반면에 이미 이 단계를 밟아본 사람들은 자동화가 없는 삶은 상상조차 할 수 없습니다. 이들은 일반적으로 회사 내에서 일상적이고 반복적인 작업을 파악하고 컴퓨터 시스템이 이러한 작업을 수행할 수 있는 방법을 고안하여 매주 많은 시간을 절약할 수 있는 능력을 가진 사람들입니다. 하지만 이런 능력이 항상 저절로 생기는 것은 아닙니다.
자동화는 습관으로 만들어야 합니다
이를 위해서는 일상적인 워크플로우를 정기적으로 검토하고 자동화할 수 있는 부분에 주의를 기울여 이를 자동화하는 습관을 들여야 합니다. 이 작업을 정기적으로 수행하면 얼마나 자주 새로운 최적화를 발견할 수 있는지 놀랄 것입니다. 습관이란 본질적으로 이론이 아니라 연습을 통해 습득하는 것이며, MasterBase®에서는 경험을 통해 이를 잘 알고 있습니다. 프로세스를 자동화하는 모든 직원은 더 많은 자동화 솔루션을 만들기 위해 다시 돌아옵니다.
일반적으로 매주 우선순위에 중점을 두면서 이미 완료된 작업 목록과 완료해야 할 작업 목록이 포함된 업데이트를 작성하므로 완료된 작업을 추적할 수 있는 두 가지 지점이 있습니다. 자동화할 수 있는 작업의 좋은 예는 한 애플리케이션이 제공하는 정보를 다른 애플리케이션으로 전송해야 하는 경우입니다.
자동화가 가능한 작업을 감지하는 방법을 배웠다면 이미 자동화가 습관화되기 시작했다고 볼 수 있습니다. 몇 가지 예를 통해 이에 대해 자세히 설명하겠습니다.
1단계: 반복 작업 감지하기
작업을 자동화할 시점을 파악하는 것이 가장 어려울 수 있습니다. 일상적인 업무 루틴에 얽매여 상황이 달라질 수 있는지 의문을 제기하지 않는 것이 일반적입니다. 다시 말해, 고된 업무에 대해 무언가를 하기보다는 불평하는 것이 더 쉽다는 뜻입니다.
요령은 매일 수행하는 활동에 주의를 기울이고 그 중 어떤 작업이 사용자의 개입 없이 컴퓨터가 수행할 수 있는지 스스로에게 물어보는 것입니다. 다음과 같은 경우 작업을 자동화할 수 있다는 결론을 내릴 수 있습니다:
- 이는 정기적으로 또는 예정된 일정에 따라 수행해야 하는 작업입니다.
- 여기에는 한 애플리케이션과 다른 애플리케이션 간에 정보를 수동으로 이동하는 작업이 포함됩니다.
- 지루하고 더 이상의 성찰이나 판단 적용이 필요하지 않습니다.
- 진정으로 하고 싶은 일에서 멀어지게 됩니다.
컴퓨터로 정기적으로 작업하는 경우, 전부는 아니더라도 적어도 두 가지 이상에 해당하는 작업을 수행하고 있을 가능성이 높습니다.
이러한 작업의 성격은 비즈니스 유형에 따라 달라집니다.
예를 들어, 다양한 온라인 양식에서 고객 정보를 수집하여 CRM 및 이메일 마케팅 플랫폼에 추가하는 것이 목표라면 양식 응답에서 연락처 정보를 하나씩 복사하여 다른 애플리케이션에 붙여넣는 것이 완벽하게 가능합니다. 하지만 비즈니스가 성장하면 이는 불필요한 시간 낭비가 됩니다.
또 다른 빈번한 경우는 소셜 미디어 최적화입니다. 인스타그램, 트위터, 회사 페이스북 페이지에 사진을 수동으로 게시할 수 있습니다. 하지만 모든 Instagram 사진을 캡처하여 다른 모든 소셜 네트워크에 동시에 게시하는 자동화를 설정할 수도 있습니다.
