A pokud tento proces zahrnuje odesílání tisíců dokumentů pravidelným zákazníkům každý měsíc, je tlak ještě větší. Přesně takový byl scénář společnosti Consorcio Rentas Vitalicias, dokud se nerozhodla pro automatizaci pomocí MasterBase®.
Výzva: efektivita pod tlakem
Společnost Consorcio stála před jasnou, ale složitou potřebou: automatizovat zasílání měsíčních vypořádání svým zákazníkům, kteří si sjednávají anuity.
Do té doby byl proces většinou manuální: generování dokumentů PDF v izolovaném systému, nahrávání databází do doručovací platformy, personalizace rozesílek a roztříštěné sledování výsledků.
Tento model byl nejen časově náročný, ale také obtížně rozšiřitelný a obtížně se rychle přizpůsoboval předpisům, které se, jak víme, často mění.
Návrh: plně automatizovaný a bezpečný proces
Společně s poradenským týmem MasterBase® byl navržen automatizovaný proces, který zcela změnil správu vypořádání. Výchozím bodem byl SFTP, kam Consorcio ukládá původní soubory XML.
A další krok, definice procesu:
- Automaticky extrahuje informace z XML a převede jej do formátu JSON pomocí nástroje TextConverter.
- Generování personalizovaných souborů PDF na základě šablon dříve navržených v MasterBase®.
- Šifrování dokumentů s jedinečnými hesly pro každého zákazníka.
- Nahrávání souborů do cloudu (FileBunker) a spojí je s příslušnými adresáty.
- Příprava a odesílání personalizovaných zprávZahrnuty jsou údaje požadované dozorčím úřadem pro pojištění.
- Zaznamenat výsledek každé zásilkyPřijaté, otevřené, kliknutí, odrazy a další údaje, vše viditelné z jednotného panelu pro hlášení zásilek.
Celý tok probíhá bez manuálních zásahů, což zajišťuje bezpečnost, sledovatelnost a shodu s předpisy.
Kvalitativní výsledky: efektivita a mnohem více
Hlavním přínosem této implementace, kromě odstranění opakujících se úkolů, je to, že umožnila týmu konsorcia soustředit se na úkoly s vyšší hodnotou.
- Škálovatelnost bez třeníDnes společnost Consorcio posílá stovky tisíc plateb měsíčně, aniž by se zvýšila její provozní zátěž.
- PřizpůsobivostOd roku 2022 se řešení vyvíjí tak, aby bylo možné integrovat nové předpisy, jako je PGU nebo postupný lesk do roku 2025, aniž by bylo nutné systém přepracovávat.
- RozšiřitelnostStejný model byl již aplikován na CNLife a nyní se rozšiřuje na nové segmenty soukromých sídel.
- Zabezpečení a dodržování předpisůDíky individuálnímu šifrování dokumentů PDF a plné kontrole toku je proces v souladu s nejvyššími regulačními normami.
Rozdíl v tom, že to děláte s MasterBase®.
Implementace tohoto řešení byla mnohem víc než pouhá automatizace. Za pouhých 5 týdnů, včetně dvou úvodních schůzek k návrhu, 30 hodin konzultací a 8 hodin školení, měla společnost Consorcio k dispozici pevný a robustní proces, který byl přizpůsoben jejím skutečným potřebám.
A to nejlepší: byl nainstalován na váš účet MasterBase®, pod vaší výhradní kontrolou a připraven k replikaci nebo úpravě podle vašeho budoucího vývoje.
Co to pro vás znamená?
Pokud se vaše organizace zabývá procesy, které zahrnují odesílání velkých objemů citlivých informací, potřebujete takové řešení. Takové, které nejen automatizuje, ale respektuje složitost vašeho regulačního prostředí, zajišťuje bezpečnost informací a dává vám plnou kontrolu, aniž byste se museli spoléhat na uzavřená řešení nebo nákladné externí integrace.
Ve společnosti MasterBase® jsme připraveni a máme platformu, která vám pomůže jednoduchým, efektivním a levným způsobem automatizovat vaše obchodní procesy. Jste připraveni tento krok udělat?
