Če ta proces vključuje pošiljanje na tisoče dokumentov rednim strankam vsak mesec, je pritisk še večji. Prav takšen je bil scenarij za podjetje Consorcio Rentas Vitalicias, dokler se niso odločili za avtomatizacijo s sistemom MasterBase®.
Izziv: učinkovitost pod pritiskom
Družba Consorcio se je soočila z jasno, a zapleteno potrebo: avtomatizirati pošiljanje mesečnih obračunov svojim strankam, ki prejemajo rente.
Do takrat je bil postopek večinoma ročen: generiranje dokumentov PDF v izoliranem sistemu, nalaganje podatkovnih zbirk v platformo za dostavo, personalizacija pošiljk in razdrobljeno sledenje rezultatom.
Poleg tega, da je bil ta model zamuden, ga je bilo težko razširiti in hitro prilagoditi predpisom, ki se, kot vemo, pogosto spreminjajo.
Predlog: popolnoma avtomatiziran in varen postopek
Skupaj s svetovalno ekipo MasterBase® je bil zasnovan avtomatiziran postopek, ki je popolnoma spremenil upravljanje poravnav. Začetna točka je bil SFTP, kamor je družba Consorcio naložila izvirne datoteke XML.
Naslednji korak je opredelitev postopka:
- Samodejno pridobi informacije iz XML in ga pretvori v obliko JSON z orodjem TextConverter.
- Ustvarjanje prilagojenih datotek PDF na podlagi predlog, predhodno zasnovanih v MasterBase®.
- Šifriranje dokumentov z edinstvenimi gesli za vsako stranko.
- Prenos datotek v oblak (FileBunker) in jih poveže z njihovimi naslovniki.
- pripravite in pošljite prilagojena sporočilaPodatki, ki jih zahteva nadzorni organ za zavarovanje.
- zabeležite rezultat vsake pošiljkePrejeta, odprta, kliki, odkloni in še več, vse to je vidno z enotne nadzorne plošče za poročanje o pošiljkah.
Celoten tok poteka brez ročnega posredovanja, kar zagotavlja varnost, sledljivost in skladnost s predpisi.
Kvalitativni rezultati: učinkovitost in še veliko več
Poleg odprave ponavljajočih se opravil je glavna prednost te izvedbe ta, da se je ekipa konzorcija lahko osredotočila na naloge z višjo vrednostjo.
- Brezskrbna skalabilnostDanes Consorcio pošlje več sto tisoč poravnav na mesec, ne da bi povečal svoje operativno breme.
- PrilagodljivostOd leta 2022 se je rešitev razvila tako, da vključuje nove predpise, kot sta PGU ali časovno razmaknjeno bleščanje iz leta 2025, ne da bi bilo treba na novo zasnovati sistem.
- RazširljivostIsti model je bil že uporabljen v družbi CNLife in se zdaj razširja na nove segmente zasebnih naselij.
- Varnost in skladnostZaradi individualnega šifriranja dokumentov PDF in popolnega nadzora nad tokom je postopek skladen z najvišjimi regulativnimi standardi.
Razlika je v tem, da to počnete z MasterBase®.
Izvajanje te rešitve je bilo veliko več kot le preprosta avtomatizacija. V samo petih tednih, ki so vključevali dva začetna sestanka za oblikovanje, 30 ur svetovanja in 8 ur usposabljanja, je družba Consorcio vzpostavila trden in zanesljiv proces, prilagojen njenim dejanskim potrebam.
In kar je najboljše: nameščen je bil v vaš račun MasterBase®, pod vašim izključnim nadzorom in pripravljen za ponovitev ali prilagoditev glede na vaš prihodnji razvoj.
Kaj to pomeni za vas?
Če se vaša organizacija ukvarja s postopki, ki vključujejo pošiljanje velikih količin občutljivih informacij, potrebujete takšno rešitev. Rešitev, ki ne le avtomatizira, temveč tudi upošteva zapletenost vašega zakonodajnega okolja, zagotavlja varnost informacij in vam omogoča popoln nadzor, ne da bi se pri tem zanašali na zaprte rešitve ali drage zunanje integracije.
V podjetju MasterBase® smo pripravljeni in imamo platformo, s katero vam lahko na preprost, učinkovit in poceni način pomagamo avtomatizirati vaše poslovne procese. Ste pripravljeni narediti ta korak?
