dass sich der operative Aufwand erhöht.
- AnpassungsfähigkeitSeit 2022 hat sich die Lösung weiterentwickelt, um neue Regelungen wie die PGU oder die Glosse 2025 zu integrieren, ohne dass das System neu gestaltet werden muss.
- ErweiterbarkeitDas gleiche Modell wurde bereits auf CNLife angewandt und wird derzeit auf neue Segmente privater Siedlungen ausgedehnt.
- Sicherheit und KonformitätDank der individuellen Verschlüsselung von PDF-Dokumenten und der vollständigen Kontrolle über den Ablauf entspricht der Prozess den höchsten regulatorischen Standards.
Der Unterschied bei der Arbeit mit MasterBase®.
Die Implementierung dieser Lösung war weit mehr als eine einfache Automatisierung. In nur 5 Wochen, einschließlich zweier erster Entwurfssitzungen, 30 Stunden Beratung und 8 Stunden Schulung, hatte Consorcio einen soliden, robusten Prozess eingeführt, der auf seine tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnitten war.
Und das Beste daran: Es wurde in Ihrem MasterBase®-Konto installiert, unter Ihrer ausschließlichen Kontrolle und bereit, repliziert oder entsprechend Ihrer zukünftigen Entwicklung angepasst zu werden.
Was bedeutet das für Sie?
Wenn Ihr Unternehmen mit Prozessen zu tun hat, die den Versand großer Mengen sensibler Informationen beinhalten, brauchen Sie eine Lösung wie diese. Eine Lösung, die nicht nur automatisiert, sondern auch die Komplexität Ihres rechtlichen Umfelds berücksichtigt, die Informationssicherheit gewährleistet und Ihnen die volle Kontrolle gibt, ohne sich auf geschlossene Lösungen oder kostspielige externe Integrationen zu verlassen.
Wir von MasterBase® sind bereit und verfügen über die Plattform, um Ihnen auf einfache, effektive und kostengünstige Weise zu helfen, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Sind Sie bereit, diesen Schritt zu tun?
