시간이 지남에 따라 우리는 자동화를 최대한 활용하기 위한 많은 전략을 배웠으며, 이러한 전략은 모두 자동화 사고방식이라는 한 가지 사고방식에서 비롯됩니다.
자동화란 무엇인가요? 스스로 실행되는 시스템을 설정하여 업무에 더 많은 가치를 더하는 활동에 투자할 수 있는 시간을 확보하는 것입니다.
MasterBase®에서 자동화는 고객이 보다 효율적이고 효과적으로 수행하고자 하는 특정 작업에서 시작하여 하나 이상의 작업으로 이어지며, 이 모든 작업은 고객이 작업을 수행하는 데 사용하는 애플리케이션에서 실행됩니다.
그렇다면 자동화 사고방식이란 무엇일까요? 자동화를 모든 활동의 핵심으로 유지하는 것입니다. 자동화는 나중에 고려하는 것이 아니라 생각자동화를 통해 모든 업무 프로세스를 최적화할 수 있는 방법을 지속적이고 능동적으로 보여주고 있습니다.
예를 들어, 자동화 마인드가 부족한 사람은 문제가 발생했을 때만 자동화를 고려합니다. 반대로 자동화 사고방식을 가진 사람은 항상 자동화를 통해 더 나은 환경에서 더 많은 일을 할 수 있는 방법을 고민합니다. 더 적은 자원, 시간, 노력으로 더 많은 일을 합니다.
자동화 마인드를 개발하는 방법
자동화 마인드를 개발하려면 업무 프로세스를 살펴보고 자동화를 통해 운영을 최적화하고 성장을 가속화하며 안정성을 높이는 등의 방법을 평가하는 것부터 시작해야 합니다.
작업에서 찾아야 할 세 가지 주요 특성이 있으며, 이 중 하나라도 감지되면 해당 작업은 자동화되어야 합니다:
루틴복사/붙여넣기, 데이터 입력과 같은 지루한 작업. 이런 작업은 혼자서 하든, 여럿이 하든 큰 차이가 없습니다.
취약한오타나 잊어버린 단계 등 인적 오류가 발생할 가능성이 매우 높은 작업.
신문미리 알림 및 자동 회신과 같은 반복 작업.
업무의 일반적인 작업에서 이러한 특성을 발견한 후에는 자동화를 사용하여 작업 수행 방식을 개선하는 방법에 대해 생각해 볼 수 있습니다.
또한 사용하는 애플리케이션과 그 사용 방법에 따라 작업을 평가하여 이러한 작업이 위에서 설명한 일상적, 취약한, 주기적 프레임워크에 적합한지 여부를 판단할 수도 있습니다. 이는 작업을 바라보는 다른 방법일 뿐입니다.
양식양식: 고객, 잠재 고객 또는 팀원으로부터 정보를 수집하기 위한 것입니다. 이러한 양식으로 시작되는 자동화는 특정 조건에 따라 데이터 저장, 데이터 전송 또는 알림과 같은 작업을 트리거할 수 있습니다.
스프레드시트: 스프레드시트와 데이터베이스는 다양한 소스에서 정보를 가져와 분석과 참조를 위해 저장하고, 팀원들이 다른 대상으로 정보를 보내기 전에 작업을 배포하거나 데이터를 검증할 수 있는 시작점을 제공할 수 있습니다.
알림 작업: 다음 단계로 넘어갈 준비가 되었거나 알림을 받은 당사자가 조치를 취해야 할 때 채팅 애플리케이션 또는 선호하는 작업 관리 도구를 통해 팀원(또는 본인)에게 알림을 보내는 자동화 기능입니다.
자동화의 습관 만들기
자동화를 통해 비즈니스에 실질적인 가치를 제공하는 데 도움이 되는 6가지 습관이 있습니다.
1. 작게 시작하기(나선형 방법론)
많은 사람들이 자동화 여정을 시작할 때 너무 빨리 모든 것을 자동화하려고 하는 실수를 범합니다. 자동화는 실행을 통해 습득하는 과정이자 기술입니다.
항상 간단하지만 매우 유용한 작업 과제로 시작하여 적은 것에서 많은 것으로, 단순한 것에서 복잡한 것으로 나아가는 것이 좋습니다.
2. 팀원들을 교육하고 자동화 마인드를 확산하세요.
이러한 사고 방식을 교육하고 확산하는 습관을 들이는 것이 중요한 이유는 모든 사람이 자동화를 사용할 때 그 가치가 훨씬 더 커지기 때문입니다.
리더뿐만 아니라 팀 전체가 자동화하면 시간과 에너지를 3배나 절약할 수 있습니다. 또한 팀은 경영진이 항상 볼 수 없는 일상 업무와 워크플로우를 훨씬 더 잘 이해할 수 있습니다.
팀원들을 교육하고 자동화 마인드를 심어주면 팀원들이 더 효율적으로, 그리고 많은 경우 더 즐겁게 일할 수 있도록 힘을 실어줄 수 있습니다.
3. 질문 어떻게아니요 누구
누가 작업을 수행할 것인지 묻는 대신 어떻게 수행할 것인지에 집중하세요. 실제 업무 프로세스를 자세히 들여다보면 어떤 단계를 자동화할 수 있는지 파악할 수 있습니다.
예를 들어 리드를 할당하는 영업 프로세스를 생성하려는 경우, 먼저 웹사이트에서 필요한 모든 단계를 파악한 다음 웹사이트에서 정보를 가져와 새 리드 정보를 CRM 도구로 전송하고 메일링 리스트에 새 리드를 추가한 다음 영업 담당자에게 할당합니다.
4. 시간 및 비용 절감 효과 미리 측정
자동화에 얼마의 비용을 지출할지 결정할 때는 사람이 수동으로 작업을 수행할 때 발생하는 비용, 인적 오류로 인한 비용, 직원 이직으로 인한 비용 등을 고려하세요.
자동화는 하나의 프로세스이므로 기대치를 설정해야 합니다. 자동화를 처음 접하는 초보자에게는 복잡해 보이고 예상보다 오래 걸릴 수도 있습니다. 괜찮습니다! 시간을 내어 자동화 워크플로를 올바르게 설정하는 것이 좋습니다.
5. 자동화 문화 조성
자동화에 대해 정기적으로 이야기하세요. 팀 회의에서 반복되는 토론 항목으로 취급하세요. 가장 많은 시간을 소비하는 작업은 무엇인가요? 어디서 오류가 발생하는가? 매일, 매주, 매월 어떤 작업을 하기 가장 두려운가 등의 질문을 던지는 것이 유용합니다.
자동화를 통해 얻은 이득에 대해 언급하세요. 성공을 강조하세요.
6. 항상 성공 사례 준비
자동화의 주요 장점 중 하나는 항상 백그라운드에서 작업을 수행하기 때문에 자동화를 구현한 다음 잊어버릴 수 있다는 것입니다. 하지만 자동화가 가시성과 눈에 잘 띄지 않아 자동화를 당연시하게 된다면 자동화를 정당화하기 어려울 수 있습니다.
이러한 문제를 방지하려면 자동화가 어떻게 다양한 이점을 가져다주었는지 입증하는 성공 사례와 사례를 항상 공유할 수 있도록 준비해 두어야 합니다. 고객 대면 자동화에 초점을 맞춘 사례와 백오피스 자동화에 초점을 맞춘 사례를 각각 하나씩 준비해 두세요.
비즈니스에서 자동화를 지속적으로 확장할 수 있도록 자동화의 가치를 전달하는 것이 중요합니다.
