Μια οργάνωση δεν χρειάζεται απλώς να αυτοματοποιήσει τις εργασίες της. Χρειάζεται να εκτελούνται συγκεκριμένες διαδικασίες, να φτάνουν οι επικοινωνίες, να υπάρχει διαφάνεια σχετικά με το τι συμβαίνει και τα σημαντικά έγγραφα και αρχεία να παραμένουν διαθέσιμα και άθικτα.
Το MasterBase® κατατάσσει αυτές τις ανάγκες σε τέσσερις κατηγορίες Βασικών Συστημάτων: Εκτέλεση, Επικοινωνία, Έλεγχος και Προστασία. Κάθε μία ανταποκρίνεται σε ένα διαφορετικό είδος επιχειρησιακής ανάγκης και περιλαμβάνει εξειδικευμένα Βασικά Συστήματα για την κάλυψή της.
Όλα ακολουθούν την ίδια λογική: την ενίσχυση της επιχειρησιακής ικανότητας μέσω αυτοματισμών που εκτελούν εργασίες και διαδικασίες σε συνεχή βάση, εφαρμόζοντας δεξιότητες, κανόνες και δεδομένα ανάλογα με τις ανάγκες κάθε λειτουργίας.
Εκτέλεση: να διατηρούμε τις διαδικασίες σε λειτουργία
Υπάρχουν διαδικασίες που απλά πρέπει να πραγματοποιηθούν. Οι εγκρίσεις, οι επαναλαμβανόμενες εργασίες, η επεξεργασία πληροφοριών, ο συντονισμός μεταξύ συστημάτων ή οι ενέργειες που σχετίζονται με δεδομένα και επικοινωνίες αποτελούν μέρος της καθημερινής λειτουργίας ενός οργανισμού.
Η κατηγορία «Εκτέλεση» περιλαμβάνει τη δυνατότητα εκτέλεσης αυτών των διαδικασιών με τρόπο δομημένο, επαναλαμβανόμενο και συνεχή, χωρίς να απαιτείται αντίστοιχη αύξηση του ανθρώπινου κόπου.
- Κατασκευή του Automation Studio: επιτρέπει τη δημιουργία αυτομάτων ικανών να εκτελούν διαδικασίες συνδυάζοντας δεξιότητες, κανόνες, δεδομένα και ενσωματώσεις.
- HR Plus: μετατρέπει τις επαναλαμβανόμενες διαδικασίες του τμήματος Ανθρώπινου Δυναμικού από τη χειροκίνητη διαχείριση σε μια δομημένη εκτέλεση μέσω αυτοματισμών.
- MB4 Email & Διαδικασίες: εκτελεί διαδικασίες που βασίζονται σε δεδομένα, ενέργειες και επικοινωνίες, σε συνεχή βάση και σε μεγάλη κλίμακα.
Η αξία δεν έγκειται απλώς στην αυτοματοποίηση μιας εργασίας: έγκειται στην ενσωμάτωση μόνιμης ικανότητας για την εκτέλεση μιας λειτουργίας.
Επικοινωνία: να μεταδίδεται κάθε μήνυμα
Πολλές επικοινωνίες δεν είναι δευτερεύουσες, αλλά αποτελούν μέρος της ίδιας της διαδικασίας: μια ειδοποίηση που προκαλείται από ένα γεγονός, ένα συναλλακτικό μήνυμα που δημιουργείται από ένα σύστημα ή μια επικοινωνία που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο κοινό.
Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει τη δυνατότητα εκτέλεσης και διατήρησης αυτών των επικοινωνιών με έγκαιρο τρόπο, καθώς και την παρακολούθηση και την ιχνηλασιμότητά τους.
- Ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο: μετατρέπει τα επιχειρησιακά συμβάντα σε ειδοποιήσεις που εκτελούνται την κατάλληλη στιγμή.
- MB3 Email Marketing: επιτρέπει τη διαχείριση στοχευμένων, μετρήσιμων και μαζικών επικοινωνιών μέσω email marketing.
- Ρελέ: εκτελεί συναλλακτικές επικοινωνίες, μία προς μία, από υπάρχοντα συστήματα, μέσω SMTP ή API.
Το ερώτημα δεν είναι πλέον απλώς «μπορούμε να στείλουμε αυτό το μήνυμα;», αλλά «μπορούμε να διατηρήσουμε αυτή την επικοινωνία ως μέρος της λειτουργίας μας;»
Έλεγχος: να γνωρίζουμε τι συμβαίνει
Η εκτέλεση διαδικασιών δεν αρκεί αν δεν μπορείς να τις παρατηρείς και να τις εποπτεύεις. Τα συστήματα, οι ταυτότητες, οι πρόσβασεις και τα δεδομένα παράγουν συνεχώς σήματα που πρέπει να μετατραπούν σε χρήσιμες πληροφορίες για να διατηρηθεί ο έλεγχος.
