E se questo processo comporta l'invio di migliaia di documenti ai clienti abituali ogni mese, la pressione è ancora maggiore. Questo era esattamente lo scenario del Consorcio Rentas Vitalicias, fino a quando non ha deciso di automatizzare con MasterBase®.
La sfida: efficienza sotto pressione
Consorcio si è trovato di fronte a un'esigenza chiara ma complessa: automatizzare l'invio delle liquidazioni mensili ai suoi clienti di rendita.
Fino ad allora, il processo era per lo più manuale: generazione di documenti PDF in un sistema isolato, caricamento dei database sulla piattaforma di distribuzione, personalizzazione degli invii e monitoraggio frammentario dei risultati.
Questo modello, oltre a richiedere molto tempo, era difficile da scalare e da adattare rapidamente alle normative che, come sappiamo, cambiano frequentemente.
La proposta: un processo completamente automatizzato e sicuro
Insieme al team di consulenza di MasterBase® è stato progettato un processo automatizzato che ha trasformato completamente la gestione dei pagamenti. Il punto di partenza è stato un SFTP dove Consorcio deposita i file XML originali.
E il passo successivo, la definizione del processo:
- Estrazione automatica delle informazioni da XML e lo converte in formato JSON, utilizzando lo strumento TextConverter.
- Generare PDF personalizzati sulla base di modelli precedentemente progettati in MasterBase®.
- Crittografia dei documenti con password uniche per ogni cliente.
- Caricare i file nel cloud (FileBunker) e li associa ai rispettivi destinatari.
- Preparare e inviare messaggi personalizzatiI dati richiesti dalla Sovrintendenza alle Assicurazioni.
- Registrare il risultato di ogni spedizioneRicevute, aperte, clic, rimbalzi e altro ancora, tutto visibile da un unico cruscotto di reportistica sulle spedizioni.
L'intero flusso avviene senza interventi manuali, garantendo sicurezza, tracciabilità e conformità alle normative.
Risultati qualitativi: efficienza e molto altro
Il principale vantaggio di questa implementazione, oltre all'eliminazione delle attività ripetitive, è che ha permesso al team del Consorzio di concentrarsi su attività di maggior valore.
- Scalabilità senza attritiOggi, Consorcio invia centinaia di migliaia di pagamenti al mese, senza aumentare il proprio carico operativo.
- AdattabilitàDal 2022, la soluzione si è evoluta per integrare nuove normative, come il PGU o lo scaglione 2025, senza dover riprogettare il sistema.
- EstensibilitàLo stesso modello è già stato applicato a CNLife e sta per essere esteso a nuovi segmenti di insediamenti privati.
- Sicurezza e conformitàGrazie alla crittografia individuale dei documenti PDF e al pieno controllo del flusso, il processo è conforme ai più elevati standard normativi.
La differenza di farlo con l'MasterBase®.
L'implementazione di questa soluzione è stata molto più di una semplice automazione. In sole 5 settimane, comprese due riunioni iniziali di progettazione, 30 ore di consulenza e 8 ore di formazione, Consorcio ha messo in atto un processo solido e robusto, adattato alle sue reali esigenze.
E la parte migliore è che è stato installato nel vostro account MasterBase® , sotto il vostro esclusivo controllo e pronto per essere replicato o adattato in base alla vostra futura evoluzione.
Cosa significa questo per voi?
Se la vostra organizzazione ha a che fare con processi che comportano l'invio di grandi volumi di informazioni sensibili, avete bisogno di una soluzione come questa. Una soluzione che non solo automatizzi, ma che rispetti la complessità del vostro ambiente normativo, garantisca la sicurezza delle informazioni e vi dia il pieno controllo, senza affidarsi a soluzioni chiuse o a costose integrazioni esterne.
Noi di MasterBase® siamo pronti e abbiamo la piattaforma per aiutarvi, in modo semplice, efficace e a basso costo, ad automatizzare i vostri processi aziendali. Siete pronti a fare questo passo?
