Dan jika proses tersebut melibatkan pengiriman ribuan dokumen ke pelanggan tetap setiap bulannya, maka tekanannya akan semakin besar. Itulah skenario yang terjadi pada Consorcio Rentas Vitalicias, hingga mereka memutuskan untuk mengotomatisasi dengan MasterBase®.
Tantangannya: efisiensi di bawah tekanan
Consorcio menghadapi kebutuhan yang jelas namun kompleks: mengotomatiskan pengiriman pembayaran bulanan kepada pelanggan anuitasnya.
Hingga saat itu, prosesnya sebagian besar masih manual: pembuatan dokumen PDF dalam sistem yang terisolasi, mengunggah basis data ke platform pengiriman, personalisasi surat, dan pelacakan hasil yang terfragmentasi.
Model ini, selain memakan waktu, juga sulit untuk dikembangkan dan sulit untuk beradaptasi dengan cepat terhadap peraturan yang, seperti yang kita ketahui, sering berubah.
Usulannya: proses yang sepenuhnya otomatis dan aman
Bersama dengan tim konsultan MasterBase®, sebuah proses otomatis dirancang yang sepenuhnya mengubah manajemen penyelesaian. Titik awalnya adalah SFTP di mana Consorcio menyimpan file XML asli.
Dan langkah berikutnya, definisi proses:
- Mengekstrak informasi secara otomatis dari XML dan mengonversinya ke format JSON, menggunakan alat TextConverter.
- Hasilkan PDF yang dipersonalisasi berdasarkan templat yang sebelumnya dirancang dalam MasterBase®.
- Mengenkripsi dokumen dengan kata sandi unik untuk setiap pelanggan.
- Mengunggah file ke awan (FileBunker) dan mengaitkannya dengan penerima masing-masing.
- Menyiapkan dan mengirim pesan yang dipersonalisasiData yang diperlukan oleh Pengawas Asuransi.
- Catat hasil dari setiap pengirimanDiterima, dibuka, klik, bouncing, dan lainnya, semuanya dapat dilihat dari dasbor pelaporan pengiriman tunggal.
Seluruh aliran berlangsung tanpa intervensi manual, memastikan keamanan, ketertelusuran, dan kepatuhan terhadap peraturan.
Hasil kualitatif: efisiensi dan banyak lagi
Manfaat utama dari implementasi ini, selain menghilangkan tugas-tugas yang berulang, adalah memungkinkan tim Konsorsium untuk fokus pada tugas-tugas yang bernilai lebih tinggi.
- Skalabilitas tanpa gesekanSaat ini, Consorcio mengirimkan ratusan ribu penyelesaian per bulan, tanpa menambah beban operasionalnya.
- Kemampuan beradaptasiSejak tahun 2022, solusi ini telah berevolusi untuk mengintegrasikan peraturan baru, seperti PGU atau staggered gloss 2025, tanpa perlu mendesain ulang sistem.
- EkstensibilitasModel yang sama telah diterapkan pada CNLife dan sedang dalam proses untuk diperluas ke segmen baru pemukiman pribadi.
- Keamanan dan kepatuhanBerkat enkripsi individual dokumen PDF dan kontrol penuh atas alurnya, prosesnya sesuai dengan standar peraturan tertinggi.
Perbedaan melakukannya dengan MasterBase®.
Menerapkan solusi ini lebih dari sekadar otomatisasi sederhana. Hanya dalam waktu 5 minggu, termasuk dua pertemuan desain awal, 30 jam konsultasi dan 8 jam pelatihan, Consorcio telah memiliki proses yang solid dan kuat, yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka yang sebenarnya.
Dan bagian terbaiknya: sudah terpasang di akun MasterBase® Anda, di bawah kendali eksklusif Anda dan siap untuk direplikasi atau disesuaikan dengan evolusi Anda di masa depan.
Apa artinya ini bagi Anda?
Jika organisasi Anda berurusan dengan proses yang melibatkan pengiriman informasi sensitif dalam jumlah besar, Anda memerlukan solusi seperti ini. Solusi yang tidak hanya mengotomatiskan, tetapi juga menghormati kompleksitas lingkungan peraturan Anda, memastikan keamanan informasi dan memberi Anda kendali penuh, tanpa bergantung pada solusi tertutup atau integrasi eksternal yang mahal.
Di MasterBase®, kami siap dan memiliki platform untuk membantu Anda, dengan cara yang sederhana, efektif, dan murah, untuk mengotomatiskan proses bisnis Anda. Apakah Anda siap untuk mengambil langkah tersebut?
