Iar dacă acest proces implică trimiterea a mii de documente către clienții obișnuiți în fiecare lună, presiunea este și mai mare. Acesta a fost exact scenariul pentru Consorcio Rentas Vitalicias, până când au decis să automatizeze cu MasterBase®.

Provocarea: eficiență sub presiune

Consorcio s-a confruntat cu o nevoie clară, dar complexă: să automatizeze trimiterea decontărilor lunare către clienții săi de anuități.

Până atunci, procesul era în mare parte manual: generarea de documente PDF într-un sistem izolat, încărcarea bazelor de date în platforma de livrare, personalizarea expedierilor și urmărirea fragmentată a rezultatelor.

Acest model, pe lângă faptul că era consumator de timp, era dificil de adaptat la scară largă și de adaptat rapid la reglementările care, după cum știm, se modifică frecvent.

Propunerea: un proces complet automatizat și securizat

Împreună cu echipa de consultanță MasterBase®, a fost conceput un proces automatizat care a transformat complet gestionarea decontărilor. Punctul de plecare a fost un SFTP în care Consorcio depune fișierele XML originale.

Iar pasul următor, definirea procesului:

1. Extrage automat informații din XML și îl convertește în format JSON, utilizând instrumentul TextConverter.
2. Generarea de PDF-uri personalizate pe baza șabloanelor concepute anterior în MasterBase®.
3. Criptarea documentelor cu parole unice pentru fiecare client.
4. Încărcați fișiere în cloud (FileBunker) și le asociază cu destinatarii lor respectivi.
5. Pregătiți și trimiteți mesaje personalizateSunt incluse datele solicitate de Supraintendența Asigurărilor.
6. Înregistrați rezultatul fiecărui transportMesaje primite, deschise, clicuri, respingeri și multe altele, toate vizibile din tabloul de bord unic de raportare a expedierilor.

Întregul flux are loc fără intervenție manuală, asigurând siguranța, trasabilitatea și conformitatea cu reglementările.

Rezultate calitative: eficiență și multe altele

Principalul beneficiu al acestei implementări, dincolo de eliminarea sarcinilor repetitive, este că a permis echipei Consorțiului să se concentreze pe sarcini cu valoare mai mare.

• Scalabilitate fără fricțiuniÎn prezent, Consorcio trimite sute de mii de decontări pe lună, fără a-și mări sarcina operațională.
• AdaptabilitateDin 2022, soluția a evoluat pentru a integra noi reglementări, cum ar fi PGU sau gloss-ul eșalonat din 2025, fără a fi necesară reproiectarea sistemului.
• ExtensibilitateAcelași model a fost deja aplicat la CNLife și este în curs de a fi extins la noi segmente de așezări private.
• Securitate și conformitateDatorită criptării individuale a documentelor PDF și a controlului complet asupra fluxului, procesul respectă cele mai înalte standarde de reglementare.

Diferența de a o face cu MasterBase®.

Implementarea acestei soluții a fost mult mai mult decât o simplă automatizare. În doar 5 săptămâni, incluzând două întâlniri inițiale de proiectare, 30 de ore de consultanță și 8 ore de instruire, Consorcio a pus în aplicare un proces solid și robust, adaptat nevoilor lor reale.

Și cea mai bună parte: a fost instalat în contul dvs. MasterBase®, sub controlul dvs. exclusiv și gata să fie reprodus sau ajustat în funcție de evoluția dvs. viitoare.

Ce înseamnă acest lucru pentru dumneavoastră?

Dacă organizația dvs. se confruntă cu procese care implică trimiterea unor volume mari de informații sensibile, aveți nevoie de o soluție ca aceasta. Una care nu numai că automatizează, dar respectă complexitatea mediului dvs. de reglementare, asigură securitatea informațiilor și vă oferă control deplin, fără a se baza pe soluții închise sau integrări externe costisitoare.

La MasterBase®, suntem pregătiți și avem platforma necesară pentru a vă ajuta, într-un mod simplu, eficient și cu costuri reduse, să vă automatizați procesele de afaceri. Sunteți pregătit să faceți acest pas?