Organizacja nie musi jedynie zautomatyzować zadań. Musi zapewnić realizację określonych procesów, dostarczanie komunikatów, wgląd w to, co się dzieje, a także dostępność i integralność ważnych dokumentów i rejestrów.
MasterBase® dzieli te potrzeby na cztery kategorie systemów kluczowych: realizacja, komunikacja, kontrola i ochrona. Każda z nich odpowiada innemu rodzajowi potrzeby operacyjnej i obejmuje wyspecjalizowane systemy kluczowe służące jej zaspokojeniu.
Wszystkie opierają się na tej samej logice: zwiększanie zdolności operacyjnej poprzez wykorzystanie automatów, które w sposób ciągły wykonują zadania i procesy, stosując umiejętności, reguły i dane zgodnie z wymaganiami danej operacji.
Uruchom: zapewnić ciągłość procesów
Są procesy, które po prostu muszą mieć miejsce. Uzyskiwanie zgód, powtarzające się zadania, przetwarzanie informacji, koordynacja między systemami oraz działania związane z danymi i komunikacją stanowią część codziennego funkcjonowania organizacji.
Kategoria „Wykonaj” zapewnia możliwość realizacji tych procesów w sposób uporządkowany, powtarzalny i ciągły, bez konieczności proporcjonalnego zwiększania nakładu pracy ludzkiej.
- Automation Studio Build: umożliwia tworzenie automatów zdolnych do wykonywania procesów poprzez łączenie umiejętności, reguł, danych i integracji.
- HR Plus: przekształca powtarzalne procesy kadrowe z ręcznego zarządzania w ustrukturyzowaną realizację za pomocą automatów.
- MB4 Email & Processes: w sposób ciągły i na dużą skalę realizuje procesy oparte na danych, działaniach i komunikacji.
Wartość nie polega wyłącznie na zautomatyzowaniu zadania: polega na zapewnieniu stałej zdolności do wykonywania danej operacji.
Komunikować się: dopilnować, by każda wiadomość dotarła do adresata
Wiele komunikatów nie ma charakteru dodatkowego, lecz stanowi część samej operacji: powiadomienie wywołane przez zdarzenie, komunikat transakcyjny wygenerowany przez system lub komunikat skierowany do określonej grupy odbiorców.
Kategoria ta obejmuje możliwość realizacji i utrzymywania tej komunikacji w odpowiednim czasie, z zapewnieniem monitorowania i identyfikowalności.
- Powiadomienia w czasie rzeczywistym: przekształca zdarzenia operacyjne w powiadomienia wysyłane w odpowiednim momencie.
- MB3 Email Marketing: umożliwia zarządzanie segmentowanymi, mierzalnymi i realizowanymi na dużą skalę kampaniami e-mail marketingowymi.
- Przekaźnik: realizuje komunikację transakcyjną, w trybie jeden do jednego, z istniejących systemów za pośrednictwem protokołu SMTP lub interfejsu API.
Pytanie nie brzmi już wyłącznie: «Czy możemy wysłać tę wiadomość?», ale raczej: «Czy jesteśmy w stanie utrzymać tę komunikację w ramach naszej działalności?”.
Kontrolować: dowiedzieć się, co się dzieje
Uruchamianie procesów nie wystarczy, jeśli nie można ich obserwować i monitorować. Systemy, tożsamości, uprawnienia dostępu i dane nieustannie generują sygnały, które należy przekształcić w użyteczne informacje, aby zachować kontrolę.
System Controlar umożliwia monitorowanie pracy, przetwarzanie zdarzeń oraz zapewnienie ciągłej widoczności i identyfikowalności.
- Telemetria: monitoruje systemy za pomocą wskaźników, śladów, logów i zdarzeń, aby zapewnić wgląd w ich działanie.
- Zdarzenia zabezpieczeń IAM: monitoruje tożsamości, dostępy i zdarzenia związane z bezpieczeństwem oraz zapewnia śledzalność uprawnień i działań.
- Zarządzanie prywatnością danych: zarządza działaniami związanymi z ochroną danych osobowych oraz powiązanymi wnioskami, a także zapewnia kontrolę i identyfikowalność na każdym etapie ich realizacji.
Kontrola oznacza zdolność do zrozumienia tego, co się dzieje, wykrywania istotnych sytuacji oraz dysponowania dowodami umożliwiającymi nadzorowanie działalności.
Pilnować: zachowaj to, co należy zachować
W ramach działalności powstają również dokumenty, rejestry i dowody, które muszą pozostawać dostępne, nienaruszone i zabezpieczone przez wymagany okres czasu.
Custodiar oferuje specjalistyczne funkcje umożliwiające zabezpieczenie tych informacji poprzez zapewnienie identyfikowalności, kontroli i zasad przechowywania.
- FileBunker: przechowuje dokumenty oraz zapewnia kontrolę dostępu, identyfikowalność i weryfikowalną integralność.
- LogBunker: centralizuje i archiwizuje logi oraz zapisy operacyjne, aby zapewnić dostęp do historii i weryfikowalnych dowodów.
Nie chodzi tylko o przechowywanie informacji. Chodzi o to, by móc je zachować i wykazać, co się wydarzyło, za każdym razem, gdy wymaga tego audyt, dochodzenie lub sama operacja.
Cztery możliwości, jedna operacja
Realizacja, komunikacja, kontrola i nadzór nie stanowią czterech odrębnych obszarów. W ramach jednej operacji może mieć miejsce wykorzystanie kilku z tych kompetencji.
Proces może wymagać automatycznego wykonania, generowania komunikatów, wywoływania zdarzeń, które należy monitorować, oraz tworzenia zapisów, które należy zachować. Każdy system kluczowy zaspokaja konkretną potrzebę, a całość pozwala podejść do działania z różnych perspektyw.
Dlatego punktem wyjścia nie jest wybór produktu. Chodzi o ustalenie, co musisz utrzymać w dobrym stanie.
- Czy chcesz wdrożyć nowe procesy? Uruchom.
- Czy potrzebujesz utrzymywać kontakt? Komunikować się.
- Czy potrzebujesz obserwować i nadzorować? Kontrolować.
- Czy chcesz zabezpieczyć informacje i dowody? Pilnować.
Na tej podstawie możesz zidentyfikować system podstawowy, który obejmuje funkcje potrzebne Twojej organizacji.
Dowiedz się więcej o czterech kategoriach i 11 podstawowych systemach MasterBase® →
