Напротив, те, кто уже сделал этот шаг, даже не могут представить себе жизнь без автоматизации. Как правило, это люди, способные заметить рутинные и повторяющиеся задачи в компании и придумать, как компьютерная система могла бы выполнять эти задачи, экономя им огромное количество времени каждую неделю. Но это не всегда происходит спонтанно.
Автоматизация - это привычка, которую необходимо выработать
Чтобы добиться этого, вы должны взять за привычку регулярно анализировать свои ежедневные рабочие процессы, обращать внимание на то, что можно автоматизировать, и автоматизировать это. Если вы будете делать это регулярно, то удивитесь, как часто сможете обнаружить новые возможности для оптимизации. Привычка, по самому определению, приобретается не теорией, а практикой, и в MasterBase® мы знаем это на собственном опыте. Каждый сотрудник, автоматизировавший какой-либо процесс, возвращается, чтобы создать еще больше решений по автоматизации.
Как правило, каждую неделю они пишут обновление, которое, хотя и фокусируется на приоритетах, также включает список задач, которые уже выполнены, и список задач, которые необходимо выполнить, то есть существует две точки, в которых отслеживаются выполненные задачи. Очень хорошим примером задачи, которую можно автоматизировать, является следующая: информация, которую предоставляет одно приложение, должна быть передана другому.
Можно считать, что автоматизация уже вошла в привычку, когда вы научились определять задачи, которые можно автоматизировать. Мы расскажем об этом подробнее на нескольких примерах.
Шаг 1: Определите повторяющуюся задачу
Это может быть самым сложным аспектом: понять, когда нужно автоматизировать задачу. Часто бывает так, что мы погрязли в ежедневной рабочей рутине и не задумываемся о том, что все могло бы быть иначе. Другими словами, проще жаловаться на рутину, чем что-то делать.
Хитрость заключается в том, чтобы обратить внимание на действия, которые вы выполняете каждый день, и спросить себя, какие из них может выполнить компьютер без вашего вмешательства. Вы придете к выводу, что автоматизировать задачу можно, если:
- Это то, что вы должны делать регулярно или по расписанию.
- Он предполагает перенос информации из одного приложения в другое вручную.
- Это скучно и не требует дальнейших размышлений или применения суждений.
- Это отвлекает вас от того, чем вы действительно хотите заниматься.
Если вы регулярно работаете с компьютером, есть вероятность, что вы выполняете задачи, которые соответствуют как минимум двум, а то и всем этим пунктам.
Характер этих задач будет зависеть от типа бизнеса, которым вы занимаетесь.
Например, если целью является сбор информации о клиентах из различных онлайн-форм и добавление их в CRM и платформу маркетинга электронной почты, вполне возможно скопировать одну за другой контактные данные из ответов формы и вставить их в другие приложения. Но когда ваш бизнес растет, это становится ненужной тратой времени.
Еще один частый случай - оптимизация социальных сетей. Вы можете вручную опубликовать фотографию в Instagram, Twitter и на странице вашей компании в Facebook. Но можно также настроить автоматизацию, которая будет захватывать все фотографии из Instagram и одновременно размещать их во всех остальных социальных сетях.
Шаг 2: Инвестируйте время в решение проблемы
После того как вы определили задачу, которую можно автоматизировать, начинается самый увлекательный этап: настройка автоматизации.
Неудивительно, что в итоге вы затягиваете работу на неопределенный срок, настолько увязнув в рабочих процессах, что не можете остановиться, чтобы установить автоматизацию, которая сэкономит время.
Первое, что мы советуем в этой связи, - не делать вид, что автоматизация, по крайней мере на первом этапе, решает все. Другими словами, не думайте о слишком амбициозных решениях по автоматизации, не стремитесь быть всеобъемлющими.
В MasterBase® мы предпочитаем работать по спиральной методологии, которая заключается в том, чтобы начать с малого, автоматизировав несколько задач. Результат, который вы получите, обеспечит вам более широкую поддержку и продемонстрирует ценность этого подхода: успех первой простой автоматизации направит вас к следующим шагам, покажет, как продолжить автоматизацию, затем еще одну... пока вы не достигнете более высокого уровня сложности, но всегда постепенно и прогрессивно:
- Всегда идите от меньшего к большему, от простого к сложному.
- Определите действительно срочную, наиболее критическую потребность в автоматизации.
- Перечислите шаги, из которых складывается решение.
- Выберите Quick Win Process (QWP) в качестве отправной точки.
QWP - это те процессы, которые сразу же достигают успеха в автоматизации и создают "вау-фактор". Главное - показать первые результаты, которые ускоряют инициативу по внедрению цифровых инноваций и мотивируют продолжать двигаться по этому пути.
- Они решают критические задачи и способствуют дальнейшей эскалации.
- Они могут быть частью нескольких решений (в виде подстановочного знака).
- Они быстро реализуются, поскольку должны приносить результаты в краткосрочной перспективе.
Если вы только учитесь создавать автоматизированные процессы, это может показаться непосильной задачей. Но не пугайтесь, потому что в MasterBase® все начинается с полного курса, абсолютно бесплатного, который научит вас автоматизировать процессы так же просто, как и завершать их, легко и быстро. Этот сертифицированный курс называется Discover Automation, и вы можете узнать о нем больше и зарегистрироваться на него. здесь .
Шаг 3: Повторите автоматизацию (и избавьтесь от того, что не работает).
Вы можете подумать, что на шаге 2 все заканчивается, потому что вы уже автоматизировали, но это не так. Все можно довести до совершенства, и часто автоматизация требует доработки после того, как она установлена. Опять же, это означает, что нужно сделать резервную копию и изучить свой процесс. Облегчает ли автоматизация вашу жизнь? Как она может помочь еще больше? Как расширить ее диапазон и возможности?
Приобретение привычки к автоматизации позволит вам сэкономить время, но только если вы сначала потратите немного времени. Вы должны уметь определять, когда задача может быть автоматизирована, тратить время на ее автоматизацию и повторять эти системы после их создания. Это должно быть то, что вы делаете намеренно, прямолинейно. В среднесрочной перспективе вы будете поражены тем, сколько времени вы и ваша организация сможете сэкономить и какой эффективности достигнут ваши услуги.
Если автоматизация войдет в привычку, это напрямую повлияет на уровень вашей производительности, а также поможет вам найти работу, ведь умение автоматизировать - это очень ценный навык.
