En af dem er Table-færdighederne, som er et stærkt værktøj til både at vise og administrere poster i en database.
Afhængigt af antallet af kolonner, vi indstiller i konfigurationen, kan en tabel kun vise en del af oplysningerne eller alle oplysningerne om de tilgængelige poster. Det betyder, at vores tabel måske kun har to eller tre felter (kolonner) eller dusinvis af felter med oplysninger for hver post.
En tabel kan også indeholde en handlingsknap ved siden af hver post, som giver dig mulighed for at styre dataene direkte fra tabellen. Mulighederne er mange og afhænger af, hvad du er i stand til at forestille dig; her deler vi nogle ideer til mulige handlinger, der kan konfigureres.
1 Redigering af en post i en formular:*
Hvis du tilføjer indstillingen "Rediger" til knappen Handlinger i din tabel, vil systemet, når brugeren klikker på den, omdirigere ham/hende til en formular, der viser alle data for den valgte post. I denne formular er det muligt at ændre et eller flere informationsfelter efter behov. Denne funktion er nyttig til at opdatere data på en præcis og organiseret måde.
2 Download en fil, der er knyttet til registreringen:
En anden mulighed er at give brugeren mulighed for at åbne eller downloade filer, der er knyttet til en bestemt post. Det kan du gøre med handlingen "Link". Hvis en post indeholder et link til en fil, kan du bruge denne handling til at få adgang til filen direkte fra tabellen, hvilket gør det lettere at administrere tilknyttede dokumenter og ressourcer.
3 Gå tilbage til en tidligere tilstand:*.
Muligheden for at gendanne en post til en tidligere tilstand er nyttig, når vi har brug for, at en proces udføres igen, og dataene analyseres igen. Denne handling er mulig gennem en passende konfiguration af en AOD (Automata OnDemand), som f.eks. søger i databasen efter en dato for tilstandsændring eller en bestemt værdi i et felt for at gendanne postens tidligere tilstand og dermed gøre det lettere at administrere og korrigere data.
På den måde kan en simpel tabel omdannes til et yderst produktivt instrument til dokumenthåndtering, der giver stor fleksibilitet i visualisering, ændring og håndtering af information i databaser.
Lad os se på disse ideer i praksis:
Lad os antage, at vores virksomhed administrerer et stort antal projekter. I vores database har hvert projekt en post med oplysninger som f.eks. projektnavn, ansvarlig person, startdato, aktuel status og tilknyttede dokumenter som f.eks. kontrakter og rapporter.
1. Rediger en post på en formular:
Hvis den ansvarlige for et projekt ændrer sig, kan vi vælge projektposten, klikke på "rediger" og opdatere feltet for den ansvarlige i formularen. Det sikrer, at oplysningerne altid er opdaterede og korrekte.
2. Download en fil, der er knyttet til registreringen:
Hvis vi har brug for at gennemgå projektkontrakten, kan vi søge efter projektoptegnelsen i tabellen og bruge muligheden for at downloade den tilknyttede fil. På den måde får vi hurtigt adgang til det ønskede dokument uden manuelt at skulle søge efter det i forskellige mapper.
3. Gå tilbage til en tidligere tilstand:
Hvis et projekt af en eller anden grund har brug for at vende tilbage til en tidligere fase, kan vi bruge handlingen Vend tilbage til tidligere tilstand. Den ODA, vi har oprettet til dette formål, vil forespørge databasen i henhold til de parametre, vi giver den, og ændre posten, så den vender tilbage til sin tidligere tilstand. Det letter styringen af processen og sikrer, at alle oplysninger er i overensstemmelse med projektets nye status.
Disse eksempler viser, hvordan tabeller kan forenkle og forbedre dokumenthåndteringen i en database og gøre den daglige drift mere effektiv og organiseret.
Glem ikke, at du kan deltage i ugentlige MasterBase® Labs, hvor du kan stille dine konfigurationsspørgsmål til et panel af eksperter.
