A jeśli proces ten obejmuje wysyłanie tysięcy dokumentów do stałych klientów każdego miesiąca, presja jest jeszcze większa. Dokładnie taki był scenariusz dla Consorcio Rentas Vitalicias, dopóki nie zdecydowali się na automatyzację za pomocą MasterBase®.
Wyzwanie: wydajność pod presją
Consorcio stanęło przed jasną, ale złożoną potrzebą: zautomatyzowania wysyłania miesięcznych rozliczeń do swoich klientów rentowych.
Do tej pory proces ten odbywał się głównie ręcznie: generowanie dokumentów PDF w odizolowanym systemie, przesyłanie baz danych do platformy wysyłkowej, personalizacja wysyłek i fragmentaryczne śledzenie wyników.
Model ten, oprócz tego, że był czasochłonny, był trudny do skalowania i trudny do szybkiego dostosowania do przepisów, które, jak wiemy, często się zmieniają.
Propozycja: w pełni zautomatyzowany i bezpieczny proces
Wraz z zespołem konsultantów MasterBase® zaprojektowano zautomatyzowany proces, który całkowicie zmienił zarządzanie rozliczeniami. Punktem wyjścia był SFTP, gdzie Consorcio deponuje oryginalne pliki XML.
I kolejny krok, definicja procesu:
- Automatycznie wyodrębnia informacje z XML i konwertuje go do formatu JSON za pomocą narzędzia TextConverter.
- Generowanie spersonalizowanych plików PDF w oparciu o szablony zaprojektowane wcześniej w MasterBase®.
- Szyfrowanie dokumentów z unikalnymi hasłami dla każdego klienta.
- Przesyłanie plików do chmury (FileBunker) i kojarzy je z odpowiednimi adresatami.
- Przygotowywanie i wysyłanie spersonalizowanych wiadomościUwzględniono dane wymagane przez Urząd Nadzoru Ubezpieczeń.
- Rejestrowanie wyników każdej wysyłkiOdebrane, otwarte, kliknięte, odesłane i nie tylko - wszystko to widoczne z poziomu pojedynczego pulpitu raportowania wysyłek.
Cały przepływ odbywa się bez ręcznej interwencji, zapewniając bezpieczeństwo, identyfikowalność i zgodność z przepisami.
Wyniki jakościowe: wydajność i wiele więcej
Główną korzyścią z tego wdrożenia, poza wyeliminowaniem powtarzalnych zadań, jest to, że pozwoliło ono zespołowi Consortium skupić się na zadaniach o wyższej wartości.
- Skalowalność bez tarciaObecnie Consorcio wysyła setki tysięcy rozliczeń miesięcznie, bez zwiększania obciążenia operacyjnego.
- Zdolność adaptacjiOd 2022 r. rozwiązanie ewoluowało, aby zintegrować nowe przepisy, takie jak PGU lub stopniowy połysk w 2025 r., bez konieczności przeprojektowywania systemu.
- RozszerzalnośćTen sam model został już zastosowany w CNLife i jest w trakcie rozszerzania na nowe segmenty prywatnych osiedli.
- Bezpieczeństwo i zgodnośćDzięki indywidualnemu szyfrowaniu dokumentów PDF i pełnej kontroli nad przepływem, proces jest zgodny z najwyższymi standardami regulacyjnymi.
Różnica wynikająca z zastosowania MasterBase®.
Wdrożenie tego rozwiązania było czymś więcej niż prostą automatyzacją. W ciągu zaledwie 5 tygodni, w tym dwóch wstępnych spotkań projektowych, 30 godzin konsultacji i 8 godzin szkoleń, Consorcio miało solidny, solidny proces dostosowany do ich rzeczywistych potrzeb.
A co najlepsze: został on zainstalowany na koncie MasterBase®, pod wyłączną kontrolą użytkownika i gotowy do replikacji lub dostosowania do przyszłych zmian.
Co to oznacza dla Ciebie?
Jeśli Twoja organizacja ma do czynienia z procesami wymagającymi przesyłania dużych ilości poufnych informacji, potrzebujesz rozwiązania takiego jak to. Takiego, które nie tylko automatyzuje, ale także uwzględnia złożoność środowiska regulacyjnego, zapewnia bezpieczeństwo informacji i daje pełną kontrolę, bez polegania na zamkniętych rozwiązaniach lub kosztownych integracjach zewnętrznych.
W MasterBase® jesteśmy gotowi i dysponujemy platformą, która pomoże Ci w prosty, skuteczny i tani sposób zautomatyzować procesy biznesowe. Czy jesteś gotowy, aby zrobić ten krok?
