Με την πάροδο του χρόνου, έχουμε μάθει πολλές στρατηγικές για να αξιοποιήσουμε στο έπακρο την αυτοματοποίηση, και όλες πηγάζουν από έναν τρόπο σκέψης: τη νοοτροπία της αυτοματοποίησης.
Τι είναι ο αυτοματισμός; Πρόκειται για τη δημιουργία συστημάτων που λειτουργούν μόνα τους, ώστε να απελευθερώνεται χρόνος που μπορείτε να διαθέσετε σε δραστηριότητες που προσθέτουν μεγαλύτερη αξία στην εργασία σας.
Στο MasterBase® η αυτοματοποίηση ξεκινά με μια συγκεκριμένη εργασία που ο πελάτης θέλει να εκτελείται πιο αποδοτικά και αποτελεσματικά, η οποία στη συνέχεια οδηγεί σε μία ή περισσότερες ενέργειες, οι οποίες εκτελούνται στις εφαρμογές που χρησιμοποιούν για την εκτέλεση της εργασίας.
Τώρα, ποια είναι η νοοτροπία της αυτοματοποίησης; Είναι ένα σύστημα που διατηρεί την αυτοματοποίηση στον πυρήνα κάθε δραστηριότητας. Αντί η αυτοματοποίηση να είναι μια μεταγενέστερη σκέψη, είναι σκεφτείτεΔείχνουμε συνεχώς και προληπτικά πώς η αυτοματοποίηση μπορεί να βελτιστοποιήσει κάθε διαδικασία εργασίας.
Για παράδειγμα: κάποιος που δεν έχει αυτή τη νοοτροπία αυτοματοποίησης θα εξετάσει την αυτοματοποίηση μόνο όταν του παρουσιαστεί ένα πρόβλημα. Αντίθετα, κάποιος με νοοτροπία αυτοματισμού σκέφτεται πάντα πώς η αυτοματοποίηση μπορεί να τον βοηθήσει να κάνει περισσότερα και σε καλύτερο περιβάλλον. Περισσότερα για λιγότερα (πόροι, χρόνος, προσπάθεια).
Πώς να αναπτύξετε μια νοοτροπία αυτοματισμού
Η ανάπτυξη μιας νοοτροπίας αυτοματοποίησης ξεκινά με την εξέταση των διαδικασιών εργασίας σας και την αξιολόγηση του τρόπου με τον οποίο η αυτοματοποίηση μπορεί να βελτιστοποιήσει τις λειτουργίες, να επιταχύνει την ανάπτυξη, να αυξήσει την αξιοπιστία και πολλά άλλα.
Υπάρχουν τρεις κύριες ιδιότητες που πρέπει να αναζητήσετε σε μια εργασία- αν εντοπίσετε τουλάχιστον μία από αυτές, η εργασία αυτή θα πρέπει να αυτοματοποιηθεί:
ΡουτίναΕργασίες που κουράζουν το μυαλό, όπως αντιγραφή/επικόλληση και εισαγωγή δεδομένων. Σε δραστηριότητες όπως αυτές δεν έχει μεγάλη σημασία αν γίνονται από τον ίδιο.
Εύθραυστο: Η εργασία υπόκειται σε ανθρώπινα λάθη, όπως τυπογραφικά λάθη ή ξεχασμένα βήματα.
ΕφημερίδαΕπαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως υπενθυμίσεις και αυτόματες απαντήσεις.
Μόλις εντοπίσετε αυτές τις ιδιότητες σε κοινές εργασίες στην εργασία σας, μπορείτε να σκεφτείτε πώς να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση για να βελτιώσετε τον τρόπο με τον οποίο εκτελούνται.
Μπορείτε επίσης να αξιολογήσετε την εργασία σας με βάση τις εφαρμογές που χρησιμοποιείτε και τον τρόπο με τον οποίο τις χρησιμοποιείτε, για να διαπιστώσετε αν οι εργασίες αυτές εντάσσονται στο πλαίσιο ρουτίνας, ευπαθούς και περιοδικής εργασίας που περιγράφηκε παραπάνω. Είναι απλώς ένας διαφορετικός τρόπος να εξετάζετε την εργασία σας.
ΈντυπαΈντυπα: Προορίζονται για τη συλλογή πληροφοριών από πελάτες, δυνητικούς πελάτες ή συναδέλφους. Η αυτοματοποίηση που ξεκινά με αυτές τις φόρμες μπορεί να ενεργοποιεί ενέργειες όπως η αποθήκευση δεδομένων, η αποστολή δεδομένων ή η ειδοποίηση ατόμων βάσει συγκεκριμένων συνθηκών.
Υπολογιστικά φύλλα: Τα λογιστικά φύλλα και οι βάσεις δεδομένων μπορούν να λαμβάνουν πληροφορίες από διάφορες πηγές, να τις αποθηκεύουν για ανάλυση και αναφορά και να παρέχουν στα μέλη της ομάδας ένα σημείο εκκίνησης για την κατανομή της εργασίας ή την επικύρωση των δεδομένων πριν από την αποστολή των πληροφοριών σε άλλο προορισμό.
Ενέργειες ειδοποίησης: Αυτοματοποίηση για την ειδοποίηση ενός μέλους της ομάδας (ή του εαυτού σας), μέσω μιας εφαρμογής συνομιλίας ή του προτιμώμενου εργαλείου διαχείρισης εργασιών, όταν κάτι είναι έτοιμο για το επόμενο βήμα ή όταν πρέπει να αναληφθεί μια ενέργεια από το ειδοποιημένο μέρος.
