E se esse processo envolve o envio de milhares de documentos a clientes habituais todos os meses, a pressão é ainda maior. Esse era exatamente o cenário do Consorcio Rentas Vitalicias, até que decidiram automatizar com o MasterBase®.
O desafio: eficiência sob pressão
A Consorcio deparou-se com uma necessidade clara mas complexa: automatizar o envio das liquidações mensais aos seus clientes de anuidades.
Até então, o processo era essencialmente manual: geração de documentos PDF num sistema isolado, carregamento das bases de dados na plataforma de distribuição, personalização dos envios e acompanhamento fragmentado dos resultados.
Este modelo, para além de ser moroso, era difícil de escalar e de adaptar rapidamente à regulamentação que, como sabemos, muda frequentemente.
A proposta: um processo totalmente automatizado e seguro
Juntamente com a equipa de consultores do MasterBase®, foi concebido um processo automatizado que transformou completamente a gestão das liquidações. O ponto de partida foi um SFTP onde a Consorcio deposita os arquivos XML originais.
E o passo seguinte, a definição do processo:
- Extrai automaticamente informações a partir de XML e converte-o para o formato JSON, utilizando a ferramenta TextConverter.
- Gerar PDFs personalizados com base em modelos previamente concebidos no MasterBase®.
- Encriptar documentos com palavras-passe únicas para cada cliente.
- Carregar ficheiros para a nuvem (FileBunker) e associa-os aos respectivos destinatários.
- Preparar e enviar mensagens personalizadasSão incluídos os dados exigidos pela Superintendência de Seguros.
- Registar o resultado de cada transferênciaRecebidos, abertos, cliques, devoluções e muito mais, tudo visível a partir de um único painel de relatórios de envios.
Todo o fluxo ocorre sem intervenção manual, garantindo a segurança, a rastreabilidade e a conformidade regulamentar.
Resultados qualitativos: eficiência e muito mais
A principal vantagem desta implementação, para além da eliminação de tarefas repetitivas, é que permitiu à equipa do Consórcio concentrar-se em tarefas de maior valor.
- Escalabilidade sem restriçõesAtualmente, o Consorcio envia centenas de milhares de liquidações por mês, sem aumentar os seus encargos operacionais.
- AdaptabilidadeDesde 2022, a solução evoluiu para integrar novos regulamentos, como o PGU ou a glosa escalonada de 2025, sem a necessidade de redesenhar o sistema.
- ExtensibilidadeO mesmo modelo já foi aplicado à CNLife e está em vias de ser alargado a novos segmentos de aglomerados privados.
- Segurança e conformidadeGraças à encriptação individual dos documentos PDF e ao controlo total do fluxo, o processo cumpre as mais elevadas normas regulamentares.
A diferença de o fazer com MasterBase®.
A implementação desta solução foi muito mais do que uma simples automatização. Em apenas 5 semanas, incluindo duas reuniões iniciais de conceção, 30 horas de consultoria e 8 horas de formação, a Consorcio dispunha de um processo sólido e robusto, adaptado às suas necessidades reais.
E o melhor: foi instalado na sua conta MasterBase®, sob o seu controlo exclusivo e pronto a ser replicado ou ajustado de acordo com a sua evolução futura.
O que é que isto significa para si?
Se a sua organização está a lidar com processos que envolvem o envio de grandes volumes de informações sensíveis, precisa de uma solução como esta. Uma solução que não só automatize, mas que respeite a complexidade do seu ambiente regulamentar, garanta a segurança das informações e lhe dê controlo total, sem depender de soluções fechadas ou de integrações externas dispendiosas.
No MasterBase®, estamos preparados e temos a plataforma para o ajudar, de forma simples, eficaz e a baixo custo, a automatizar os seus processos de negócio. Está pronto para dar esse passo?
