És ha ez a folyamat havonta több ezer dokumentum elküldését jelenti a rendszeres ügyfeleknek, a nyomás még nagyobb. A Consorcio Rentas Vitalicias esetében pontosan ez volt a forgatókönyv, amíg úgy nem döntöttek, hogy az MasterBase® segítségével automatizálnak.
A kihívás: hatékonyság nyomás alatt
A Consorcio egyértelmű, de összetett igénnyel szembesült: automatizálni kellett a havi elszámolások elküldését a járadékos ügyfeleinek.
Addig a folyamat többnyire manuálisan zajlott: PDF dokumentumok generálása egy elszigetelt rendszerben, adatbázisok feltöltése a kézbesítési platformra, a küldemények személyre szabása és az eredmények töredékes nyomon követése.
Ez a modell amellett, hogy időigényes volt, nehezen volt skálázható és nehéz volt gyorsan alkalmazkodni a szabályozásokhoz, amelyek, mint tudjuk, gyakran változnak.
A javaslat: teljesen automatizált és biztonságos eljárás
Az MasterBase® tanácsadó csapatával együtt olyan automatizált folyamatot terveztek, amely teljesen átalakította az elszámoláskezelést. A kiindulópont egy SFTP volt, ahol a Consorcio letétbe helyezi az eredeti XML-fájlokat.
A következő lépés pedig a folyamat meghatározása:
- Automatikusan kivonja az információkat XML-ből, és a TextConverter eszközzel JSON formátumba konvertálja.
- Személyre szabott PDF-ek létrehozása az MasterBase®-ben korábban tervezett sablonok alapján.
- Dokumentumok titkosítása egyedi jelszavakkal minden egyes ügyfél számára.
- Fájlok feltöltése a felhőbe (FileBunker) és hozzárendeli őket a megfelelő címzettekhez.
- Személyre szabott üzenetek készítése és küldéseA Biztosítási Főfelügyelőség által kért adatok.
- Jegyezze fel az egyes szállítmányok eredményétBeérkezett, megnyitott, kattintások, visszapattanások és így tovább, mindez látható az egységes küldeményjelentő műszerfalon.
A teljes folyamat kézi beavatkozás nélkül zajlik, biztosítva a biztonságot, a nyomon követhetőséget és a jogszabályi előírásoknak való megfelelést.
Minőségi eredmények: hatékonyság és még sok más
A megvalósítás fő előnye az ismétlődő feladatok megszüntetésén túl az volt, hogy a konzorciumi csapat a nagyobb értékű feladatokra összpontosíthatott.
- Súrlódásmentes skálázhatóságMa a Consorcio havonta több százezer elszámolást küld, anélkül, hogy a működési terhei növekednének.
- Alkalmazkodóképesség2022 óta a megoldás továbbfejlődött, hogy a rendszer újratervezése nélkül integrálni tudja az olyan új szabályozásokat, mint a PGU vagy a 2025-ös lépcsőzetes fényezés.
- BővíthetőségUgyanezt a modellt már alkalmazták a CNLife esetében, és folyamatban van a magántelepülések új szegmenseire való kiterjesztése.
- Biztonság és megfelelésA PDF-dokumentumok egyedi titkosításának és a folyamat teljes ellenőrzésének köszönhetően a folyamat megfelel a legmagasabb szabályozási előírásoknak.
A különbség az MasterBase® használatával.
Ennek a megoldásnak a megvalósítása sokkal több volt, mint egyszerű automatizálás. Mindössze 5 hét alatt, beleértve két kezdeti tervezési megbeszélést, 30 óra tanácsadást és 8 óra képzést, a Consorcio egy szilárd, robusztus, a valós igényeikre szabott folyamatot állított fel.
És a legjobb rész: az Ön MasterBase®-fiókjába telepítették, az Ön kizárólagos ellenőrzése alatt, és készen áll arra, hogy a jövőbeni fejlődésének megfelelően sokszorosítsa vagy kiigazítsa.
Mit jelent ez az Ön számára?
Ha az Ön szervezete olyan folyamatokkal foglalkozik, amelyek nagy mennyiségű érzékeny információ elküldésével járnak, szüksége van egy ilyen megoldásra. Olyanra, amely nemcsak automatizál, de tiszteletben tartja a szabályozási környezet összetettségét, garantálja az információbiztonságot és teljes körű ellenőrzést biztosít anélkül, hogy zárt megoldásokra vagy költséges külső integrációkra támaszkodna.
Az MasterBase®-nél készen állunk, és rendelkezünk a platformmal, hogy egyszerű, hatékony és alacsony költségű módon segítsük Önt üzleti folyamatainak automatizálásában. Készen áll erre a lépésre?