Το Controlar διαθέτει τη δυνατότητα να παρακολουθεί τη λειτουργία, να επεξεργάζεται συμβάντα και να διατηρεί συνεχώς την ορατότητα και την ιχνηλασιμότητα.
- Τηλεμετρία: παρακολουθεί τα συστήματα μέσω δεικτών, ιχνών, αρχείων καταγραφής και συμβάντων, προκειμένου να διατηρεί την εικόνα της λειτουργίας τους.
- Γεγονότα ασφαλείας IAM: παρακολουθεί τα στοιχεία ταυτότητας, τις προσβάσεις και τα συμβάντα ασφαλείας, και εξασφαλίζει την ιχνηλασιμότητα των εξουσιοδοτήσεων και της δραστηριότητας.
- Διαχείριση απορρήτου δεδομένων: διαχειρίζεται τις διαδικασίες που σχετίζονται με την προστασία των δεδομένων και τις σχετικές αιτήσεις, και εξασφαλίζει τον έλεγχο και την ιχνηλασιμότητα κατά τη διάρκεια της εκτέλεσής τους.
Ο έλεγχος σημαίνει να μπορεί κανείς να κατανοήσει τι συμβαίνει, να εντοπίζει σημαντικές καταστάσεις και να διαθέτει στοιχεία για την εποπτεία της λειτουργίας.
Φύλαξη: να διατηρείς ό,τι πρέπει να διατηρήσεις
Μια επιχείρηση παράγει επίσης έγγραφα, αρχεία και αποδεικτικά στοιχεία, τα οποία πρέπει να παραμένουν διαθέσιμα, άθικτα και προστατευμένα για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται.
Το Custodiar διαθέτει εξειδικευμένες δυνατότητες για τη διαφύλαξη αυτών των πληροφοριών με ιχνηλασιμότητα, έλεγχο και πολιτικές διατήρησης.
- FileBunker: φυλάσσει τα έγγραφα και διασφαλίζει τον έλεγχο πρόσβασης, την ιχνηλασιμότητα και την επαληθεύσιμη ακεραιότητα.
- LogBunker: συγκεντρώνει και διατηρεί τα αρχεία καταγραφής και τα λειτουργικά αρχεία, ώστε να υπάρχει ιστορικό και επαληθεύσιμα αποδεικτικά στοιχεία.
Δεν πρόκειται απλώς για την αποθήκευση πληροφοριών. Πρόκειται για τη δυνατότητα να τις διατηρούμε και να αποδεικνύουμε τι συνέβη, κάθε φορά που αυτό απαιτείται από έναν έλεγχο, μια έρευνα ή την ίδια τη λειτουργία.
Τέσσερις δυνατότητες, μία και η ίδια λειτουργία
Η εκτέλεση, η επικοινωνία, ο έλεγχος και η φύλαξη δεν αποτελούν τέσσερις ξεχωριστούς κόσμους. Σε μια και την ίδια επιχείρηση μπορεί να εμπλέκονται πολλές από αυτές τις ικανότητες.
Μια διαδικασία μπορεί να απαιτεί αυτόματη εκτέλεση, να δημιουργεί επικοινωνία, να παράγει συμβάντα που πρέπει να παρακολουθούνται και να αφήνει αρχεία που πρέπει να διατηρούνται. Κάθε Βασικό Σύστημα καλύπτει μια συγκεκριμένη ανάγκη, ενώ το σύνολο τους επιτρέπει την προσέγγιση της λειτουργίας από διαφορετικές διαστάσεις.
Γι’ αυτό το σημείο εκκίνησης δεν είναι η επιλογή ενός προϊόντος. Είναι να προσδιορίσεις τι πρέπει να διατηρήσεις σε λειτουργία.
- Χρειάζεσαι να θέσεις σε εφαρμογή διαδικασίες; Εκτέλεση.
- Χρειάζεσαι να διατηρήσεις επικοινωνία; Επικοινωνία.
- Χρειάζεσαι να παρατηρείς και να επιβλέπεις; Έλεγχος.
- Χρειάζεσαι να διατηρήσεις πληροφορίες και αποδεικτικά στοιχεία; Να φυλάσσω.
Από εκεί μπορείς να προσδιορίσεις το Βασικό Σύστημα που ενσωματώνει την ικανότητα που χρειάζεται ο οργανισμός σου.
Μάθετε περισσότερα για τις τέσσερις κατηγορίες και τα 11 Βασικά Συστήματα του MasterBase® →
