A ak tento proces zahŕňa odosielanie tisícov dokumentov pravidelným zákazníkom každý mesiac, tlak je ešte väčší. Presne taký bol scenár spoločnosti Consorcio Rentas Vitalicias, kým sa nerozhodla pre automatizáciu pomocou MasterBase®.
Výzva: efektívnosť pod tlakom
Spoločnosť Consorcio stála pred jasnou, ale zložitou potrebou: automatizovať zasielanie mesačných zúčtovaní svojim zákazníkom, ktorí využívajú anuity.
Dovtedy bol tento proces väčšinou manuálny: generovanie dokumentov PDF v izolovanom systéme, nahrávanie databáz do doručovacej platformy, personalizácia zásielok a čiastkové sledovanie výsledkov.
Tento model bol nielen časovo náročný, ale aj ťažko rozšíriteľný a ťažko sa rýchlo prispôsoboval predpisom, ktoré sa, ako vieme, často menia.
Návrh: plne automatizovaný a bezpečný proces
V spolupráci s poradenským tímom MasterBase® bol navrhnutý automatizovaný proces, ktorý úplne zmenil riadenie zúčtovania. Východiskovým bodom bol SFTP, kde spoločnosť Consorcio ukladá pôvodné súbory XML.
A ďalší krok, definícia procesu:
- Automaticky extrahuje informácie z XML a konvertuje ho do formátu JSON pomocou nástroja TextConverter.
- Generovanie personalizovaných súborov PDF na základe šablón predtým navrhnutých v MasterBase®.
- Šifrovanie dokumentov s jedinečnými heslami pre každého zákazníka.
- Odosielanie súborov do cloudu (FileBunker) a priradí ich k príslušným adresátom.
- Príprava a odosielanie personalizovaných správZahrnuté sú údaje, ktoré požaduje dozorný úrad pre poistenie.
- Zaznamenajte výsledok každej zásielkyPrijaté, otvorené, kliknutia, odmietnutia a ďalšie údaje, ktoré sú viditeľné z jednotného panela s hláseniami o zásielkach.
Celý tok prebieha bez manuálneho zásahu, čím sa zabezpečuje bezpečnosť, sledovateľnosť a dodržiavanie predpisov.
Kvalitatívne výsledky: efektívnosť a oveľa viac
Hlavným prínosom tejto implementácie je okrem odstránenia opakujúcich sa úloh aj to, že umožnila tímu konzorcia sústrediť sa na úlohy s vyššou hodnotou.
- Škálovateľnosť bez treniaDnes spoločnosť Consorcio posiela státisíce platieb mesačne bez toho, aby sa zvýšila jej prevádzková záťaž.
- PrispôsobivosťOd roku 2022 sa riešenie vyvinulo tak, aby doň bolo možné integrovať nové predpisy, ako napríklad PGU alebo odstupňovaný lesk na rok 2025, bez potreby prepracovať systém.
- RozšíriteľnosťRovnaký model sa už uplatnil v spoločnosti CNLife a v súčasnosti sa rozširuje na nové segmenty súkromných sídiel.
- Bezpečnosť a dodržiavanie predpisovVďaka individuálnemu šifrovaniu dokumentov PDF a úplnej kontrole toku je proces v súlade s najvyššími regulačnými normami.
Rozdiel v tom, že to robíte s MasterBase®.
Implementácia tohto riešenia bola oveľa viac ako len jednoduchá automatizácia. Len za 5 týždňov, vrátane dvoch úvodných stretnutí k návrhu, 30 hodín konzultácií a 8 hodín školení, mala spoločnosť Consorcio zavedený pevný a robustný proces, ktorý bol prispôsobený jej skutočným potrebám.
A to najlepšie: bol nainštalovaný na vašom účte MasterBase®, pod vašou výhradnou kontrolou a pripravený na replikáciu alebo úpravu podľa vášho budúceho vývoja.
Čo to pre vás znamená?
Ak sa vaša organizácia zaoberá procesmi, ktoré zahŕňajú odosielanie veľkých objemov citlivých informácií, potrebujete takéto riešenie. Také, ktoré nielen automatizuje, ale aj rešpektuje zložitosť vášho regulačného prostredia, zabezpečuje bezpečnosť informácií a poskytuje plnú kontrolu bez toho, aby ste sa museli spoliehať na uzavreté riešenia alebo nákladné externé integrácie.
V spoločnosti MasterBase® sme pripravení a máme platformu, ktorá vám pomôže jednoduchým, efektívnym a lacným spôsobom automatizovať vaše obchodné procesy. Ste pripravení urobiť tento krok?
