Effortless Settlements: Hvordan Consorcio endret prosessen sin med MasterBase®.

Og hvis prosessen innebærer å sende tusenvis av dokumenter til faste kunder hver måned, blir presset enda større. Det var akkurat det som var tilfelle for Consorcio Rentas Vitalicias, helt til de bestemte seg for å automatisere med MasterBase®.

Utfordringen: effektivitet under press

Consorcio sto overfor et klart, men komplekst behov: å automatisere utsendelsen av månedlige oppgjør til livrentekundene sine.

Frem til da var prosessen for det meste manuell: generering av PDF-dokumenter i et isolert system, opplasting av databaser til leveringsplattformen, personalisering av utsendelser og fragmentert sporing av resultater.

I tillegg til å være tidkrevende, var denne modellen vanskelig å skalere og vanskelig å tilpasse raskt til regelverket, som vi vet endrer seg ofte.

Forslaget: en helautomatisk og sikker prosess

Sammen med konsulentteamet fra MasterBase® ble det utviklet en automatisert prosess som fullstendig forandret oppgjørshåndteringen. Utgangspunktet var en SFTP der Consorcio deponerer de opprinnelige XML-filene.

Og det neste trinnet, definisjonen av prosessen:

1. Henter automatisk ut informasjon fra XML og konverterer den til JSON-format ved hjelp av TextConverter-verktøyet.
2. Generer personaliserte PDF-filer basert på maler som tidligere er utformet i MasterBase®.
3. Krypter dokumenter med unike passord for hver kunde.
4. Last opp filer til skyen (FileBunker) og knytter dem til sine respektive adressater.
5. Forberede og sende personlige meldingerDataene som kreves av Superintendency of Insurance er inkludert.
6. Registrer resultatet av hver forsendelseMottatt, åpnet, klikk, avvisninger og mer, alt sammen synlig fra dashbordet for rapportering av forsendelser.

Hele flyten foregår uten manuell inngripen, noe som sikrer sikkerhet, sporbarhet og overholdelse av lover og regler.

Kvalitative resultater: effektivitet og mye mer

Den største fordelen med denne implementeringen, i tillegg til å eliminere repetitive oppgaver, var at konsortieteamet kunne fokusere på oppgaver av større verdi.

• Friksjonsfri skalerbarhetI dag sender Consorcio hundretusener av oppgjør hver måned, uten å øke driftsbyrden.
• TilpasningsevneSiden 2022 har løsningen utviklet seg for å integrere nye reguleringer, som PGU eller 2025-forskjøvet glans, uten at det har vært nødvendig å redesigne systemet.
• UtvidbarhetDen samme modellen har allerede blitt brukt på CNLife og er i ferd med å bli utvidet til nye segmenter av private bosetninger.
• Sikkerhet og samsvarTakket være individuell kryptering av PDF-dokumenter og full kontroll over flyten, oppfyller prosessen de høyeste regulatoriske standarder.

Forskjellen ved å gjøre det med MasterBase®.

Implementeringen av denne løsningen var mye mer enn bare automatisering. På bare fem uker, inkludert to innledende designmøter, 30 timer med rådgivning og åtte timer med opplæring, hadde Consorcio en solid og robust prosess på plass, skreddersydd til deres reelle behov.

Og det beste av alt: Det ble installert på din MasterBase®-konto, under din eksklusive kontroll og klar til å kopieres eller justeres i henhold til din fremtidige utvikling.

Hva betyr dette for deg?

Hvis organisasjonen din håndterer prosesser som innebærer overføring av store mengder sensitiv informasjon, trenger du en løsning som dette. En løsning som ikke bare automatiserer, men som også tar hensyn til kompleksiteten i regelverket, sørger for informasjonssikkerhet og gir deg full kontroll, uten å være avhengig av lukkede løsninger eller kostbare eksterne integrasjoner.

Hos MasterBase® er vi klare og har plattformen for å hjelpe deg med å automatisere forretningsprosessene dine på en enkel, effektiv og rimelig måte. Er du klar til å ta dette steget?