Και αν αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει την αποστολή χιλιάδων εγγράφων σε τακτικούς πελάτες κάθε μήνα, η πίεση είναι ακόμη μεγαλύτερη. Αυτό ακριβώς ήταν το σενάριο για την Consorcio Rentas Vitalicias, μέχρι που αποφάσισε να αυτοματοποιήσει με το MasterBase®.

Η πρόκληση: αποτελεσματικότητα υπό πίεση

Η Consorcio αντιμετώπιζε μια σαφή αλλά πολύπλοκη ανάγκη: να αυτοματοποιήσει την αποστολή των μηνιαίων διακανονισμών στους πελάτες της που είχαν συνταξιοδοτηθεί.

Μέχρι τότε, η διαδικασία ήταν ως επί το πλείστον χειροκίνητη: δημιουργία εγγράφων PDF σε ένα απομονωμένο σύστημα, φόρτωση βάσεων δεδομένων στην πλατφόρμα διανομής, εξατομίκευση των αποστολών και αποσπασματική παρακολούθηση των αποτελεσμάτων.

Το μοντέλο αυτό, εκτός από χρονοβόρο, ήταν δύσκολο να κλιμακωθεί και δύσκολο να προσαρμοστεί γρήγορα στους κανονισμούς, οι οποίοι, όπως γνωρίζουμε, αλλάζουν συχνά.

Η πρόταση: μια πλήρως αυτοματοποιημένη και ασφαλής διαδικασία

Μαζί με την ομάδα συμβούλων MasterBase®, σχεδιάστηκε μια αυτοματοποιημένη διαδικασία που μεταμόρφωσε πλήρως τη διαχείριση των διακανονισμών. Το σημείο εκκίνησης ήταν ένα SFTP όπου η Consorcio καταθέτει τα αρχικά αρχεία XML.

Και το επόμενο βήμα, ο ορισμός της διαδικασίας:

1. Εξάγει αυτόματα πληροφορίες από XML και τη μετατρέπει σε μορφή JSON, χρησιμοποιώντας το εργαλείο TextConverter.
2. Δημιουργία εξατομικευμένων PDF με βάση πρότυπα που έχουν προηγουμένως σχεδιαστεί στο MasterBase®.
3. Κρυπτογράφηση εγγράφων με μοναδικούς κωδικούς πρόσβασης για κάθε πελάτη.
4. Ανεβάστε αρχεία στο cloud (FileBunker) και τα συσχετίζει με τους αντίστοιχους παραλήπτες τους.
5. Προετοιμάστε και στείλτε εξατομικευμένα μηνύματαΤα στοιχεία που απαιτούνται από την Εποπτική Αρχή Ασφαλίσεων.
6. Καταγράψτε το αποτέλεσμα κάθε αποστολήςΕλήφθη, άνοιγμα, κλικ, αναπήδηση και πολλά άλλα, όλα ορατά από το ενιαίο ταμπλό αναφοράς αποστολών.

Ολόκληρη η ροή πραγματοποιείται χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση, εξασφαλίζοντας ασφάλεια, ιχνηλασιμότητα και κανονιστική συμμόρφωση.

Ποιοτικά αποτελέσματα: αποτελεσματικότητα και πολλά άλλα

Το κύριο όφελος αυτής της εφαρμογής, πέρα από την εξάλειψη των επαναλαμβανόμενων εργασιών, είναι ότι επέτρεψε στην ομάδα της Κοινοπραξίας να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

• Επεκτασιμότητα χωρίς τριβέςΣήμερα, το Consorcio αποστέλλει εκατοντάδες χιλιάδες διακανονισμούς μηνιαίως, χωρίς να αυξάνει το λειτουργικό του βάρος.
• ΠροσαρμοστικότηταΑπό το 2022, η λύση έχει εξελιχθεί ώστε να ενσωματώνει νέους κανονισμούς, όπως η PGU ή το σταδιακό κλείδωμα του 2025, χωρίς να χρειάζεται επανασχεδιασμός του συστήματος.
• ΕπεκτασιμότηταΤο ίδιο μοντέλο έχει ήδη εφαρμοστεί στην CNLife και βρίσκεται σε διαδικασία επέκτασης σε νέα τμήματα ιδιωτικών οικισμών.
• Ασφάλεια και συμμόρφωσηΧάρη στην ατομική κρυπτογράφηση των εγγράφων PDF και τον πλήρη έλεγχο της ροής, η διαδικασία συμμορφώνεται με τα υψηλότερα κανονιστικά πρότυπα.

Η διαφορά του να το κάνεις με το MasterBase®.

Η εφαρμογή αυτής της λύσης ήταν κάτι πολύ περισσότερο από απλή αυτοματοποίηση. Μέσα σε μόλις 5 εβδομάδες, συμπεριλαμβανομένων δύο αρχικών συναντήσεων σχεδιασμού, 30 ωρών συμβουλευτικής και 8 ωρών εκπαίδευσης, η Consorcio είχε μια σταθερή, στιβαρή διαδικασία σε εφαρμογή, προσαρμοσμένη στις πραγματικές ανάγκες της.

Και το καλύτερο μέρος: εγκαταστάθηκε στο λογαριασμό σας MasterBase®, υπό τον αποκλειστικό σας έλεγχο και έτοιμο να αναπαραχθεί ή να προσαρμοστεί σύμφωνα με τη μελλοντική σας εξέλιξη.

Τι σημαίνει αυτό για εσάς;

Εάν ο οργανισμός σας ασχολείται με διαδικασίες που περιλαμβάνουν την αποστολή μεγάλου όγκου ευαίσθητων πληροφοριών, χρειάζεστε μια λύση όπως αυτή. Μια λύση που όχι μόνο αυτοματοποιεί, αλλά σέβεται την πολυπλοκότητα του κανονιστικού σας περιβάλλοντος, διασφαλίζει την ασφάλεια των πληροφοριών και σας παρέχει πλήρη έλεγχο, χωρίς να βασίζεται σε κλειστές λύσεις ή δαπανηρές εξωτερικές ενσωματώσεις.

Στο MasterBase®, είμαστε έτοιμοι και διαθέτουμε την πλατφόρμα για να σας βοηθήσουμε, με απλό, αποτελεσματικό και χαμηλού κόστους τρόπο, να αυτοματοποιήσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Είστε έτοιμοι να κάνετε αυτό το βήμα;