С течение на времето усвоихме много стратегии за максимално използване на автоматизацията и всички те произтичат от един начин на мислене - нагласата за автоматизация.
Какво представлява автоматизацията? Става дума за създаване на системи, които се управляват сами, за да се освободи време, което можете да посветите на дейности, които добавят повече стойност към работата ви.
В MasterBase® автоматизацията започва с конкретна задача, която клиентът иска да бъде изпълнена по-ефективно и ефикасно, което води до едно или повече действия, всички от които се изпълняват в приложенията, които те използват за изпълнение на работата.
Какво представлява манталитетът на автоматизацията? Тя е такава, че автоматизацията е в основата на всички дейности. Вместо автоматизацията да бъде последваща мисъл, тя е мислиПостоянно и проактивно показваме как автоматизацията може да оптимизира всеки работен процес.
Например: човек, който няма нагласа за автоматизация, ще се замисли за автоматизация само когато се сблъска с проблем. За разлика от него човек с нагласа за автоматизация винаги мисли как автоматизацията може да му помогне да свърши повече работа и в по-добра среда. Повече за по-малко (ресурси, време, усилия).
Как да развиете мислене за автоматизация
Разработването на нагласа за автоматизация започва с разглеждане на работните процеси и оценка на това как автоматизацията може да оптимизира операциите, да ускори растежа, да повиши надеждността и др.
Има три основни качества, които трябва да се търсят в една задача; ако откриете поне едно от тях, тази задача трябва да бъде автоматизирана:
РутинниУморителна работа като копиране/вмъкване и въвеждане на данни. При подобни дейности няма голямо значение дали се извършват от самия човек.
Fragile: Работата е много зависима от човешки грешки, като например печатни грешки или забравени стъпки.
ВестникПовтарящи се задачи, като напомняния и автоматични отговори.
След като откриете тези качества на често срещаните задачи в работата си, можете да помислите как да използвате автоматизацията, за да подобрите начина на изпълнението им.
Можете също така да оценявате работата си по приложенията, които използвате, и начина, по който ги използвате, за да определите дали тези задачи се вписват в рутинната, крехката и периодичната рамка, описана по-горе. Това е просто различен начин да погледнете на работата си.
ФормуляриФормуляри: Предназначени са за събиране на информация от клиенти, потенциални клиенти или членове на екипа. Автоматизацията, която започва с тези формуляри, може да задейства действия, като например съхраняване на данни, изпращане на данни или уведомяване на хора въз основа на определени условия.
Електронни таблици: Електронните таблици и базите данни могат да събират информация от различни източници, да я съхраняват за анализ и справка и да предоставят отправна точка на членовете на екипа за разпределяне на работата или за потвърждаване на данните, преди да изпратят информацията на друго място.
Действия по уведомяване: Автоматизация за уведомяване на член на екипа (или на самия него) чрез приложение за чат или предпочитан инструмент за управление на задачи, когато нещо е готово за следваща стъпка или трябва да се предприеме действие от уведомената страна.
Създаване на навици за автоматизация
Има шест навика, които могат да ви помогнат да накарате автоматизацията наистина да създаде стойност за вашия бизнес.
1. Започнете с малки стъпки (спираловидна методология)
Много хора правят грешката да се опитват да автоматизират всичко твърде скоро, когато започват пътя си към автоматизацията. Автоматизацията е процес и умение, което се усвоява чрез правене.
Препоръчваме ви винаги да започвате с просто, но много полезно работно предизвикателство и винаги да преминавате от по-малко към повече, от просто към сложно.
2. Обучете екипа си и разпространете манталитета на автоматизацията.
Важното е да придобием навика да обучаваме и разпространяваме този начин на мислене, тъй като автоматизацията е много по-ценна, когато всички я използват.
Фактът, че целият екип, а не само неговият ръководител, се автоматизира, спестява три пъти повече време и енергия. Освен това екипът има много по-добро разбиране за ежедневните задачи и работните процеси, които невинаги са видими за ръководството.
Като обучавате екипа си и му вдъхвате мислене за автоматизация, му давате възможност да направи работата си по-ефективна, а в много случаи и по-приятна.
3. Въпрос какне който
Вместо да се питате кой ще свърши работата, съсредоточете се върху начина, по който тя ще бъде свършена. След като навлезете по-дълбоко в действителния работен процес, ще откриете кои стъпки могат да бъдат автоматизирани.
Например, ако искате да генерирате процес на продажби, който разпределя потенциални клиенти: Първо определете всички стъпки, които трябва да предприемете, след това получете информация от уебсайта си, прехвърлете тази информация за новите потенциални клиенти в инструмента CRM, добавете новия потенциален клиент към списъка с имейли и го разпределете към търговски представител.
4. Предварително измерване на икономиите на време и пари
Когато решавате колко пари искате да похарчите за автоматизация, вземете предвид разходите за ръчно извършване на работата от човек, разходите за човешки грешки и разходите за текучество на служители.
Трябва да зададете очаквания, защото автоматизацията е процес. Като начинаещ в тази област той може да изглежда сложен и често да отнема повече време от очакваното. Това е нормално! Струва си да отделите време, за да настроите правилно собствените си работни процеси за автоматизация.
5. Създаване на култура на автоматизация
Направете автоматизацията нещо, за което говорите редовно. Обсъждайте я на срещите на екипа си като постоянна тема. Полезно е да задавате въпроси като: За какво прекарвате най-много време? Къде се появяват грешките? От кои задачи се страхувате ежедневно, ежеседмично, ежемесечно?
Не забравяйте да коментирате печалбите, които сте постигнали чрез автоматизиране. Подчертайте успехите.
6. Винаги имайте под ръка истории за успех
Едно от основните предимства на автоматизацията е, че можете да я приложите и след това да забравите за нея, тъй като тя винаги върши работата във фонов режим. Ако обаче в крайна сметка автоматизацията бъде приета за даденост, защото губи видимост и значимост, може да ви е трудно да я оправдаете.
За да избегнете този проблем, трябва да разполагате с истории на успеха, примери, които доказват как автоматизацията е донесла множество ползи, готови да ги споделяте по всяко време. Имайте един пример, който се фокусира върху автоматизацията, насочена към клиентите, и друг - върху автоматизацията на бек-офиса.
От съществено значение е да съобщавате за стойността на автоматизацията, за да може тя да продължи да се разпространява във вашия бизнес.
