Un'organizzazione non ha solo bisogno di automatizzare le attività. Ha bisogno che determinati processi vengano eseguiti, che le comunicazioni vengano trasmesse, che vi sia visibilità su ciò che accade e che i documenti e i registri importanti rimangano disponibili e integri.
MasterBase® suddivide tali esigenze in quattro categorie di sistemi essenziali: Esecuzione, Comunicazione, Controllo e Protezione. Ciascuna di esse risponde a un diverso tipo di esigenza operativa e riunisce sistemi essenziali specializzati per soddisfarla.
Tutti seguono la stessa logica: potenziare la capacità operativa tramite automi che eseguono attività e processi in modo continuo, applicando competenze, regole e dati in base alle esigenze di ciascuna operazione.
Esegui: mantenere i processi in corso
Ci sono processi che devono semplicemente svolgersi. Approvazioni, attività ricorrenti, elaborazione delle informazioni, coordinamento tra sistemi o azioni legate ai dati e alle comunicazioni fanno parte del funzionamento quotidiano di un’organizzazione.
La categoria "Esegui" offre la possibilità di eseguire tali processi in modo strutturato, ripetibile e continuo, senza che l'impegno umano debba aumentare in misura proporzionale.
- Automation Studio Build: consente di realizzare automi in grado di eseguire processi combinando competenze, regole, dati e integrazioni.
- HR Plus: trasforma i processi ricorrenti delle Risorse Umane, passando da una gestione manuale a un'esecuzione strutturata tramite automi.
- MB4 Email e processi: esegue processi basati su dati, azioni e comunicazioni in modo continuo e su larga scala.
Il valore non sta solo nell’automatizzare un’attività: sta nell’integrare la capacità permanente di eseguire un’operazione.
Comunicare: far arrivare ogni messaggio
Molte comunicazioni non sono accessorie, ma fanno parte dell’operazione stessa: una notifica generata da un evento, un messaggio transazionale generato da un sistema o una comunicazione rivolta a un pubblico ristretto.
Questa categoria prevede la capacità di gestire e mantenere tali comunicazioni in modo tempestivo, con un adeguato monitoraggio e tracciabilità.
- Real-time Notifications: trasforma gli eventi operativi in notifiche inviate al momento giusto.
- MB3 Email Marketing: consente di gestire campagne di email marketing segmentate, misurabili e su larga scala.
- Relay: esegue comunicazioni transazionali, una per una, da sistemi esistenti, tramite SMTP o API.
La domanda non è più solo «possiamo inviare questo messaggio?», ma diventa «possiamo mantenere questa comunicazione nell’ambito della nostra operazione?».
Controllare: sapere cosa sta succedendo
Eseguire i processi non è sufficiente se non è possibile osservarli e monitorarli. Sistemi, identità, accessi e dati generano continuamente segnali che devono essere trasformati in informazioni utili per mantenere il controllo.
Controlar offre la possibilità di monitorare il funzionamento, elaborare gli eventi e garantire visibilità e tracciabilità in modo continuo.
- Telemetry: monitora i sistemi tramite metriche, tracce, log ed eventi per mantenere la visibilità sul loro comportamento.
- IAM Security Events: monitora le identità, gli accessi e gli eventi di sicurezza e garantisce la tracciabilità delle autorizzazioni e delle attività.
- Data Privacy Management: gestisce le operazioni relative alla privacy dei dati e alle richieste correlate, garantendo il controllo e la tracciabilità durante la loro esecuzione.
Controllare significa essere in grado di comprendere cosa sta accadendo, individuare le situazioni rilevanti e disporre di dati per supervisionare l'operazione.
Custodire: preservare ciò che devi conservare
Un’operazione genera inoltre documenti, registrazioni e prove che devono rimanere disponibili, integri e protetti per tutto il tempo necessario.
Custodiar offre funzionalità specializzate per la conservazione di tali informazioni, garantendo tracciabilità, controllo e politiche di conservazione.
- FileBunker: conserva i documenti e garantisce il controllo degli accessi, la tracciabilità e l'integrità verificabile.
- LogBunker: centralizza e conserva i log e i registri operativi per disporre di una cronologia e di prove verificabili.
Non si tratta solo di archiviare informazioni. Si tratta di poterle conservare e dimostrare cosa è successo, ogni volta che un audit, un’indagine o la stessa operazione lo richiedano.
Quattro capacità, un’unica operazione
Agire, comunicare, controllare e custodire non rappresentano quattro mondi distinti. In una stessa operazione possono intervenire diverse di queste capacità.
Un processo può richiedere l'esecuzione automatica, generare una comunicazione, produrre eventi che devono essere monitorati e lasciare registrazioni che devono essere conservate. Ogni sistema essenziale risponde a un'esigenza specifica, mentre l'insieme consente di affrontare l'operazione da diverse prospettive.
Ecco perché il punto di partenza non è scegliere un prodotto, ma capire cosa devi mantenere in funzione.
- Hai bisogno di avviare dei processi? Esegui.
- Hai bisogno di mantenere i contatti? Comunicare.
- Hai bisogno di osservare e supervisionare? Controllare.
- Hai bisogno di conservare informazioni e prove? Custodire.
Da lì puoi individuare il Sistema Essenziale che racchiude la capacità di cui la tua organizzazione ha bisogno.
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