O organizație nu are nevoie doar să-și automatizeze sarcinile. Are nevoie ca anumite procese să fie executate, ca mesajele să ajungă la destinație, să existe o imagine clară asupra a ceea ce se întâmplă și ca documentele și înregistrările importante să rămână disponibile și intacte.
MasterBase® clasifică aceste necesități în patru categorii de sisteme esențiale: Executare, Comunicare, Control și Protecție. Fiecare categorie răspunde unui tip diferit de necesitate operațională și reunește sisteme esențiale specializate pentru a o satisface.
Toate au aceeași logică: integrarea capacității operaționale prin intermediul unor automate care execută sarcini și procese în mod continuu, aplicând competențe, reguli și date în funcție de necesitățile fiecărei operațiuni.
Executare: a menține procesele în desfășurare
Există procese care pur și simplu trebuie să se desfășoare. Aprobările, sarcinile recurente, prelucrarea informațiilor, coordonarea între sisteme sau acțiunile legate de date și comunicații fac parte din funcționarea zilnică a unei organizații.
Categoria „Executare” oferă posibilitatea de a derula aceste procese într-un mod structurat, repetabil și continuu, fără ca efortul uman să crească în aceeași proporție.
- Automation Studio Build: permite crearea unor automate capabile să execute procese prin combinarea abilităților, regulilor, datelor și integrărilor.
- HR Plus: transformă procesele recurente din domeniul resurselor umane, trecând de la gestionarea manuală la o execuție structurată prin intermediul automatelor.
- MB4 Email & Procese: execută procese bazate pe date, acțiuni și comunicări în mod continuu și la scară largă.
Valoarea nu constă doar în automatizarea unei sarcini: ea constă în integrarea unei capacități permanente de a executa o operațiune.
A comunica: să transmitem fiecare mesaj
Multe comunicări nu sunt accesorii, ci fac parte din operațiunea propriu-zisă: o notificare generată de un eveniment, un mesaj tranzacțional generat de un sistem sau o comunicare adresată unui public restrâns.
Această categorie include capacitatea de a realiza și menține aceste comunicări în timp util, asigurând urmărirea și trasabilitatea acestora.
- Notificări în timp real: transformă evenimentele operaționale în notificări transmise la momentul potrivit.
- MB3 Email Marketing: permite gestionarea campaniilor de e-mail marketing segmentate, măsurabile și la scară largă.
- Releu: execută comunicări tranzacționale, unul câte unul, din sistemele existente, prin SMTP sau API.
Întrebarea nu mai este doar «Putem trimite acest mesaj?», ci devine «Putem menține această comunicare ca parte a operațiunii noastre?”
A verifica: să știm ce se întâmplă
Nu este suficient să execuți procese dacă nu le poți observa și monitoriza. Sistemele, identitățile, accesele și datele generează în mod continuu semnale care trebuie transformate în informații utile pentru a menține controlul.
Controlar oferă capacitatea de a monitoriza funcționarea, de a procesa evenimentele și de a asigura vizibilitatea și trasabilitatea în mod continuu.
- Telemetrie: monitorizează sistemele prin intermediul indicatorilor, traselor, jurnalelor și evenimentelor pentru a asigura vizibilitatea asupra comportamentului acestora.
- Evenimente de securitate IAM: monitorizează identitățile, accesele și evenimentele de securitate și asigură trasabilitatea autorizațiilor și a activității.
- Gestionarea confidențialității datelor: gestionează operațiunile legate de confidențialitatea datelor și solicitările aferente și asigură controlul și trasabilitatea pe parcursul derulării acestora.
A controla înseamnă a putea înțelege ce se întâmplă, a identifica situațiile relevante și a dispune de dovezi pentru a supraveghea operațiunea.
A păzi: păstrează ceea ce trebuie să păstrezi
O operațiune generează, de asemenea, documente, înregistrări și probe care trebuie să rămână disponibile, intacte și protejate pe toată durata necesară.
Custodiar oferă funcționalități specializate pentru păstrarea acestor informații, asigurând trasabilitatea, controlul și politicile de păstrare.
- FileBunker: asigură păstrarea documentelor și menține controlul accesului, trasabilitatea și integritatea verificabilă.
- LogBunker: centralizează și păstrează jurnalele și înregistrările operaționale pentru a dispune de un istoric și de dovezi verificabile.
Nu este vorba doar de stocarea informațiilor. Este vorba de a le putea păstra și de a demonstra ce s-a întâmplat, ori de câte ori este necesar în cadrul unui audit, al unei investigații sau chiar al operațiunii în sine.
Patru capacități, o singură operațiune
Executarea, comunicarea, controlul și păstrarea nu reprezintă patru lumi distincte. În cadrul aceleiași operațiuni pot interveni mai multe dintre aceste capacități.
Un proces poate necesita executarea automată, generarea unei comunicări, producerea unor evenimente care trebuie monitorizate și crearea unor înregistrări care trebuie păstrate. Fiecare sistem esențial răspunde unei nevoi specifice, în timp ce ansamblul permite abordarea operațiunii din diferite perspective.
De aceea, punctul de plecare nu este alegerea unui produs. Ci identificarea a ceea ce trebuie să menții în funcțiune.
- Ai nevoie să pui în aplicare niște procese? Executare.
- Ai nevoie să menții legătura? A comunica.
- Ai nevoie să observi și să supraveghezi? A verifica.
- Ai nevoie să păstrezi informații și probe? A păzi.
De acolo poți identifica sistemul esențial care include capacitatea de care are nevoie organizația ta.
Află mai multe despre cele patru categorii și cele 11 sisteme esențiale ale MasterBase® →
