Och om den processen innebär att tusentals dokument skickas till vanliga kunder varje månad blir pressen ännu större. Det var precis så det såg ut för Consorcio Rentas Vitalicias, tills de bestämde sig för att automatisera med MasterBase®.

Utmaningen: effektivitet under press

Consorcio stod inför ett tydligt men komplext behov: att automatisera utskicket av månadsavräkningar till sina annuitetskunder.

Fram till dess var processen mestadels manuell: generering av PDF-dokument i ett isolerat system, uppladdning av databaser till leveransplattformen, personalisering av utskick och fragmenterad spårning av resultat.

Denna modell var, förutom att den var tidskrävande, svår att skala upp och svår att snabbt anpassa till regelverk som, som vi vet, ändras ofta.

Förslaget: en helt automatiserad och säker process

Tillsammans med konsultteamet MasterBase® utformades en automatiserad process som helt förändrade avvecklingshanteringen. Utgångspunkten var en SFTP där Consorcio deponerar de ursprungliga XML-filerna.

Och nästa steg, definitionen av processen:

1. Extraherar automatiskt information från XML och konverterar den till JSON-format med hjälp av verktyget TextConverter.
2. Generera personliga PDF-filer baserat på mallar som tidigare utformats i MasterBase®.
3. Kryptera dokument med unika lösenord för varje kund.
4. Ladda upp filer till molnet (FileBunker) och kopplar dem till sina respektive mottagare.
5. Förbereda och skicka personliga meddelandenDe uppgifter som krävs av Superintendency of Insurance ingår.
6. Registrera resultatet av varje sändningMottagna, öppnade, klick, studsar och mer, allt synligt från en enda kontrollpanel för leveransrapportering.

Hela flödet sker utan manuell inblandning, vilket garanterar säkerhet, spårbarhet och efterlevnad av regelverk.

Kvalitativa resultat: effektivitet och mycket mer

Den största fördelen med denna implementering, utöver att eliminera repetitiva uppgifter, var att konsortieteamet kunde fokusera på uppgifter med högre värde.

• Friktionsfri skalbarhetIdag skickar Consorcio hundratusentals avräkningar per månad, utan att öka den operativa bördan.
• AnpassningsförmågaSedan 2022 har lösningen utvecklats för att integrera nya regleringar, som PGU eller 2025 års förskjutna glans, utan att systemet behöver designas om.
• Utökad tillgänglighetSamma modell har redan tillämpats på CNLife och håller nu på att utvidgas till nya segment av privata bosättningar.
• Säkerhet och efterlevnadTack vare den individuella krypteringen av PDF-dokument och full kontroll över flödet uppfyller processen de högsta lagstadgade standarderna.

Skillnaden mot att göra det med MasterBase®.

Att implementera den här lösningen var mycket mer än bara enkel automatisering. På bara 5 veckor, inklusive två inledande designmöten, 30 timmars konsultation och 8 timmars utbildning, hade Consorcio en solid och robust process på plats, skräddarsydd för deras verkliga behov.

Och det bästa av allt: det installerades på ditt MasterBase®-konto, under din exklusiva kontroll och redo att replikeras eller justeras i enlighet med din framtida utveckling.

Vad innebär detta för dig?

Om din organisation hanterar processer som innebär att stora volymer känslig information skickas behöver du en lösning som denna. En lösning som inte bara automatiserar, utan som också tar hänsyn till komplexiteten i ert regelverk, säkerställer informationssäkerhet och ger er full kontroll, utan att förlita er på slutna lösningar eller kostsamma externa integrationer.

På MasterBase® är vi redo och har plattformen för att hjälpa dig att automatisera dina affärsprocesser på ett enkelt, effektivt och billigt sätt. Är du redo att ta det steget?