Ve bu süreç her ay düzenli müşterilere binlerce belge göndermeyi içeriyorsa, baskı daha da artar. Consorcio Rentas Vitalicias, MasterBase® ile otomasyona geçmeye karar verene kadar tam olarak böyle bir senaryoyla karşı karşıyaydı.
Zorluk: baskı altında verimlilik
Consorcio'nun açık ama karmaşık bir ihtiyacı vardı: yıllık gelir müşterilerine aylık ödemelerin gönderilmesini otomatikleştirmek.
O zamana kadar süreç çoğunlukla manueldi: PDF belgelerinin izole bir sistemde oluşturulması, veri tabanlarının dağıtım platformuna yüklenmesi, postaların kişiselleştirilmesi ve sonuçların parçalı takibi.
Bu model, zaman alıcı olmasının yanı sıra, ölçeklendirilmesi ve bildiğimiz gibi sık sık değişen düzenlemelere hızlı bir şekilde adapte edilmesi zor bir modeldi.
Teklif: tamamen otomatik ve güvenli bir süreç
MasterBase® danışmanlık ekibiyle birlikte, mutabakat yönetimini tamamen dönüştüren otomatik bir süreç tasarlandı. Başlangıç noktası Consorcio'nun orijinal XML dosyalarını yatırdığı bir SFTP idi.
Ve bir sonraki adım, sürecin tanımlanması:
- Bilgileri otomatik olarak çıkarır XML'den alır ve TextConverter aracını kullanarak JSON biçimine dönüştürür.
- Kişiselleştirilmiş PDF'ler oluşturun daha önce MasterBase®'de tasarlanmış şablonlara dayanmaktadır.
- Belgeleri şifreleyin her müşteri için benzersiz şifrelerle.
- Dosyaları buluta yükleyin (FileBunker) ve bunları ilgili muhataplarıyla ilişkilendirir.
- Kişiselleştirilmiş mesajlar hazırlayın ve gönderinSigorta Müfettişliği tarafından istenen veriler dahil edilmiştir.
- Her sevkiyatın sonucunu kaydedinAlınan, açılan, tıklanan, geri dönen ve daha fazlası, hepsi tek bir gönderi raporlama panosundan görülebilir.
Tüm akış manuel müdahale olmadan gerçekleşir ve güvenlik, izlenebilirlik ve mevzuata uygunluk sağlar.
Niteliksel sonuçlar: verimlilik ve çok daha fazlası
Bu uygulamanın ana faydası, tekrar eden görevleri ortadan kaldırmanın ötesinde, Konsorsiyum ekibinin daha yüksek değerli görevlere odaklanmasına izin vermesidir.
- Sürtünmesiz ölçeklenebilirlikBugün Consorcio, operasyonel yükünü artırmadan ayda yüz binlerce ödeme gönderiyor.
- UyarlanabilirlikÇözüm, 2022'den bu yana sistemi yeniden tasarlamaya gerek kalmadan PGU veya 2025 aşamalı parlaklık gibi yeni düzenlemeleri entegre edecek şekilde geliştirilmiştir.
- GenişletilebilirlikAynı model CNLife'a da uygulanmıştır ve özel yerleşimlerin yeni segmentlerine genişletilme sürecindedir.
- Güvenlik ve uyumlulukPDF belgelerinin ayrı ayrı şifrelenmesi ve akış üzerinde tam kontrol sayesinde, süreç en yüksek düzenleyici standartlara uygundur.
MasterBase® ile yapmanın farkı.
Bu çözümü uygulamak basit bir otomasyondan çok daha fazlasıydı. İki ilk tasarım toplantısı, 30 saatlik danışmanlık ve 8 saatlik eğitim de dahil olmak üzere sadece 5 hafta içinde Consorcio, gerçek ihtiyaçlarına göre uyarlanmış sağlam, sağlam bir sürece sahip oldu.
Ve en iyi kısmı: MasterBase® hesabınıza kuruldu, sizin özel kontrolünüz altında ve gelecekteki gelişiminize göre çoğaltılmaya veya ayarlanmaya hazır.
Bu sizin için ne anlama geliyor?
Kuruluşunuz büyük hacimli hassas bilgilerin gönderilmesini içeren süreçlerle uğraşıyorsa, böyle bir çözüme ihtiyacınız var demektir. Yalnızca otomatikleştirmekle kalmayan, aynı zamanda düzenleyici ortamınızın karmaşıklığına saygı duyan, bilgi güvenliğini sağlayan ve kapalı çözümlere veya maliyetli harici entegrasyonlara güvenmeden size tam kontrol sağlayan bir çözüm.
MasterBase® olarak, iş süreçlerinizi basit, etkili ve düşük maliyetli bir şekilde otomatikleştirmenize yardımcı olacak platforma sahibiz ve hazırız. Bu adımı atmaya hazır mısınız?
