Както е добре известно, автоматизацията играе важна роля в живота на хората в техните компании. Тя помага да се продължи с иновациите, като същевременно се поддържат ниски разходи, а служителите се фокусират върху критичните дейности за развитие на бизнеса.
Тогава възниква един ключов въпрос: По какъв начин технологиите и автоматизацията могат да бъдат използвани, за да се съсредоточат хората върху задачите, които само хората могат да изпълняват?
Ето някои идеи, които се считат за подходящи.
1. Автоматизиране на управлението на записването на персонала
Разработването на програма за въвеждане на служителите е приоритет за всяка компания, която изисква това управление на регулярна основа. Една отлична програма за въвеждане в експлоатация не само подобрява етапа на стартиране [CC1] (времето, през което лицето е в състояние да работи оптимално), но също така подготвя новите служители за успех по начини, които оказват положително въздействие върху задържането, рентабилността и приходите.
За да посветите времето си на разработването на съдържанието за включване в системата, а не на планирането, работата с документи и други административни усилия, които могат да затормозят всяка компания, автоматизираният процес за събиране на документи и подписи чрез отдел "Човешки ресурси" е от ключово значение. Това спестява по няколко часа на всеки нает служител и позволява да се изразходва време за усилия за въвеждане в експлоатация, които наистина движат иглите.
2. Определете кои задачи могат да бъдат автоматизирани (и кои не).
Автоматизацията може да помогне на служителите ви да делегират задачите, които не изискват човешко отношение, за да могат да се съсредоточат върху тези, които изискват.
Но е важно да се определи кои задачи могат да бъдат автоматизирани. Най-добрите кандидати са тези, които трябва да се извършват повече от веднъж и винаги по един и същи начин.
Някои задачи за комуникация, като например маркетинг по имейл или напомняния, могат лесно да се планират и автоматизират. В някои случаи самото създаване на съдържание може да бъде автоматизирано, но ще изисква служител да го прегледа и одобри. За да получите идеи кога и какво да автоматизирате, е много важно да разговаряте със служителите си. Те често са тези, които най-добре знаят кои задачи би било най-добре да се автоматизират и къде автоматизацията може да затрудни работата им.
3. Автоматизиране на комуникацията с кандидатите за работа
Друга област, в която автоматизацията може да помогне, са повтарящите се ръчни процеси, като например предоставянето на информация и проследяването на кандидатите за работа. Ръчното изпращане на последващи съобщения до кандидатите отнема много време и ангажираност на специалистите по подбор на персонал: задаване на напомняне, създаване на имейл и, надявам се, малко персонализиране. Това може да отнеме поне пет минути за всеки имейл.
Автоматизирането на тази стъпка може да спести часове на ден, така че специалистите по набиране на персонал да могат да съсредоточат вниманието си върху интервютата и личностния анализ на кандидатите - нещо, което определено само хората могат да правят.
4. Намаляване на работното време на администрацията
Автоматизирането на рутинните задачи освобождава служителите да извършват по-креативна и важна работа. Например автоматизиран процес, способен да отчита плащания и възстановявания на суми, което освобождава вътрешните екипи да взаимодействат с клиентите или да преценяват как най-добре да изразходват бюджета на компанията.
По подобен начин е възможно да се автоматизират и други редовни процеси, като например седмичните самооценки на служителите, за да се генерират автоматични отчети и да се прехвърлят в електронна таблица, така че мениджърите да могат да прекарват повече време в наставничество и подкрепа на екипите, вместо да събират и организират данни.
Автоматизирането на тези системи намалява закъсненията и грешките и дава на служителите повече възможности за създаване и иновации. Повечето работници оценяват възможността да се освободят от монотонните задължения, особено през пиковите седмици или сезони.
5. Автоматизиране на актуализациите на състоянието на проекта
Автоматизацията на работните процеси помага за създаването на по-добра система за всички екипи в компанията. Тя може да се използва в различни ситуации и области - от човешките ресурси и счетоводството, през маркетинга и продажбите, до операциите и ИТ.
Много комуникации могат да бъдат автоматизирани чрез актуализиране на състоянието на даден проект. Това замества процеса на търсене в имейли, изпращане на множество съобщения и изчакване на отговора на получателя и помага да се намалят скъпоструващите закъснения и грешки в изпълнението.
Освен това екипите се чувстват по-свързани от всякога. Вижда се, че те са по-ангажирани и по-ориентирани към клиентите, като голяма част от тежестта на тяхната роля се поема от автоматизацията.
