Og hvis den proces indebærer at sende tusindvis af dokumenter til faste kunder hver måned, er presset endnu større. Det var præcis scenariet for Consorcio Rentas Vitalicias, indtil de besluttede sig for at automatisere med MasterBase®.
Udfordringen: effektivitet under pres
Consorcio stod over for et klart, men komplekst behov: at automatisere udsendelsen af månedlige afregninger til sine annuitetskunder.
Indtil da var processen for det meste manuel: generering af PDF-dokumenter i et isoleret system, upload af databaser til leveringsplatformen, personalisering af forsendelser og fragmenteret sporing af resultater.
Ud over at være tidskrævende var denne model vanskelig at skalere og vanskelig at tilpasse hurtigt til regler, der, som vi ved, ofte ændres.
Forslaget: en fuldautomatisk og sikker proces
Sammen med konsulentteamet fra MasterBase® blev der designet en automatiseret proces, som fuldstændig ændrede afregningshåndteringen. Udgangspunktet var en SFTP, hvor Consorcio deponerer de originale XML-filer.
Og det næste skridt er definitionen af processen:
- Udtrækker automatisk information fra XML og konverterer det til JSON-format ved hjælp af TextConverter-værktøjet.
- Generer personlige PDF'er baseret på skabeloner, der tidligere er designet i MasterBase®.
- Krypter dokumenter med unikke adgangskoder for hver kunde.
- Upload filer til skyen (FileBunker) og forbinder dem med deres respektive modtagere.
- Forbered og send personlige beskederDe data, der kræves af Superintendency of Insurance.
- Registrer resultatet af hver forsendelseModtaget, åbnet, klik, afvisninger og meget mere, alt sammen synligt fra et enkelt dashboard til forsendelsesrapportering.
Hele flowet foregår uden manuel indgriben, hvilket sikrer sikkerhed, sporbarhed og overholdelse af lovgivningen.
Kvalitative resultater: effektivitet og meget mere
Den største fordel ved denne implementering, ud over at eliminere gentagne opgaver, er, at det gjorde det muligt for konsortieteamet at fokusere på opgaver af større værdi.
- Friktionsløs skalerbarhedI dag sender Consorcio hundredtusindvis af afregninger om måneden uden at øge driftsbyrden.
- TilpasningsevneSiden 2022 har løsningen udviklet sig til at integrere nye regler, såsom PGU'en eller den forskudte glans i 2025, uden at det har været nødvendigt at redesigne systemet.
- UdvidelsesmulighederDen samme model er allerede blevet anvendt på CNLife og er i færd med at blive udvidet til nye segmenter af private bebyggelser.
- Sikkerhed og complianceTakket være den individuelle kryptering af PDF-dokumenter og fuld kontrol over flowet overholder processen de højeste lovgivningsmæssige standarder.
Forskellen ved at gøre det med MasterBase®.
Implementeringen af denne løsning var meget mere end simpel automatisering. På bare 5 uger, inklusive to indledende designmøder, 30 timers rådgivning og 8 timers træning, havde Consorcio en solid, robust proces på plads, der var skræddersyet til deres reelle behov.
Og det bedste af det hele: Det blev installeret på din MasterBase®-konto, under din eksklusive kontrol og klar til at blive kopieret eller justeret i henhold til din fremtidige udvikling.
Hvad betyder det for dig?
Hvis din organisation beskæftiger sig med processer, der involverer afsendelse af store mængder følsomme oplysninger, har du brug for en løsning som denne. En, der ikke kun automatiserer, men også respekterer kompleksiteten i dit lovgivningsmæssige miljø, sikrer informationssikkerhed og giver dig fuld kontrol uden at være afhængig af lukkede løsninger eller dyre eksterne integrationer.
Hos MasterBase® er vi klar og har platformen til at hjælpe dig med at automatisere dine forretningsprocesser på en enkel, effektiv og billig måde. Er du klar til at tage det skridt?