Δημιουργήστε συνήθειες αυτοματοποίησης
Υπάρχουν έξι συνήθειες που μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε την αυτοματοποίηση να δημιουργήσει πραγματικά αξία για την επιχείρησή σας.
1. Ξεκινήστε από μικρό μέγεθος (μεθοδολογία σπειροειδούς ανάπτυξης)
Πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να προσπαθούν να αυτοματοποιήσουν τα πάντα πολύ σύντομα όταν ξεκινούν το ταξίδι τους στην αυτοματοποίηση. Η αυτοματοποίηση είναι μια διαδικασία και μια δεξιότητα που μαθαίνεται με την πράξη.
Συνιστούμε να ξεκινάτε πάντα με μια απλή αλλά πολύ χρήσιμη πρόκληση εργασίας και να προχωράτε πάντα από το λιγότερο στο περισσότερο, από το απλό στο σύνθετο.
2. Εκπαιδεύστε την ομάδα σας και διαδώστε τη νοοτροπία της αυτοματοποίησης.
Η σημασία του να συνηθίσουμε να εκπαιδεύουμε και να διαδίδουμε αυτόν τον τρόπο σκέψης είναι ότι η αυτοματοποίηση είναι πολύ πιο πολύτιμη όταν όλοι τη χρησιμοποιούν.
Το γεγονός ότι μια ολόκληρη ομάδα, και όχι μόνο ο επικεφαλής της, αυτοματοποιεί, εξοικονομεί τριπλάσιο χρόνο και ενέργεια. Επιπλέον, η ομάδα κατανοεί πολύ καλύτερα τις καθημερινές εργασίες και ροές εργασίας, οι οποίες δεν είναι πάντα ορατές στη διοίκηση.
Εκπαιδεύοντας την ομάδα σας και εμφυσώντας τους τη νοοτροπία της αυτοματοποίησης, τους δίνετε τη δυνατότητα να κάνουν την εργασία τους πιο αποτελεσματική και, σε πολλές περιπτώσεις, πιο ευχάριστη.
3. Ερώτηση πώςόχι που
Αντί να ρωτάτε ποιος θα κάνει τη δουλειά, επικεντρωθείτε στο πώς θα γίνει. Μόλις εμβαθύνετε στην πραγματική διαδικασία εργασίας, θα εντοπίσετε ποια βήματα μπορούν να αυτοματοποιηθούν.
Για παράδειγμα, αν θέλετε να δημιουργήσετε μια διαδικασία πωλήσεων που αναθέτει leads: Πρώτα προσδιορίστε όλα τα βήματα που πρέπει να κάνετε, στη συνέχεια λάβετε πληροφορίες από τον ιστότοπό σας, μεταφέρετε αυτές τις νέες πληροφορίες lead στο εργαλείο CRM σας, προσθέστε το νέο lead στη λίστα αλληλογραφίας σας και αναθέστε το σε έναν εκπρόσωπο πωλήσεων.
4. Μετρήστε εκ των προτέρων την εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων
Όταν αποφασίζετε πόσα χρήματα θέλετε να δαπανήσετε για την αυτοματοποίηση, λάβετε υπόψη σας το κόστος του ανθρώπου που κάνει τη δουλειά χειροκίνητα, το κόστος του ανθρώπινου λάθους και το κόστος του κύκλου εργασιών των εργαζομένων.
Πρέπει να θέσετε προσδοκίες, επειδή η αυτοματοποίηση είναι μια διαδικασία. Ως αρχάριος στο θέμα, αυτό μπορεί να φαίνεται περίπλοκο και συχνά να διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο. Αυτό δεν πειράζει! Αξίζει να αφιερώσετε χρόνο για να ρυθμίσετε σωστά τις δικές σας ροές εργασίας αυτοματοποίησης.
5. Δημιουργία κουλτούρας αυτοματισμού
Κάντε τον αυτοματισμό κάτι για το οποίο μιλάτε τακτικά. Αντιμετωπίστε το ως επαναλαμβανόμενο θέμα συζήτησης στις συναντήσεις της ομάδας σας. Είναι χρήσιμο να κάνετε ερωτήσεις όπως: Σε τι ξοδεύετε τον περισσότερο χρόνο; Πού συμβαίνουν τα λάθη; Ποιες εργασίες τρέμετε να κάνετε σε καθημερινή, εβδομαδιαία, μηνιαία βάση;
Φροντίστε να σχολιάσετε τα κέρδη που αποκομίζετε από την αυτοματοποίηση. Επισημάνετε τις επιτυχίες.
6. Να έχετε πάντα ιστορίες επιτυχίας στη διάθεσή σας
Μία από τις κύριες αρετές της αυτοματοποίησης είναι ότι μπορείτε να την εφαρμόσετε και στη συνέχεια να την ξεχάσετε, επειδή κάνει πάντα τη δουλειά στο παρασκήνιο. Ωστόσο, αν η αυτοματοποίηση καταλήξει να θεωρείται δεδομένη, επειδή χάνει την ορατότητα και την προβολή της, ίσως δυσκολευτείτε να τη δικαιολογήσετε.
Για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα, θα πρέπει να έχετε ανά πάσα στιγμή έτοιμες να μοιραστείτε ιστορίες επιτυχίας, παραδείγματα που αποδεικνύουν πώς η αυτοματοποίηση απέφερε πολλαπλά οφέλη. Να έχετε ένα παράδειγμα που να επικεντρώνεται στην αυτοματοποίηση που αφορά τον πελάτη και ένα άλλο στην αυτοματοποίηση του back-office.
Είναι σημαντικό να επικοινωνήσετε την αξία της αυτοματοποίησης, ώστε να συνεχίσει να κλιμακώνεται στην επιχείρησή σας.