2단계: 문제 해결을 위해 시간 투자하기
자동화할 수 있는 작업을 발견했다면, 가장 재미있는 단계인 자동화 설정이 시작됩니다.
워크플로에 너무 얽매여 시간을 절약할 수 있는 자동화를 설정하지 못하고 끝없이 미루는 것은 당연한 일입니다.
이 점에서 가장 먼저 조언하고 싶은 것은 적어도 첫 번째 단계에서는 자동화가 모든 것을 해결해 줄 것처럼 생각하지 말라는 것입니다. 다시 말해, 너무 야심 차게 모든 것을 포괄하려는 자동화 솔루션을 생각하지 마세요.
MasterBase®에서는 작은 작업부터 시작하여 몇 가지 작업을 자동화하는 나선형 방법론으로 작업하는 것을 선호합니다. 첫 번째 간단한 자동화의 성공은 다음 단계로 안내하고, 또 다른 자동화를 계속하는 방법을 보여주며, 더 높은 수준의 복잡성에 도달할 때까지 항상 점진적이고 점진적인 방식으로 자동화를 진행하는 이 접근 방식의 가치를 입증할 것입니다:
- 항상 적은 것에서 많은 것으로, 단순한 것에서 복잡한 것으로 나아가세요.
- 자동화에 대한 가장 시급하고 중요한 요구 사항을 파악하세요.
- 솔루션을 구성하는 단계를 나열합니다.
- 빠른 승리 프로세스(QWP)를 시작점으로 선택합니다.
QWP는 자동화를 통해 즉각적인 성공을 달성하고 놀라운 요소를 창출하는 프로세스입니다. 핵심은 조기에 결과를 보여줌으로써 디지털 혁신 이니셔티브를 가속화하고 그 길을 계속 나아가도록 동기를 부여하는 것입니다.
- 중요한 프로세스를 해결하고 추가 에스컬레이션을 용이하게 합니다.
- 와일드카드로 여러 솔루션의 일부가 될 수 있습니다.
- 단기간에 성과를 내야 하기 때문에 빠르게 구현할 수 있습니다.
이제 막 자동화를 만드는 방법을 배우는 중이라면 이 과정이 부담스러울 수 있습니다. 하지만 MasterBase®에서는 프로세스를 쉽고 빠르게 자동화하는 방법을 알려주는 완전한 과정을 무료로 제공하고 있으니 겁내지 마세요. 이 인증 과정은 Discover Automation이라고 하며, 자세한 내용을 알아보고 등록할 수 있습니다. 여기 .
3단계: 자동화를 반복하고 효과가 없는 것은 제거합니다.
이미 자동화를 완료했기 때문에 2단계에서 모든 것이 끝났다고 생각할 수도 있지만, 그렇지 않습니다. 모든 것이 완벽할 수는 없으며 자동화를 설정한 후 약간의 미세 조정이 필요한 것이 일반적입니다. 다시 말하지만, 이는 프로세스를 백업하고 검토하는 것을 의미합니다. 자동화가 여러분의 삶을 더 편하게 만들어 주나요? 어떻게 하면 더 많은 기여를 할 수 있을까요? 자동화의 범위와 가능성을 확장하는 방법은 무엇일까요?
자동화의 습관을 들이면 시간을 절약할 수 있지만, 먼저 시간을 투자해야만 가능합니다. 작업을 자동화할 수 있는 시점을 파악하고, 자동화하는 데 시간을 투자하고, 시스템을 설정한 후에는 반복적으로 자동화할 수 있어야 합니다. 이러한 작업은 의도적이고 명시적으로 수행해야 합니다. 중기적으로는 여러분과 여러분의 조직이 절약할 수 있는 시간과 서비스의 효율성에 놀랄 것입니다.
자동화를 습관화하면 생산성 향상에 직접적인 도움이 될 뿐만 아니라 자동화 통찰력은 높은 가치를 지닌 직무 능력이므로 취업에도 도움이 될 수 있습니다.
