А ако този процес включва изпращането на хиляди документи на редовни клиенти всеки месец, натискът е още по-голям. Точно такъв е бил сценарият за Consorcio Rentas Vitalicias, докато не решават да автоматизират с MasterBase®.

Предизвикателството: ефективност под натиск

Consorcio се сблъска с ясна, но сложна нужда: да автоматизира изпращането на месечни разплащания на своите клиенти с анюитети.

Дотогава процесът беше предимно ръчен: генериране на PDF документи в изолирана система, качване на бази данни в платформата за доставка, персонализиране на пощенските пратки и фрагментарно проследяване на резултатите.

Този модел, освен че отнемаше много време, беше труден за мащабиране и за бързо адаптиране към нормативната уредба, която, както знаем, се променя често.

Предложението: напълно автоматизиран и сигурен процес

Заедно с консултантския екип на MasterBase® беше разработен автоматизиран процес, който напълно промени управлението на разплащанията. Началната точка беше SFTP, където Consorcio депозира оригиналните XML файлове.

Следващата стъпка е определянето на процеса:

1. Автоматично извличане на информация от XML и го преобразува във формат JSON, като използва инструмента TextConverter.
2. Генериране на персонализирани PDF файлове въз основа на шаблони, предварително разработени в MasterBase®.
3. Криптиране на документи с уникални пароли за всеки клиент.
4. Качване на файлове в облака (FileBunker) и ги свързва със съответните им адресати.
5. Подготвяне и изпращане на персонализирани съобщенияВключени са данните, изисквани от Надзорния съвет по застраховането.
6. Записване на резултата от всяка праткаПолучени, отворени, кликвания, откази и други - всичко това е видимо от единното табло за отчитане на пратките.

Целият процес се осъществява без ръчна намеса, което гарантира безопасност, проследимост и съответствие с нормативните изисквания.

Качествени резултати: ефективност и много повече

Основната полза от това внедряване, освен премахването на повтарящите се задачи, е, че то позволи на екипа на Консорциума да се съсредоточи върху задачи с по-висока стойност.

• Мащабируемост без триенеДнес Consorcio изпраща стотици хиляди разплащания на месец, без да увеличава оперативната си тежест.
• АдаптивностОт 2022 г. насам решението еволюира, за да интегрира нови регулации, като например PGU или поетапния блясък от 2025 г., без да е необходимо да се преработва системата.
• РазширяемостСъщият модел вече е приложен в CNLife и е в процес на разширяване към нови сегменти на частните селища.
• Сигурност и съответствиеБлагодарение на индивидуалното криптиране на PDF документите и пълния контрол върху потока процесът е в съответствие с най-високите регулаторни стандарти.

Разликата в това, че го правите с MasterBase®.

Внедряването на това решение беше много повече от проста автоматизация. Само за 5 седмици, включващи две първоначални срещи за проектиране, 30 часа консултации и 8 часа обучение, Consorcio разполагаше със солиден и надежден процес, съобразен с реалните им нужди.

И най-хубавото: тя е инсталирана във вашия акаунт MasterBase®, под ваш изключителен контрол и е готова да бъде възпроизведена или коригирана според бъдещото ви развитие.

Какво означава това за вас?

Ако вашата организация се занимава с процеси, които включват изпращане на големи обеми чувствителна информация, имате нужда от подобно решение. Такова, което не само автоматизира, но и се съобразява със сложността на вашата регулаторна среда, гарантира сигурността на информацията и ви дава пълен контрол, без да разчитате на затворени решения или скъпи външни интеграции.

В MasterBase® ние сме готови и разполагаме с платформата, която да ви помогне по лесен, ефективен и евтин начин да автоматизирате бизнес процесите си. Готови ли сте да направите тази стъпка?