Organizacija ne potrebuje le avtomatizacije nalog. Potrebuje, da se določeni procesi izvajajo, da komunikacija poteka nemoteno, da je zagotovljen pregled nad dogajanjem ter da so pomembni dokumenti in evidence vedno na voljo in nepoškodovani.
MasterBase® te potrebe razvršča v štiri kategorije ključnih sistemov: izvajanje, komunikacija, nadzor in varovanje. Vsaka od njih odgovarja na drugačno vrsto operativne potrebe in združuje specializirane ključne sisteme za njeno reševanje.
Vsi temeljijo na isti logiki: povečanje operativne zmogljivosti z avtomati, ki neprekinjeno izvajajo naloge in procese ter pri tem uporabljajo veščine, pravila in podatke glede na potrebe posamezne operacije.
Zaženi: ohranjati nemoten potek procesov
Nekateri procesi se preprosto morajo zgoditi. Odobritve, ponavljajoče se naloge, obdelava podatkov, usklajevanje med sistemi ali dejavnosti, povezane s podatki in komunikacijo, so del vsakodnevnega delovanja organizacije.
Kategorija »Izvedba« omogoča izvajanje teh procesov na strukturiran, ponovljiv in neprekinjen način, ne da bi se s tem sorazmerno povečal obseg človeškega dela.
- Avtomatizacija Studio Build: omogoča razvoj avtomatov, ki so sposobni izvajati procese s kombinacijo veščin, pravil, podatkov in integracij.
- HR Plus: prevaja ponavljajoče se procese na področju človeških virov iz ročnega upravljanja v strukturirano izvajanje s pomočjo avtomatov.
- MB4 E-pošta in procesi: neprekinjeno in v velikem obsegu izvaja procese, ki temeljijo na podatkih, ukrepih in komunikaciji.
Vrednost ni le v avtomatizaciji naloge: vrednost je v vključitvi trajne zmogljivosti za izvajanje postopka.
Komunicirati: posredovati vsako sporočilo
Mnoga sporočila niso le dodatna, temveč so del same operacije: obvestilo, ki ga sproži nek dogodek, transakcijsko sporočilo, ki ga ustvari sistem, ali sporočilo, namenjeno omejeni ciljni skupini.
Ta kategorija vključuje zmožnost izvajanja in vzdrževanja te komunikacije na pravočasen način, z nadzorom in sledljivostjo.
- Obvestila v realnem času: operativne dogodke pretvori v obvestila, ki se izvedejo ob pravem času.
- MB3 Trženje e-pošte: omogoča upravljanje segmentiranih, merljivih in obsežnih e-poštnih marketinških sporočil.
- Rele: izvaja transakcijsko komunikacijo, ena na ena, iz obstoječih sistemov prek SMTP ali API.
Vprašanje ni več zgolj «Ali lahko pošljemo to sporočilo?», temveč postane «Ali lahko to komunikacijo ohranimo kot del našega delovanja?«
Nadzorovati: vedeti, kaj se dogaja
Izvajanje procesov ni dovolj, če jih ni mogoče opazovati in nadzorovati. Sistemi, identitete, dostopi in podatki nenehno ustvarjajo signale, ki jih je treba pretvoriti v koristne informacije, da se ohrani nadzor.
Sistem Controlar omogoča spremljanje delovanja, obdelavo dogodkov ter neprekinjeno zagotavljanje preglednosti in sledljivosti.
- Telemetrija: spremlja sisteme s pomočjo kazalnikov, sledenj, dnevnikov in dogodkov, da ohranja pregled nad njihovim delovanjem.
- Varnostni dogodki IAM: nadzoruje identitete, dostope in varnostne dogodke ter zagotavlja sledljivost pooblastil in dejavnosti.
- Upravljanje zasebnosti podatkov: upravlja postopke v zvezi z varstvom osebnih podatkov in s tem povezanimi zahtevki ter zagotavlja nadzor in sledljivost med njihovim izvajanjem.
Nadzor pomeni, da lahko razumemo, kaj se dogaja, prepoznamo pomembne situacije in imamo na voljo dokaze za spremljanje delovanja.
Varovati: ohrani tisto, kar moraš ohraniti
V okviru poslovanja nastajajo tudi dokumenti, evidence in dokazi, ki morajo ostati na voljo, nepoškodovani in zaščiteni toliko časa, kolikor je potrebno.
Custodiar vključuje specializirane zmogljivosti za varovanje teh podatkov s sledljivostjo, nadzorom in politikami hrambe.
- FileBunker: hrani dokumente ter zagotavlja nadzor dostopa, sledljivost in preverljivo celovitost.
- LogBunker: centralizira in hrani dnevnike ter operativne zapise, da so na voljo zgodovina in preverljivi dokazi.
Ne gre le za shranjevanje podatkov. Gre za to, da jih lahko ohranimo in dokažemo, kaj se je zgodilo, kadarkoli to zahteva revizija, preiskava ali sam posel.
Štiri zmogljivosti, en sam postopek
Izvajanje, komuniciranje, nadzor in varovanje niso štirje ločeni svetovi. V isti operaciji lahko sodeluje več od teh sposobnosti.
Proces je morda treba izvesti samodejno, sprožiti komunikacijo, ustvariti dogodke, ki jih je treba spremljati, in pustiti zapise, ki jih je treba hraniti. Vsak ključni sistem rešuje določeno potrebo, medtem ko celota omogoča obravnavo delovanja z različnih vidikov.
Zato izhodišče ni izbira izdelka. Gre za to, da ugotoviš, kaj moraš ohraniti v delovanju.
- Ali morate vzpostaviti nove procese? Zaženi.
- Ali potrebujete komunikacijo? Komunicirati.
- Ali potrebujete opazovanje in nadzor? Nadzorovati.
- Ali morate zavarovati podatke in dokaze? Varovati.
Na tej podlagi lahko opredeliš ključni sistem, ki vključuje zmogljivosti, ki jih tvoja organizacija potrebuje.
Več o štirih kategorijah in 11 osnovnih sistemih MasterBase® →
