Et si ce processus implique l'envoi de milliers de documents à des clients réguliers chaque mois, la pression est encore plus forte. C'est exactement ce qui s'est passé pour Consorcio Rentas Vitalicias, jusqu'à ce qu'ils décident d'automatiser avec MasterBase®.
Le défi : l'efficacité sous pression
Consorcio était confronté à un besoin clair mais complexe : automatiser l'envoi des règlements mensuels à ses clients bénéficiaires de rentes.
Jusqu'alors, le processus était essentiellement manuel : génération de documents PDF dans un système isolé, téléchargement de bases de données vers la plateforme de distribution, personnalisation des envois et suivi fragmentaire des résultats.
Ce modèle, outre le fait qu'il prenait beaucoup de temps, était difficilement extensible et difficilement adaptable rapidement aux réglementations qui, comme nous le savons, changent fréquemment.
La proposition : un processus entièrement automatisé et sécurisé
En collaboration avec l'équipe de consultants de MasterBase®, un processus automatisé a été conçu qui a complètement transformé la gestion des règlements. Le point de départ était un SFTP où Consorcio dépose les fichiers XML originaux.
L'étape suivante est la définition du processus :
- Extraction automatique d'informations à partir de XML et le convertit au format JSON, à l'aide de l'outil TextConverter.
- Générer des PDF personnalisés sur la base de modèles préalablement conçus dans MasterBase®.
- Cryptage des documents avec des mots de passe uniques pour chaque client.
- Télécharger des fichiers dans le nuage (FileBunker) et les associe à leurs destinataires respectifs.
- Préparer et envoyer des messages personnalisésLes données requises par la Surintendance des assurances sont incluses.
- Enregistrer le résultat de chaque envoiRéception, ouverture, clics, rebonds et plus encore, le tout visible à partir du tableau de bord unique des rapports d'expédition.
L'ensemble du processus se déroule sans intervention manuelle, ce qui garantit la sécurité, la traçabilité et la conformité réglementaire.
Résultats qualitatifs : efficacité et bien plus encore
Le principal avantage de cette mise en œuvre, au-delà de l'élimination des tâches répétitives, est qu'elle a permis à l'équipe du Consortium de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
- Une évolutivité sans failleAujourd'hui, Consorcio envoie des centaines de milliers de règlements par mois, sans augmenter sa charge opérationnelle.
- AdaptabilitéDepuis 2022, la solution a évolué pour intégrer de nouvelles réglementations, telles que le PGU ou le glossaire progressif de 2025, sans qu'il soit nécessaire de repenser le système.
- ExtensibilitéLe même modèle a déjà été appliqué à CNLife et est en train d'être étendu à de nouveaux segments d'établissements privés.
- Sécurité et conformitéGrâce au cryptage individuel des documents PDF et au contrôle total du flux, le processus est conforme aux normes réglementaires les plus strictes.
La différence avec MasterBase®.
La mise en œuvre de cette solution a été bien plus qu'une simple automatisation. En seulement 5 semaines, y compris deux réunions initiales de conception, 30 heures de conseil et 8 heures de formation, Consorcio a mis en place un processus solide et robuste, adapté à ses besoins réels.
Et le meilleur : il a été installé sur votre compte MasterBase®, sous votre contrôle exclusif et prêt à être reproduit ou ajusté en fonction de votre évolution future.
Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?
Si votre organisation est confrontée à des processus impliquant l'envoi de volumes importants d'informations sensibles, vous avez besoin d'une solution de ce type. Une solution qui ne se contente pas d'automatiser, mais qui respecte la complexité de votre environnement réglementaire, garantit la sécurité des informations et vous donne un contrôle total, sans dépendre de solutions fermées ou d'intégrations externes coûteuses.
Chez MasterBase®, nous sommes prêts et disposons de la plateforme pour vous aider à automatiser vos processus d'entreprise de manière simple, efficace et peu coûteuse. Êtes-vous prêt à franchir cette étape ?
