Una de ellas es la habilidad Tabla, que constituye un poderoso instrumento tanto para mostrar como para gestionar los registros de una base de datos.
Dependiendo de la cantidad de columnas que establezcamos en su configuración, una tabla puede mostrar sólo parte de la información o toda la información de los registros disponibles. Esto significa que nuestra tabla puede tener apenas dos o tres campos (columnas) o decenas de campos de información relativa a cada registro.
Una tabla, además, puede contener un botón Acciones junto a cada registro, lo que permite gestionar la data directamente desde la tabla. Las opciones son muchas y dependen de qué seas capaz de imaginar; en este espacio, compartimos contigo algunas ideas de acciones posibles de configurar.
1 Editar un registro en un formulario:*
Si añades al botón Acciones de tu tabla la opción “Editar”, cuando el usuario la pulse, el sistema le redirigirá a un formulario que muestra todos los datos del registro seleccionado. En este formulario, es posible modificar uno o varios campos de información según sea necesario. Esta función resulta útil para actualizar datos de forma precisa y organizada
2 Descargar un archivo asociado al registro:
Otra posibilidad es permitir al usuario abrir o descargar archivos que están vinculados a un registro específico. Puedes hacerlo con la acción “Link”. Si un registro contiene un enlace a un archivo, se puede utilizar esta acción para que acceda al archivo directamente desde la tabla, facilitando así el manejo de documentos y recursos asociados.
3 Revertir a un estado previo:*
La opción de revertir un registro a un estado anterior es útil cuando necesitamos que un proceso se reejecute y que la data se vuelva a analizar. Esta acción es posible mediante la configuración adecuada de un AOD (Autómata OnDemand), que, por ejemplo, busque en la base una fecha de cambio de estado o un valor determinado en un campo, para restaurar el estado previo del registro, facilitando así la gestión y corrección de datos.
De esta manera, una simple tabla puede transformarse en un instrumento altamente productivo para la gestión de registros, que brinda gran flexibilidad en la visualización, modificación y manejo de información dentro de las bases de datos.
Veamos estas ideas en la práctica:
Supongamos que nuestra empresa gestiona gran cantidad de proyectos. En nuestra base de datos, cada proyecto tiene un registro con información, como el nombre del proyecto, el responsable, la fecha de inicio, el estado actual, y documentos asociados como contratos y reportes.
1. Editar un registro en un formulario:
Si el responsable de un proyecto cambia, podemos seleccionar el registro del proyecto, hacer clic en “editar” y actualizar el campo del responsable en el formulario. Esto asegura que la información esté siempre actualizada y correcta.
2. Descargar un archivo asociado al registro:
Si necesitamos revisar el contrato del proyecto, podemos buscar el registro del proyecto en la tabla y utilizar la opción de descargar el archivo asociado. Esto nos permite acceder rápidamente al documento necesario, sin tener que buscarlo manualmente en diferentes carpetas.
3. Revertir a un estado previo:
Si, por alguna razón, un proyecto debe volver a una fase anterior, podemos utilizar la acción de revertir a un estado previo. El AOD que hemos configurado con este fin consultará la base de datos según los parámetros que le entregamos y modificará el registro, volviéndolo a su estado anterior. Esto facilita la gestión del proceso y asegura que toda la información esté alineada con la nueva situación del proyecto.
Estos ejemplos muestran cómo las tablas pueden simplificar y mejorar la gestión de registros en una base de datos, haciendo que las operaciones diarias sean más eficientes y organizadas.
No olvides que puedes asistir semanalmente a los MasterBase® Labs, donde podrás plantear tus dudas de configuración a un panel de expertos.
