Αντίθετα, όσοι έχουν ήδη κάνει αυτό το βήμα δεν θα μπορούσαν καν να φανταστούν τη ζωή χωρίς την αυτοματοποίηση. Πρόκειται συνήθως για ανθρώπους που έχουν την ικανότητα να εντοπίζουν τις συνήθεις και επαναλαμβανόμενες εργασίες σε μια εταιρεία και να επινοούν τρόπους με τους οποίους ένα σύστημα υπολογιστή θα μπορούσε να εκτελεί αυτές τις εργασίες, εξοικονομώντας τους πολύ χρόνο κάθε εβδομάδα. Αλλά αυτό είναι κάτι που δεν συμβαίνει πάντα αυθόρμητα.
Η αυτοματοποίηση είναι μια συνήθεια που πρέπει να αναπτύξετε
Για να το πετύχετε αυτό, πρέπει να συνηθίσετε να επανεξετάζετε τακτικά τις καθημερινές ροές εργασίας σας, να δίνετε προσοχή σε ό,τι θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί και να το αυτοματοποιείτε. Αν το κάνετε αυτό σε τακτική βάση, θα εκπλαγείτε με το πόσο συχνά μπορείτε να εντοπίσετε νέες βελτιστοποιήσεις που πρέπει να γίνουν. Μια συνήθεια, εξ ορισμού, δεν είναι κάτι που αποκτάται με τη θεωρία, αλλά με την πρακτική, και στο MasterBase® το γνωρίζουμε αυτό από την εμπειρία μας. Κάθε εργαζόμενος που αυτοματοποιεί μια διαδικασία επιστρέφει για να δημιουργήσει περισσότερες λύσεις αυτοματοποίησης.
Συνήθως, κάθε εβδομάδα γράφουν μια ενημέρωση η οποία, ενώ εστιάζει στις προτεραιότητες, περιλαμβάνει επίσης έναν κατάλογο εργασιών που έχουν ήδη ολοκληρωθεί και έναν κατάλογο εργασιών που πρόκειται να ολοκληρωθούν, πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχουν δύο σημεία στα οποία παρακολουθούνται οι ολοκληρωμένες εργασίες. Ένα πολύ καλό παράδειγμα μιας εργασίας που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί είναι το εξής: οι πληροφορίες που παρέχει μια εφαρμογή πρέπει να μεταφερθούν σε μια άλλη.
Η αυτοματοποίηση μπορεί να θεωρηθεί ότι έχει ήδη αρχίσει να γίνεται συνήθεια όταν έχετε μάθει να εντοπίζετε τις εργασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Θα το αναλύσουμε αυτό με μερικά παραδείγματα.
Βήμα 1: Εντοπίστε μια επαναλαμβανόμενη εργασία
Αυτή μπορεί να είναι η πιο δύσκολη πτυχή: να συνειδητοποιήσετε πότε πρέπει να αυτοματοποιήσετε μια εργασία. Είναι σύνηθες να εγκλωβίζεται κανείς στην καθημερινή ρουτίνα της εργασίας και να μην αναρωτιέται ποτέ αν τα πράγματα θα μπορούσαν να είναι διαφορετικά. Με άλλα λόγια, είναι ευκολότερο να παραπονιέστε για την αγγαρεία παρά να κάνετε κάτι γι' αυτήν.
Το κόλπο είναι να δώσετε προσοχή στις δραστηριότητες που κάνετε καθημερινά και να αναρωτηθείτε ποιες από αυτές θα μπορούσαν να γίνουν από έναν υπολογιστή, χωρίς τη δική σας παρέμβαση. Θα καταλήξετε στο συμπέρασμα ότι μπορείτε να αυτοματοποιήσετε μια εργασία εάν:
- Είναι κάτι που πρέπει να κάνετε σε τακτική ή προγραμματισμένη βάση.
- Περιλαμβάνει τη χειροκίνητη μετακίνηση πληροφοριών μεταξύ μιας εφαρμογής και μιας άλλης.
- Είναι βαρετό και δεν απαιτεί περαιτέρω προβληματισμό ή εφαρμογή κρίσης.
- Σας απομακρύνει από αυτό που πραγματικά θέλετε να κάνετε.
Εάν εργάζεστε τακτικά με υπολογιστή, είναι πολύ πιθανό να εκτελείτε εργασίες που ευθυγραμμίζονται με τουλάχιστον δύο, αν όχι όλα, από αυτά τα σημεία.
Η φύση αυτών των καθηκόντων ποικίλλει ανάλογα με το είδος της επιχείρησης που δραστηριοποιείστε.
Για παράδειγμα, εάν ο στόχος είναι να συλλέγετε πληροφορίες πελατών από διάφορες ηλεκτρονικές φόρμες και να τις προσθέτετε στο CRM και στην πλατφόρμα μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, είναι απολύτως δυνατό να αντιγράφετε, μία προς μία, τις πληροφορίες επικοινωνίας από τις απαντήσεις των φορμών και να τις επικολλάτε σε άλλες εφαρμογές. Όταν όμως η επιχείρησή σας μεγαλώνει, αυτό γίνεται περιττή σπατάλη χρόνου.
Μια άλλη συχνή περίπτωση είναι η βελτιστοποίηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Μπορείτε να δημοσιεύσετε χειροκίνητα μια φωτογραφία στο Instagram, στο Twitter και στη σελίδα της εταιρείας σας στο Facebook. Αλλά μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε έναν αυτοματισμό που συλλαμβάνει όλες τις φωτογραφίες του Instagram και τις δημοσιεύει ταυτόχρονα σε όλα τα άλλα κοινωνικά δίκτυα.
