Sebuah organisasi tidak hanya perlu mengotomatiskan tugas-tugas. Organisasi tersebut juga perlu memastikan bahwa proses-proses tertentu berjalan, komunikasi tersampaikan, terdapat transparansi mengenai apa yang terjadi, serta dokumen dan catatan penting tetap tersedia dan utuh.
MasterBase® mengelompokkan kebutuhan-kebutuhan tersebut ke dalam empat kategori Sistem Esensial: Menjalankan, Berkomunikasi, Mengontrol, dan Mengawasi. Masing-masing kategori menjawab jenis kebutuhan operasional yang berbeda dan menggabungkan Sistem Esensial khusus untuk memenuhinya.
Semua memiliki logika yang sama: meningkatkan kapasitas operasional melalui sistem otomatis yang menjalankan tugas dan proses secara berkelanjutan, dengan menerapkan keterampilan, aturan, dan data sesuai kebutuhan masing-masing operasi.
Jalankan: menjaga agar proses tetap berjalan
Ada beberapa proses yang memang harus berlangsung. Persetujuan, tugas-tugas rutin, pemrosesan informasi, koordinasi antar sistem, atau tindakan yang berkaitan dengan data dan komunikasi merupakan bagian dari kegiatan sehari-hari suatu organisasi.
Kategori "Jalankan" dilengkapi dengan kemampuan untuk melaksanakan proses-proses tersebut secara terstruktur, dapat diulang, dan berkelanjutan, tanpa perlu menambah beban kerja manusia secara proporsional.
- Pembuatan Studio Otomasi: memungkinkan pembuatan Otomat yang mampu menjalankan proses dengan menggabungkan kemampuan, aturan, data, dan integrasi.
- HR Plus: mengubah proses-proses rutin di bidang Sumber Daya Manusia dari pengelolaan manual menjadi pelaksanaan yang terstruktur melalui otomatisasi.
- MB4 Email & Proses: menjalankan proses yang didasarkan pada data, tindakan, dan komunikasi secara berkelanjutan dan dalam skala besar.
Nilainya tidak hanya terletak pada otomatisasi suatu tugas: melainkan pada penambahan kemampuan permanen untuk menjalankan suatu operasi.
Berkomunikasi: memastikan setiap pesan tersampaikan
Banyak komunikasi bukanlah hal yang bersifat tambahan, melainkan merupakan bagian dari operasi itu sendiri: pemberitahuan yang dipicu oleh suatu peristiwa, pesan transaksional yang dihasilkan oleh suatu sistem, atau komunikasi yang ditujukan kepada audiens tertentu.
Kategori ini mencakup kemampuan untuk melaksanakan dan mempertahankan komunikasi tersebut secara tepat waktu, dengan pemantauan, serta dapat dilacak.
- Pemberitahuan Waktu Nyata: mengubah peristiwa operasional menjadi pemberitahuan yang dikirimkan pada waktu yang tepat.
- MB3 Pemasaran Email: memungkinkan pengelolaan komunikasi pemasaran melalui email yang tersegmentasi, dapat diukur, dan dilakukan dalam skala besar.
- Relay: melaksanakan komunikasi transaksional, satu per satu, dari sistem yang sudah ada, melalui SMTP atau API.
Pertanyaannya tidak lagi sekadar «Apakah kita bisa mengirim pesan ini?», melainkan berubah menjadi «Apakah kita bisa mempertahankan komunikasi ini sebagai bagian dari operasi kita?”
Mengontrol: mengetahui apa yang sedang terjadi
Menjalankan proses saja tidak cukup jika Anda tidak dapat mengamati dan memantaunya. Sistem, identitas, akses, dan data terus-menerus menghasilkan sinyal yang perlu diubah menjadi informasi yang berguna agar Anda tetap dapat mengendalikan situasi.
Controlar dilengkapi dengan kemampuan untuk memantau operasi, memproses peristiwa, serta menjaga visibilitas dan jejak secara berkelanjutan.
- Telemetri: memantau sistem melalui metrik, jejak, log, dan peristiwa untuk menjaga visibilitas terhadap kinerjanya.
- Acara Keamanan IAM: mengawasi identitas, akses, dan peristiwa keamanan, serta memastikan jejak audit atas otorisasi dan aktivitas.
- Manajemen Privasi Data: mengelola operasi yang berkaitan dengan privasi data dan permohonan terkait, serta memastikan adanya pengendalian dan jejak audit selama pelaksanaannya.
Mengawasi berarti mampu memahami apa yang terjadi, mengidentifikasi situasi yang relevan, dan memiliki bukti untuk memantau operasi tersebut.
Menjaga: melestarikan apa yang harus kamu jaga
Sebuah operasi juga menghasilkan dokumen, catatan, dan bukti yang harus tetap tersedia, utuh, dan terlindungi selama waktu yang diperlukan.
Custodiar dilengkapi dengan kemampuan khusus untuk melindungi informasi tersebut dengan sistem pelacakan, pengendalian, dan kebijakan penyimpanan.
- FileBunker: menyimpan dokumen serta menjaga kontrol akses, jejak audit, dan integritas yang dapat diverifikasi.
- LogBunker: mengumpulkan dan menyimpan log serta catatan operasional untuk menyediakan riwayat dan bukti yang dapat diverifikasi.
Ini bukan sekadar soal menyimpan informasi. Ini soal kemampuan untuk menyimpannya dan membuktikan apa yang terjadi, setiap kali diperlukan dalam audit, penyelidikan, atau operasi itu sendiri.
Empat kemampuan, satu operasi yang sama
Melaksanakan, Mengkomunikasikan, Mengawasi, dan Menjaga bukanlah empat hal yang terpisah. Dalam satu operasi yang sama, beberapa kemampuan ini dapat terlibat.
Sebuah proses mungkin perlu dijalankan secara otomatis, menghasilkan komunikasi, memicu peristiwa yang harus dipantau, dan meninggalkan catatan yang perlu disimpan. Setiap Sistem Esensial memenuhi kebutuhan tertentu, sementara secara keseluruhan sistem tersebut memungkinkan pengelolaan operasi dari berbagai aspek.
Oleh karena itu, langkah awalnya bukanlah memilih suatu produk. Melainkan mengidentifikasi apa yang perlu Anda jaga agar tetap berfungsi.
- Apakah Anda perlu memulai proses-proses tersebut? Jalankan.
- Apakah Anda perlu menjalin komunikasi? Berkomunikasi.
- Apakah Anda perlu mengamati dan mengawasi? Mengontrol.
- Apakah Anda perlu menyimpan informasi dan bukti? Menjaga.
Dari situ, Anda dapat mengidentifikasi Sistem Esensial yang mencakup kemampuan yang dibutuhkan organisasi Anda.
Ketahui lebih lanjut tentang empat kategori dan 11 Sistem Esensial dari MasterBase® →
