А якщо цей процес включає в себе відправку тисяч документів постійним клієнтам щомісяця, тиск стає ще більшим. Саме таким був сценарій для Consorcio Rentas Vitalicias, доки вони не вирішили автоматизувати його за допомогою MasterBase®.
Виклик: ефективність під тиском
Консорціум зіткнувся з чіткою, але складною потребою: автоматизувати надсилання щомісячних розрахунків своїм клієнтам, які отримують ануїтети.
До цього часу процес був переважно ручним: створення PDF-документів в ізольованій системі, завантаження баз даних на платформу доставки, персоналізація розсилок і фрагментарне відстеження результатів.
Ця модель, окрім того, що була трудомісткою, її було важко масштабувати та швидко адаптувати до нормативно-правових актів, які, як відомо, часто змінюються.
Пропозиція: повністю автоматизований і безпечний процес
Разом з командою консультантів MasterBase® було розроблено автоматизований процес, який повністю трансформував управління розрахунками. Відправною точкою став SFTP, на якому Consorcio зберігає оригінальні XML-файли.
І наступний крок - визначення процесу:
- Автоматично витягує інформацію з XML і конвертує його у формат JSON за допомогою інструменту TextConverter.
- Створюйте персоналізовані PDF-файли на основі шаблонів, раніше розроблених в MasterBase®.
- Шифрувати документи з унікальними паролями для кожного клієнта.
- Завантаження файлів у хмару (FileBunker) і пов'язує їх з відповідними адресатами.
- Готуйте та надсилайте персоналізовані повідомленняДані, що вимагаються Управлінням страхового нагляду.
- Записуйте результат кожного відправленняОтримані, відкриті, кліки, відскоки тощо - все це видно з єдиної інформаційної панелі звітності про відправлення.
Весь процес відбувається без ручного втручання, що забезпечує безпеку, простежуваність і відповідність нормативним вимогам.
Якісні результати: ефективність та багато іншого
Основною перевагою цього впровадження, окрім усунення повторюваних завдань, є те, що воно дозволило команді Консорціуму зосередитися на більш важливих завданнях.
- Масштабування без тертяСьогодні "Консорціум" надсилає сотні тисяч розрахунків щомісяця, не збільшуючи при цьому своє операційне навантаження.
- АдаптивністьПочинаючи з 2022 року, рішення еволюціонувало, щоб інтегрувати нові правила, такі як PGU або поетапний глянець 2025 року, без необхідності переробляти систему.
- РозширюваністьЦя ж модель вже була застосована до CNLife і знаходиться в процесі поширення на нові сегменти приватних поселень.
- Безпека та відповідність вимогамЗавдяки індивідуальному шифруванню PDF-документів і повному контролю над потоком, процес відповідає найвищим регуляторним стандартам.
Різниця в тому, що це можна зробити за допомогою MasterBase®.
Впровадження цього рішення було набагато більшим, ніж проста автоматизація. Всього за 5 тижнів, включаючи дві початкові проектні зустрічі, 30 годин консультацій та 8 годин навчання, компанія Consorcio отримала надійний процес, пристосований до її реальних потреб.
І найкраще: він був встановлений у вашому обліковому записі MasterBase®, під вашим ексклюзивним контролем і готовий до тиражування або коригування відповідно до вашої майбутньої еволюції.
Що це означає для вас?
Якщо ваша організація має справу з процесами, які передбачають надсилання великих обсягів конфіденційної інформації, вам потрібне таке рішення. Таке, яке не лише автоматизує, але й враховує складність вашого регуляторного середовища, забезпечує інформаційну безпеку та надає вам повний контроль, не покладаючись на закриті рішення чи дорогі зовнішні інтеграції.
У MasterBase® ми готові і маємо платформу, щоб допомогти вам у простий, ефективний і недорогий спосіб автоматизувати ваші бізнес-процеси. Ви готові зробити цей крок?