Βήμα 2: Επένδυση χρόνου για την επίλυση του προβλήματος
Μόλις εντοπίσετε μια εργασία που θα μπορούσε να αυτοματοποιηθεί, αρχίζει η πιο διασκεδαστική φάση: η ρύθμιση της αυτοματοποίησης.
Δεν είναι λοιπόν περίεργο που καταλήγετε να αναβάλλετε επ' αόριστον, κολλώντας τόσο πολύ στις ροές εργασίας σας που δεν μπορείτε να σταματήσετε να ρυθμίζετε αυτοματισμούς εξοικονόμησης χρόνου.
Το πρώτο πράγμα που σας συμβουλεύουμε σχετικά είναι να μην προσποιείστε ότι η αυτοματοποίηση, τουλάχιστον σε αυτό το πρώτο στάδιο, λύνει τα πάντα. Με άλλα λόγια, μην σκέφτεστε λύσεις αυτοματοποίησης που είναι υπερβολικά φιλόδοξες, μην θέλετε να είναι ολοκληρωτικές.
Στο MasterBase® προτιμούμε να εργαζόμαστε με τη σπειροειδή μεθοδολογία, η οποία συνίσταται στο να ξεκινάμε από μικρό επίπεδο, αυτοματοποιώντας μερικές εργασίες. Το αποτέλεσμα που θα έχετε θα σας δώσει μια ευρύτερη υποστήριξη και θα καταδείξει την αξία αυτής της προσέγγισης: Η επιτυχία ενός πρώτου απλού αυτοματισμού θα σας καθοδηγήσει στα επόμενα βήματα, θα σας δείξει πώς να συνεχίσετε με έναν άλλο αυτοματισμό, και μετά με έναν άλλο... μέχρι να φτάσετε σε υψηλότερα επίπεδα πολυπλοκότητας, αλλά πάντα με σταδιακό και προοδευτικό τρόπο:
- Πηγαίνετε πάντα από το λιγότερο στο περισσότερο, από το απλό στο σύνθετο.
- Προσδιορίστε την πραγματικά επείγουσα, πιο κρίσιμη ανάγκη για αυτοματοποίηση.
- Καταγράψτε τα βήματα που θα αποτελέσουν τη λύση.
- Επιλέξτε τη διαδικασία Quick Win Process (QWP) ως σημείο εκκίνησης.
Οι QWPs είναι εκείνες οι διαδικασίες που επιτυγχάνουν άμεση επιτυχία στην αυτοματοποίηση και δημιουργούν έναν παράγοντα "wow". Το κλειδί είναι να παρουσιάσετε πρώιμα αποτελέσματα, τα οποία επιταχύνουν την πρωτοβουλία ψηφιακής καινοτομίας και παρακινούν να συνεχίσετε σε αυτή την πορεία.
- Επιλύουν την κρίσιμη διαδικασία και διευκολύνουν την περαιτέρω κλιμάκωση.
- Μπορούν να αποτελούν μέρος πολλών λύσεων (ως μπαλαντέρ).
- Εφαρμόζονται γρήγορα, καθώς πρέπει να αποφέρουν αποτελέσματα βραχυπρόθεσμα.
Αν μόλις μαθαίνετε πώς να δημιουργείτε αυτοματισμούς, αυτό μπορεί να σας φαίνεται υπερβολικό. Αλλά μην πτοείστε, γιατί στο MasterBase® όλα ξεκινούν με ένα πλήρες μάθημα, εντελώς δωρεάν, που θα σας διδάξει πώς να αυτοματοποιείτε διαδικασίες τόσο απλά όσο και ολοκληρωμένα, εύκολα και γρήγορα. Αυτό το πιστοποιημένο μάθημα ονομάζεται Discover Automation και μπορείτε να μάθετε περισσότερα γι' αυτό και να εγγραφείτε σε αυτό. εδώ .
Βήμα 3: Επαναλάβετε τους αυτοματισμούς σας (και ξεφορτωθείτε ό,τι δεν λειτουργεί)
Μπορεί να νομίζετε ότι όλα τελειώνουν στο βήμα 2, επειδή έχετε ήδη αυτοματοποιήσει, αλλά αυτό δεν ισχύει. Τα πάντα είναι τελειοποιήσιμα και είναι σύνηθες οι αυτοματισμοί να απαιτούν κάποια τελειοποίηση μετά τη δημιουργία τους. Και πάλι, αυτό σημαίνει δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και εξέταση της διαδικασίας σας. Η αυτοματοποίηση κάνει τη ζωή σας ευκολότερη; Πώς θα μπορούσε να συμβάλει ακόμη περισσότερο; Πώς να επεκτείνετε το εύρος και τις δυνατότητές της;
Η συνήθεια της αυτοματοποίησης θα σας εξοικονομήσει χρόνο, αλλά μόνο αν επενδύσετε πρώτα λίγο χρόνο. Πρέπει να είστε σε θέση να εντοπίζετε πότε μια εργασία μπορεί να αυτοματοποιηθεί, να ξοδεύετε χρόνο για την αυτοματοποίησή της και να επαναλαμβάνετε αυτά τα συστήματα μόλις δημιουργηθούν. Αυτό θα πρέπει να είναι κάτι που κάνετε σκόπιμα, ρητά. Μεσοπρόθεσμα, θα εκπλαγείτε από τον χρόνο που μπορείτε να εξοικονομήσετε εσείς και ο οργανισμός σας και από την αποτελεσματικότητα που θα επιτύχουν οι υπηρεσίες σας.
Το να κάνετε την αυτοματοποίηση συνήθεια θα ωφελήσει άμεσα τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας, αλλά μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να βρείτε δουλειά, επειδή η αυτοματοποίηση είναι μια ιδιαίτερα πολύτιμη επαγγελματική δεξιότητα.
