З часом ми вивчили багато стратегій, як максимально ефективно використовувати автоматизацію, і всі вони випливають з одного способу мислення: мислення, орієнтованого на автоматизацію.
Що таке автоматизація? Йдеться про створення систем, які працюють самі по собі, щоб звільнити час, який ви можете витратити на діяльність, що додає більшої цінності вашій роботі.
В MasterBase® автоматизація починається з конкретного завдання, яке клієнт хоче виконати більш ефективно і результативно, що потім призводить до однієї або декількох дій, всі вони виконуються в додатках, які використовуються для виконання роботи.
Отже, що таке менталітет автоматизації? Це той, який тримає автоматизацію в основі всієї діяльності. Замість того, щоб автоматизація була чимось другорядним, вона думаю.Ми постійно та активно демонструємо, як автоматизація може оптимізувати кожен робочий процес.
Наприклад: той, кому не вистачає такого мислення, буде думати про автоматизацію лише тоді, коли постане проблема. На противагу цьому, людина з автоматизованим мисленням завжди думає про те, як автоматизація може допомогти їй зробити більше і в кращому середовищі. Більше за менші кошти (ресурси, час, зусилля).
Як розвинути мислення для автоматизації
Розвиток мислення, спрямованого на автоматизацію, починається з аналізу ваших робочих процесів та оцінки того, як автоматизація може оптимізувати операції, прискорити зростання, підвищити надійність тощо.
Є три основні якості, на які слід звертати увагу в завданні; якщо ви виявите хоча б одну з них, це завдання слід автоматизувати:
РутинаМарудна робота, така як копіювання/вставка та введення даних. У таких видах діяльності немає особливої різниці, чи виконується вона самостійно.
Крихкий.Робота дуже схильна до людських помилок, таких як друкарські помилки або забуті кроки.
Газета.Повторювані завдання, такі як нагадування та автовідповіді.
Після того, як ви виявили ці якості у звичайних завданнях у вашій роботі, ви можете подумати про те, як використовувати автоматизацію для покращення способу їх виконання.
Ви також можете оцінити свою роботу за додатками, які ви використовуєте, і за тим, як ви їх використовуєте, щоб визначити, чи вписуються ці завдання в описану вище рутинну, крихку і періодичну структуру. Це просто інший погляд на вашу роботу.
ФормиФорми: призначені для збору інформації від клієнтів, потенційних клієнтів або членів команди. Автоматизація, яка починається з цих форм, може запускати такі дії, як зберігання даних, надсилання даних або сповіщення людей на основі певних умов.
Електронні таблиці: Електронні таблиці та бази даних можуть отримувати інформацію з різних джерел, зберігати її для аналізу та довідок, а також слугувати відправною точкою для членів команди для розподілу роботи або перевірки даних перед тим, як надсилати інформацію в інше місце призначення.
Дії сповіщення: Автоматизація сповіщення члена команди (або себе) через чат або ваш улюблений інструмент управління завданнями, коли щось готове до наступного кроку або коли сповіщена сторона повинна виконати певну дію.
Створіть звички до автоматизації
Існує шість звичок, які допоможуть вам зробити так, щоб автоматизація дійсно створювала цінність для вашого бізнесу.
1. почніть з малого (спіральна методологія)
Багато людей роблять помилку, намагаючись автоматизувати все занадто рано, коли починають свій шлях до автоматизації. Автоматизація - це процес і навичка, яка набувається в процесі роботи.
Ми рекомендуємо завжди починати з простого, але дуже корисного робочого завдання і завжди йти від меншого до більшого, від простого до складного.
2. Навчайте свою команду та поширюйте менталітет автоматизації.
Важливість виховання та поширення такого способу мислення полягає в тому, що автоматизація має набагато більшу цінність, коли нею користуються всі.
Той факт, що автоматизацією займається ціла команда, а не лише її лідер, економить втричі більше часу та енергії. Крім того, команда набагато краще розуміє щоденні завдання та робочі процеси, які не завжди видно керівництву.
Навчаючи свою команду і прищеплюючи їм навички автоматизації, ви даєте їм можливість зробити свою роботу ефективнішою і, в багатьох випадках, приємнішою.
3. Питання. якНі. хто
Замість того, щоб запитувати, хто буде виконувати роботу, зосередьтеся на тому, як вона буде виконуватися. Коли ви заглибитеся в реальний робочий процес, ви побачите, які кроки можна автоматизувати.
Наприклад, якщо ви хочете створити процес продажу, який призначає лідів: спочатку визначте всі кроки, які вам потрібно зробити, потім отримайте інформацію з вашого веб-сайту, перенесіть цю інформацію про нового ліда до вашого інструменту CRM, додайте нового ліда до списку розсилки і призначте його торговому представнику.
4. Заздалегідь виміряйте економію часу та грошей
Вирішуючи, скільки грошей ви хочете витратити на автоматизацію, врахуйте витрати на те, щоб людина виконувала роботу вручну, витрати на людські помилки та витрати на плинність кадрів.
Вам потрібно встановити очікування, тому що автоматизація - це процес. Новачкам це може здатися складним і часто займає більше часу, ніж очікувалося. Це нормально! Варто витратити час, щоб правильно налаштувати власні робочі процеси автоматизації.
5. Створіть культуру автоматизації
Зробіть автоматизацію чимось, про що ви регулярно говорите. Ставтеся до неї як до постійної теми для обговорення на зустрічах вашої команди. Корисно ставити такі питання: на що ви витрачаєте найбільше часу? Де виникають помилки? Які завдання ви боїтеся виконувати щодня, щотижня, щомісяця?
Обов'язково коментуйте переваги, які ви отримуєте завдяки автоматизації. Підкреслюйте успіхи.
6. Завжди майте під рукою історії успіху
Одна з головних переваг автоматизації полягає в тому, що ви можете впровадити її, а потім забути про неї, оскільки вона завжди виконує роботу у фоновому режимі. Однак, якщо автоматизація в кінцевому підсумку сприймається як належне, тому що вона втрачає видимість і помітність, вам може бути важко її виправдати.
Щоб уникнути цієї проблеми, у вас повинні бути історії успіху, приклади, які доводять, що автоматизація принесла безліч переваг, і якими ви завжди готові поділитися. Один приклад має бути присвячений автоматизації взаємодії з клієнтами, а інший - автоматизації бек-офісу.
Важливо пояснювати цінність автоматизації, щоб вона могла продовжувати масштабуватися у вашому бізнесі.
