Μία από αυτές είναι η δεξιότητα Πίνακας, η οποία είναι ένα ισχυρό εργαλείο τόσο για την εμφάνιση όσο και για τη διαχείριση εγγραφών σε μια βάση δεδομένων.
Ανάλογα με τον αριθμό των στηλών που ορίζουμε στη διαμόρφωσή του, ένας πίνακας μπορεί να εμφανίζει μόνο ένα μέρος των πληροφοριών ή όλες τις πληροφορίες των διαθέσιμων εγγραφών. Αυτό σημαίνει ότι ο πίνακάς μας μπορεί να έχει μόνο δύο ή τρία πεδία (στήλες) ή δεκάδες πεδία πληροφοριών για κάθε εγγραφή.
Ένας πίνακας μπορεί επίσης να περιέχει ένα κουμπί Ενέργειες δίπλα σε κάθε εγγραφή, το οποίο σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε τα δεδομένα απευθείας από τον πίνακα. Οι επιλογές είναι πολλές και εξαρτώνται από το τι μπορείτε να φανταστείτε- σε αυτό το χώρο, μοιραζόμαστε μαζί σας μερικές ιδέες για πιθανές ενέργειες που μπορείτε να διαμορφώσετε.
1 Επεξεργασία μιας εγγραφής σε μια φόρμα:*
Αν προσθέσετε στο κουμπί Ενέργειες του πίνακα σας την επιλογή "Επεξεργασία", όταν ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτό, το σύστημα θα τον ανακατευθύνει σε μια φόρμα που θα εμφανίζει όλα τα δεδομένα της επιλεγμένης εγγραφής. Σε αυτή τη φόρμα, είναι δυνατή η τροποποίηση ενός ή περισσότερων πεδίων πληροφοριών ανάλογα με τις ανάγκες. Η λειτουργία αυτή είναι χρήσιμη για την ενημέρωση των δεδομένων με ακριβή και οργανωμένο τρόπο.
2 Κατεβάστε ένα αρχείο που σχετίζεται με την εγγραφή:
Μια άλλη δυνατότητα είναι να επιτρέπεται στο χρήστη να ανοίγει ή να κατεβάζει αρχεία που συνδέονται με μια συγκεκριμένη εγγραφή. Μπορείτε να το κάνετε αυτό με την ενέργεια "Σύνδεσμος". Εάν μια εγγραφή περιέχει έναν σύνδεσμο προς ένα αρχείο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή την ενέργεια για να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο απευθείας από τον πίνακα, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση των σχετικών εγγράφων και πόρων.
3 Επαναφορά σε προηγούμενη κατάσταση:*
Η δυνατότητα επαναφοράς μιας εγγραφής σε προηγούμενη κατάσταση είναι χρήσιμη όταν χρειάζεται να εκτελεστεί εκ νέου μια διαδικασία και να αναλυθούν εκ νέου τα δεδομένα. Η ενέργεια αυτή είναι δυνατή μέσω της κατάλληλης διαμόρφωσης ενός AOD (Automata OnDemand), το οποίο, για παράδειγμα, αναζητά στη βάση δεδομένων μια ημερομηνία αλλαγής της κατάστασης ή μια συγκεκριμένη τιμή σε ένα πεδίο, για να επαναφέρει την προηγούμενη κατάσταση της εγγραφής, διευκολύνοντας έτσι τη διαχείριση και τη διόρθωση των δεδομένων.
Με αυτόν τον τρόπο, ένας απλός πίνακας μπορεί να μετατραπεί σε ένα εξαιρετικά παραγωγικό μέσο διαχείρισης αρχείων, παρέχοντας μεγάλη ευελιξία στην απεικόνιση, την τροποποίηση και το χειρισμό των πληροφοριών εντός των βάσεων δεδομένων.
Ας δούμε αυτές τις ιδέες στην πράξη:
Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία μας διαχειρίζεται μεγάλο αριθμό έργων. Στη βάση δεδομένων μας, κάθε έργο έχει μια εγγραφή με πληροφορίες όπως το όνομα του έργου, τον υπεύθυνο, την ημερομηνία έναρξης, την τρέχουσα κατάσταση και σχετικά έγγραφα όπως συμβάσεις και εκθέσεις.
1. Επεξεργαστείτε μια εγγραφή σε μια φόρμα:
Εάν ο υπεύθυνος ενός έργου αλλάξει, μπορούμε να επιλέξουμε την εγγραφή του έργου, να κάνουμε κλικ στην επιλογή "επεξεργασία" και να ενημερώσουμε το πεδίο "υπεύθυνος" στη φόρμα. Έτσι διασφαλίζεται ότι οι πληροφορίες είναι πάντα ενημερωμένες και σωστές.
2. Κατεβάστε ένα αρχείο που σχετίζεται με την εγγραφή:
Αν χρειαστεί να επανεξετάσουμε τη σύμβαση έργου, μπορούμε να αναζητήσουμε την εγγραφή έργου στον πίνακα και να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή για τη λήψη του σχετικού αρχείου. Αυτό μας επιτρέπει να έχουμε γρήγορη πρόσβαση στο απαιτούμενο έγγραφο, χωρίς να χρειάζεται να το αναζητήσουμε χειροκίνητα σε διάφορους φακέλους.
3. Επαναφορά σε προηγούμενη κατάσταση:
Αν, για κάποιο λόγο, ένα έργο πρέπει να επανέλθει σε μια προηγούμενη φάση, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την ενέργεια επαναφορά σε προηγούμενη κατάσταση. Το ODA που έχουμε ρυθμίσει για το σκοπό αυτό θα κάνει ερώτημα στη βάση δεδομένων σύμφωνα με τις παραμέτρους που του δίνουμε και θα τροποποιήσει την εγγραφή, επαναφέροντάς την στην προηγούμενη κατάστασή της. Αυτό διευκολύνει τη διαχείριση της διαδικασίας και διασφαλίζει ότι όλες οι πληροφορίες είναι ευθυγραμμισμένες με τη νέα κατάσταση του έργου.
Τα παραδείγματα αυτά δείχνουν πώς οι πίνακες μπορούν να απλοποιήσουν και να βελτιώσουν τη διαχείριση αρχείων σε μια βάση δεδομένων, καθιστώντας τις καθημερινές λειτουργίες πιο αποτελεσματικές και οργανωμένες.
Μην ξεχνάτε ότι μπορείτε να παρακολουθείτε τα εβδομαδιαία εργαστήρια MasterBase® Labs, όπου μπορείτε να θέσετε τις ερωτήσεις διαμόρφωσης σε μια ομάδα εμπειρογνωμόνων.
